Microsoft Outlook -sähköpostin arkistointi

Nykyään sähköpostitilimme ovat yleensä ylikuormitettuja – täynnä asioita, joita emme halua tai tarvitse. Saapuneet-kansiot voivat nopeasti tukkeutua ja aiheuttaa päänsärkyä, kun yrität löytää jotain todella tärkeää. Käytän nykyään enimmäkseen Gmail-tiliäni, mutta minulla on silti käyttöä Outlook-tililleni ja ohjelmalleni. Yksi vanhemmista – ja tärkeimmistä – sähköpostiosoitteistani on sidottu siihen, ja siinä on paljon yritysyhteyksiä. Koska sähköpostitili on kuitenkin niin vanha, voit kuvitella, kuinka paljon roskaa minulla on tapana saada sinne.

Ei siitä niin kauan sitten, kun tuijotin Saapuneet-laatikkoani kauhuissani ja nostin käteni ilmaan. Päätin, että on aika – *gulp* – puhdistaa Outlookin Saapuneet-kansioni arkistoimalla osan kaaoksesta.

Sähköpostikansioiden arkistointi Outlookissa on melko yksinkertaista. Toivottavasti pidät tästä opetusohjelmasta, kuinka se tehdään.

Sähköpostien manuaalinen arkistointi Outlookissa

Jotta postilaatikkosi ei täyttyisi, voit siirtää vanhat ja tarpeettomat nopeasti arkistoon. Tämä on täysin erillinen tietotiedosto Outlookissa. Voit sitten käyttää sitä uudelleen sähköpostiohjelmasta milloin tahansa valitsemasi.

Jos käytät edelleen Microsoft Outlook 2013:a, sinun on napsautettava "Tiedosto" ja sen jälkeen "Info" ja sitten Cleanup Tools . Valitse lopuksi "Arkisto" .

Jos olet kiinnostunut Outlook 2016:sta tai 2019:stä, napsauta "Tiedosto" ja sitten "Tiedot" ja sitten "Työkalut" ja valitse lopuksi "Clean up Old Items" .

Napsauta avautuvassa ruudussa "Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot" ja valitse sitten kansio, jota et halua nähdä hetkeen. Etsi sen jälkeen kohta, jossa lukee "Arkistoi vanhat kohteet" ja anna päivämäärä.

Napsauta laatikon alareunassa ”OK” ja presto! Ne ärsyttävät kansiot, joita et halua käsitellä, ovat nyt tyhjiä!

Kuinka ottaa automaattinen Outlook-sähköpostiarkistointi käyttöön

Automaattisen arkistoinnin avulla voit päättää, kuinka usein arkistointityökalu toimii itse, mihin haluat tiedostot tallentaa ja jopa kuinka kauan rakas sähköpostiohjelmasi säilyttää sähköpostit ennen arkistointia. Tässä on mitä sinun on tehtävä ottaaksesi tämän ominaisuuden käyttöön ja määrittääksesi sen:

Napsauta "Tiedosto" ja sitten "Asetukset" ja sitten "Lisäasetukset" .

Vieritä alas kohtaan "Automaattinen arkistointi" ja valitse "Automaattisen arkistoinnin asetukset" .

Valitse ruutu, jossa lukee "Suorita automaattinen arkistointi n päivän välein" ja valitse sitten, kuinka usein haluat tämän työkalun toimivan.

Käy läpi kaikki muut vaihtoehdot ja valitse haluamasi, mukaan lukien sähköpostien poistaminen kokonaan sen sijaan, että lähetät ne arkistokansioon ikuisesti kuivumaan.

Automaattisen arkistoinnin poistaminen käytöstä Outlookissa

Päätitkö, että et enää halua Outlookin arkistoivan tiettyjä kansioita automaattisesti? Tarvitsetko ohjauksen takaisin valitaksesi milloin ja miten teet sen itse? Helppo nakki! Poista vain automaattinen arkistointi käytöstä:

Valitse "Tiedosto" -painike vielä kerran, valitse "Asetukset" ja sitten  "Lisäasetukset" . Etsi "AutoArchive" ja valitse Asetukset-painike uudelleen.

Poista valinta "Suorita automaattinen arkistointi n päivän välein" -ruudusta, ja kaikki on valmista!

Onko sinulla muita Outlook-kysymyksiä, joissa voin auttaa sinua? Jätä minulle kommentti tai lähetä meille sähköpostia, niin autan parhaani mukaan.

Hyvää sähköpostin lähetystä!