Kuinka lajitella Excelissä

Vaikka useimmat organisaatiot keräävät tietoja päätöksenteon helpottamiseksi, se päätyy usein Exceliin epäjärjestyneessä muodossa. Sellaisenaan voi olla vaikea ymmärtää datassa olevia suhteita, malleja ja trendejä.

Onneksi voit tehdä erilaisia ​​asioita, kuten lisätä taulukoita ja pyöristää soluja Excelissä , mutta miten lajittelet tiedot? Olet oikeassa paikassa, jos et ole koskaan käyttänyt Exceliä tähän tarkoitukseen. Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka tiedot lajitellaan Excelissä joko ryhmässä tai kokonaisessa laskentataulukossa. 

Mitä tietää tietojen lajittelusta Excelissä

Tietojen onnistunut lajittelu Excelissä edellyttää laskentataulukon valmistelua useilla tavoilla. Ensinnäkin sinun tulee poistaa tyhjät solut, koska Excel lajittelee ne vaikuttaen kokonaismääriin ja muihin muotoiltuihin elementteihin.

Seuraavaksi sarakkeiden tietojen tulee olla samaa tyyppiä. Jos sarake sisältää esimerkiksi päivämäärät, solualueella ei saa olla muuta dataa, kuten tekstiä tai numeroita, tai lajittelu epäonnistuu.

Voit myös tarkistaa ja poistaa kaksoiskappaleet Excelissä ennen solujen tai sarakkeiden lajittelua varmistaaksesi, ettei mikään mene pieleen lajittelun jälkeen.

Lopuksi on tärkeää, että tiedoista on varmuuskopio, jos jokin menee pieleen prosessin aikana. 

Tietojen lajittelu aakkosjärjestyksessä Excelissä

Jos sinulla on yksinkertainen sarake, joka on lajiteltava aakkosjärjestyksessä, voit valita solut ja valita lajitteluvaihtoehdot. Excel kuitenkin lajittelee vain valitut solut, mikä voi sotkea koko laskentataulukon.

Jos yllä oleva vaihtoehto toimii sinulle, se on hienoa. Jos ei, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

• Jos laskentataulukossa on taukoja rivien välillä tai useita otsikoita yhdessä sarakkeessa , valitse lajiteltavat sarakesolut (valitussa sarakkeessa), mukaan lukien kaikki niihin liittyvät rivit, ja valitse sitten lajitteluasetukset.
  
• Suurille laskentataulukoille, joissa ei ole väliä rivien välillä , voit valita koko laskentataulukon (hyödyllinen, kun otsikot ovat mukana), määrittää lajiteltavan sarakkeen ja valita sitten lajitteluasetukset.
  

Molemmat yllä olevat Excel-lajitteluvaihtoehdot siirtävät kaikki rivitiedot lajiteltujen saraketietojen kanssa pitääkseen kaikki yhteydet paikoillaan. Näin voit tehdä molemmat.

Tietojen osan lajitteleminen aakkosjärjestykseen Excelissä

1. Voit lajitella sarakkeen osion sisällä korostamalla kaikki rivit ja sarakkeet, jotka sisältävät lajiteltavat saraketiedot. Älä valitse otsikoita.
2. Valitse valikkopalkista Tiedot  -välilehti avataksesi siihen liittyvän nauhan sen alla.
3.  Avaa lajitteludialogivalikko valitsemalla Lajittele . Älä käytä "AZ" tai "ZA", koska ne käyttävät Lajittelu-valikon tällä hetkellä asetettuja vaihtoehtoja ,  mikä saattaa sotkea kaiken.
4. Poista valinta Tiedoissani on otsikoita -ruudusta, jos se ei ole jo tehty.
5. Valitse lajittelusarake avattavasta Sarake-  luettelosta.
6. Valitse Solujen arvot avattavasta Lajittele -  luettelosta.
7. Napsauta A–Z tai Z–A  lajittelutavaksi avattavasta Tilaus-luettelosta. Kirjaimia ja numeroita sisältävät solut lajitellaan vasemmalta oikealle järjestyksen mukaan.
8. Napsauta OK  tallentaaksesi lajitteluasetukset.
9. Excel näyttää nyt aakkosjärjestyksessä lajitellut tulokset. Kunkin sarakkeen tietorivi liikkuu myös lajiteltujen solujen mukana.

