Outlook-yhteystietojen vieminen Exceliin: 2 parasta menetelmää

Haluatko tallentaa kopion Outlook-yhteystiedoistasi Excel-laskentataulukkoon? Opi viemään Outlook-yhteystietoja Exceliin yksinkertaisilla tavoilla.

MS Outlook on Microsoftin sähköpostiohjelma. Se tulee MS Officen mukana, mutta voit käyttää sitä myös verkossa osana Microsoft 365 -pakettia. Muiden sähköpostisovellusten tavoin se sisältää myös yhteystietojen hallintajärjestelmän. Tämän ominaisuuden avulla Outlook tallentaa sähköpostiosoitteen, jota käytetään yhteydenpitoon kanssasi.

Se tallentaa myös lisätietoja, kuten nimen, osoitteen, yrityksen osoitteen, puhelinnumeron ja faksinumeron. Paitsi että Outlook-yhteyshenkilö pitää osoitteet järjestyksessä.

Jos nyt haluat käyttää Outlookin osoitekirjan tietoja eri tarkoituksiin tai jakaa ne muiden kanssa, se ei ole mahdollista, jos yhteystiedot on tallennettu alkuperäiseen PST-tiedostomuotoon. Sinun on siirrettävä yhteystiedot missä tahansa kätevässä muodossa, kuten Excel.

Haluan kertoa sinulle, kuinka Outlook-yhteystiedot viedään Exceliin. Mutta ennen kuin siirryt tähän osaan, opimme, miksi saatat joutua viemään yhteystietoja Outlookista Exceliin.

Syitä viedä Outlook-yhteystiedot Exceliin

Miksi sinun pitäisi viedä Outlook-yhteystiedot Exceliin?

Yhteystietojen siirtämisen mihin tahansa muuhun muotoon, kuten Exceliin, ensisijainen tarkoitus on käyttää niitä missä tahansa muussa ympäristössä. Jos olet lopettamassa Outlookin käyttöä ja siirtymässä johonkin toiseen sähköpostiohjelmaan, voit siirtää yhteystiedot Exceliin, jotta voit jatkaa yhteydenpitoa yhteystietojesi kanssa jopa toiselta alustalta.

Useiden Outlook-käyttäjien yhteystietojen kerääminen ja osoitteen keskitetyn kanavan luominen on toinen syy tähän tietojen vientiin. Oletetaan, että yrityksesi lanseeraa uuden tuotteen tai tarjoaa vuoden lopun myyntiä.

Jotta mahdollisimman moni saisi tietää näistä tarjouksista, sinun on lähetettävä mainossähköpostit kaikille toimistosi työntekijöiden yhteyshenkilöille. Sähköpostien lähettämisestä jokaisen työntekijän yksittäisille yhteyshenkilöille tulee haastava tehtävä. Sen sijaan voit luoda keskitetyn yhteystietoluettelon, jossa on kaikki osoitteet, ja lähettää sähköpostit markkinointitiimisi kautta.

Lisäksi Excel on täydellinen ohjelmisto tietojen suodattamiseen, luokitteluun ja järjestämiseen. Siitä käyttäjät voivat helposti etsiä ja kerätä tietoja vähällä vaivalla. Jos myynti-, markkinointi- tai tukitiimi haluaa käyttää Outlookin osoitekirjan tietoja, heidän on siirrettävä ne Excel-laskentataulukkoon.

Lue myös: Sähköpostiviestin palauttaminen Outlook 365:ssä

Outlook-yhteystietojen vieminen Exceliin työpöytäsovelluksessa

Jos käytät MS Outlook -sovellusta Windows-tietokoneellasi, voit viedä Outlook-yhteystiedot MS Exceliin seuraavasti.

• Avaa MS Outlook .
• Napsauta Excelin nauhavalikosta Tiedosto -välilehteä .
• Valitse vasemmasta paneelista Avaa ja vie .

Microsoft Outlook -sovelluksen tuonti- ja vientivalikko

• Valitse Tuo/Vie -kuvake.
• Ohjattu tuonti- ja vientitoiminto ilmestyy näytölle.
• Valitse Vie tiedostoon ennen kuin napsautat Seuraava -painiketta.

Valitse Vie tiedostoon Outlookin ohjatussa tuonti- ja vientitoiminnossa

• Ei tule olemaan . XLSX -vaihtoehto saatavilla. Valitse siis Pilkuilla erotetut arvot ennen kuin napsautat Seuraava .
• Seuraavaksi näet Outlookin PST- tiedoston puurakenteen . Vieritä ylös tai alas löytääksesi Yhteystiedot- vaihtoehdon.
• Valitse Yhteystiedot ja napsauta Seuraava .