Tietosarakkeen lajitteleminen aakkosjärjestykseen Excelissä

Toisin kuin tietoosien lajittelu, sarakkeen lajittelu edellyttää, että koko laskentataulukko on valittu. Jos valitset sarakkeen, vain kyseiset tiedot liikkuvat, mikä sekoittaa koko laskentataulukon. Jos sarakkeessa on useampi kuin yksi otsikko, sinun on käytettävä yllä olevaa prosessia osien lajittelussa. Kun koko taulukko on valittu, voit valita lajiteltavan sarakkeen ja kaikki muut lajitteluvaihtoehdot seuraavien ohjeiden avulla.

1. Avaa laskentataulukko ja napsauta Valitse kaikki  -painiketta taulukon vasemmassa yläkulmassa aivan Nimiruudun alapuolella.
   
2. Napsauta  valikkopalkin Tiedot -välilehteä avataksesi siihen liittyvän vaihtoehtojen valintanauhan sen alla.
3.  Avaa lajitteludialogivalikko valitsemalla Lajittele . Älä napsauta "AZ" tai "ZA" nauhassa, koska ne reagoivat lajitteluvalikon nykyisten asetusten perusteella  . Se voi pilata kaiken.
   
4. Valitse  Lajittele-valintaikkunassa Tiedoissani on otsikot -ruutu, koska kaikki otsikot on valittu. Huomaa, että sinulla voi olla vain yksi otsikko saraketta kohden. Muussa tapauksessa sinun on lajiteltava osioiden perusteella yllä olevan prosessin mukaisesti.
5. Valitse lajittelusarake avattavasta Sarake-  luettelosta. Sen pitäisi näyttää otsikon nimet sarakkeiden kirjainten sijaan.
6. Valitse Solujen arvot avattavasta Lajittele -  luettelosta.
   
7. Valitse A–Z tai Z–A lajitteluvaihtoehdoksi Tilaus -  pudotusvalikosta. Solut, joissa on numeroita ja kirjaimia, lajitellaan käyttämällä vasemmalta oikealle järjestystä, joten "IN0119" ja "IN0118" lajitellaan muodossa "IN0018" ja sitten "IN0019", kun käytetään "A-Z"-vaihtoehtoa.
8. Napsauta OK, kun olet valmis. Laskentataulukko näkyy aakkosjärjestyksessä valitun sarakkeen mukaan. Jos sekoitit tulokset tai et pitänyt tuloksista, käytä Kumoa-  vaihtoehtoa.

Mitä tietää tietojen lajittelusta numeerisesti tai kronologisesti Excelissä

Tietojen numeerinen tai kronologinen lajittelu ei eroa paljon aakkosjärjestyksessä, mutta sinulla on erilaisia ​​lajitteluvaihtoehtoja. Excel tunnistaa soluissa olevat tiedot ja esittää lajitteluvaihtoehdot näiden kriteerien perusteella. Kuten kaikki lajitteluvaihtoehdot, poista tyhjät solut ja rivit Excel-asiakirjasta , tai se vaikuttaa lajiteltuihin tuloksiin.

Päivämäärät antaisivat sinulle "vanhimmasta uusimpaan" ja "uusimmasta vanhimpaan" säkeet "A-Z" ja "Z-A". Numerot antaisivat sinulle "pienimmästä suurimpaan" ja "suurimmasta" pienimpään."

Riippuen siitä, haluatko lajitella osan numeerisesti/kronologisesti vai kokonaisen sarakkeen, tarkista alla olevat prosessit.

Tietojen osan lajitteleminen numeerisesti/kronologisesti Excelissä

Tiedon osan lajittelu kronologisesti (eli päivämäärät) tai numeerisesti (esim. numerot) on samanlaista kuin aakkosjärjestyksen lajittelu, paitsi että lajitteluvaihtoehdot ovat erilaisia.

1. Jos haluat lajitella sarakeosion numeerisesti/kronologisesti tietoosiossa, valitse rivit, jotka sisältävät lajiteltavat saraketiedot, mutta älä valitse otsikoita.
   