Valitse Outlookin ohjatun tuontivientityökalun vietävästä Valitse-kansiosta Yhteystiedot

• Napsauta Selaa valitaksesi tuloksena olevan tiedoston kohdekansio.
• Napsauta Seuraava . Varmista, että Vie yhteystiedot kansiosta: Yhteystiedot -valintaruutu on valittuna.

Vie tiedostoon Outlookin ohjatussa tuonti-vientitoiminnossa

• Voit myös valita Yhdistä mukautetut kentät… -painikkeen kartoittaaksesi lähde- ja tulostiedoston mukautetut kentät.
• Napsauta Valmis , jolloin yhteystiedot tallennetaan CSV - tiedostomuotoon . Siirtoaika riippuu kontaktien määrästä ja arvoista.
• Siirry nyt kansioon, johon tiedosto on tallennettu.
• Avaa tiedosto MS Excelissä kaksoisnapsauttamalla .
• Huomaat valikkopalkin alapuolella varoituksen MAHDOLLISESTA TIETOJEN MENETTÄMISESTÄ .

Opi viemään Outlook-yhteystietoja Exceliin PC-sovelluksessa

• Napsauta Tallenna nimellä…
• Näyttöön tulee toinen ohjattu toiminto, joka tallentaa tiedoston eri muotoon.
•  Valitse avattavasta Tallenna nimellä -valikosta Excel - työkirja . Excel-versio vaihtelee.
• Napsauta Tallenna , niin tiedosto tallennetaan XLS-muodossa .
• Nyt voit käyttää tiedostoa Excelissä ilman muotoiluongelmia tai tietojen häviämisen mahdollisuutta.

Lue myös: Poissaolovastauksen määrittäminen Outlookissa

Outlook-yhteystietojen vieminen Exceliin Web Appista

Outlook-verkkokäyttäjät voivat viedä yhteystietoja Excelin tukemaan CSV-muotoon seuraavasti:

• Avaa Outlook selaimessasi.
• Napsauta Ihmiset vasemmalta.
• Kaikki yhteystiedot valitaan oletusarvoisesti.

Valitse Outlook Webissä Ihmiset ja sitten näet Hallinnoi yhteystietoja

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Hallitse yhteystietoja ja valitse Vie yhteystiedot .
• Vie yhteystiedot -ikkunassa voit valita Kaikki yhteystiedot ja napsauttaa Vie- painiketta.

Tutustu Outlook-yhteystietojen viemiseen Exceliin Web-sovelluksesta

• Outlook-verkkosovellus lataa CSV-tiedoston tietokoneesi Lataukset- kansioon.
• Kaksoisnapsauta sitä avataksesi sen Excelissä.
• Jos saat MAHDOLLISESTA TIETOJEN MENETTÄMISTÄ -varoituksen, napsauta Tallenna nimellä…
• Valitse avattavasta Tallenna nimellä -valikosta Excel-työkirja tai Excel xx-xxxx -työkirja , jossa xx ja xxxx ehdottavat erilaisia ​​Microsoft Excel -tiedostojärjestelmien versioita.
• Napsauta Tallenna tallentaaksesi tämän tiedoston Excelin tukemaan tiedostomuotoon.

Outlook-yhteystietojen vieminen Exceliin: Viimeiset sanat

Outlook-kontakteilla on suuri merkitys henkilökohtaisella ja liiketoiminnalla. Saatat joutua käyttämään yhteystietoja eri tarkoituksiin, eikä niiden tallentaminen Outlookiin auta.

Tästä syystä sinun on tiedettävä, kuinka viedä Outlook-yhteystiedot Exceliin. Koska se on hienostunut taulukkolaskentasovellus,

Kerro kommenteissa, miksi haluat viedä yhteystietoja Outlookista Exceliin ja kuinka tehokkaita käsittelemäni menetelmät olivat. Levitä tätä artikkelia ystäviesi kesken sosiaalisessa mediassa tai henkilökohtaisen jakamisen kautta.

Jos olet kiinnostunut Outlookista, voit lukea,  kuinka sähköposti-ilmoitusruutu otetaan käyttöön tai poistetaan käytöstä  tai mitä tehdä, jos  Outlook-sähköpostinäkymäsi muuttuu .