2. Napsauta  valikkopalkissa olevaa Tiedot -välilehteä. Tämä toiminto avaa vastaavan vaihtoehtojen nauhan sen alla.
3.  Avaa lajitteludialogivalikko valitsemalla Lajittele . Älä napsauta "AZ" tai "ZA" nauhassa, koska ne reagoivat lajitteluvalikon nykyisten asetusten perusteella  . Se voi pilata kaiken.
   
4. Poista valinta Tiedoissani on otsikoita  -ruudusta, jos et ole jo tehnyt valintaa, koska et valinnut otsikoita edellisissä vaiheissa. Se on siistimpi tapa lajitella.
5. Valitse lajittelusarake avattavasta Sarake-  luettelosta.
   
6. Valitse Solujen arvot avattavasta Lajittele -  luettelosta.
7. Valitse tilausluettelosta lajitteluvaihtoehdoksi Vanhimmasta uusimpaan tai Uusimmasta vanhimpaan  .
   
8.  Tallenna lajitteluasetukset napsauttamalla OK . Näet osion sarakkeen kronologisesti tai numeerisesti lajiteltuna. Kaikkien rivien tulee näkyä vastaavien sarakkeen solujen kanssa.

Kuinka lajitella useita sarakkeita Excelissä

Joskus saatat tarvita useita lajitteluehtoja, jotta tiedoista tulee paremmin tulkittavia. Useiden sarakkeiden lajittelu voi kuitenkin järjestää tiedot väärin laskentataulukon asettelun mukaan.

Usean lajittelun tulee perustua ensisijaiseen lajitteluun, jota seuraa tarkka lajittelujärjestys, kuten "Ostopäivä" ja "Tuoteluokka" ja sen jälkeen "Osasto".

Yllä oleva esimerkki tarkoittaa, että Excel lajittelee ensin ostopäivämäärien ja sitten tuoteluokkien mukaan kunkin ostopäivän sisällä. Tässä vaiheessa näet kaikki ostettujen tuotteiden tuoteluokat kronologisesti kunkin päivämäärän alla.

Tärkeintä on, että Excel lajittelee määrittämäsi järjestyksen perusteella, joten se lajittelee ensin "Ostopäivä"-sarakkeen ja sitten "Tuoteluokat"-sarakkeen kunkin päivämäärän sisällä.

Joka tapauksessa laskentataulukon kopioiminen, kaksoiskappaleen käsittely vertailusyistä ja alkuperäisten tietojen suojaaminen korruptiolta on parasta.

1. Avaa asianmukainen laskentataulukko ja valitse mikä tahansa solu, siirry sitten yläreunan valikkopalkkiin ja napsauta Tiedot- välilehteä  .
   
2.  Avaa lajitteluvalintaikkuna valitsemalla yläreunan valikkopalkista Lajittele.
3. Siirry  valintaikkunan Sarake -osioon ja napsauta avattavaa  Lajitteluperuste-valikkoa. Valitse ensisijainen lajittelusarake.
4. Valitse avattava Lajittele-  valikko ja valitse Soluarvot.
   
5. Napsauta avattavaa Tilaus  -valikkoa ja valitse haluamasi lajitteluehdot.
6. Siirry vasempaan yläkulmaan ja valitse Lisää taso.  Tämä lisää uuden lajitteluosion.
   
7. Napsauta Sarake-osiossa avattavaa Sitten-  valikkoa ja valitse seuraava sarake, jonka haluat lajitella. Tämä on toissijainen lajittelutoiminto, joka lajittelee ensimmäisen sisällä.
8. Napsauta avattavia Lajitteluperuste- ja Järjestä -  valintoja ja valitse haluamasi kriteerit.

Muista, että ensin valitsemastasi sarakkeesta tulee ensisijainen lajitteluavain. Toinen lajittelu suodattaa ensimmäisen sisällä ja kolmas suodattaa toisen sisällä. Jos toisen tai kolmannen sarakkeen lajittelu häiritsee ensimmäisessä sarakkeessa asetettuja ehtoja, se jää lajittelematta.

Kuinka lajitella tiedot mukautettuun järjestykseen Excelissä

Haluat ehkä lajitella tiedot käyttämällä vaihtoehtoa, jota ei ole oletusarvoisesti lueteltu Excelissä, kuten lajittelun mukaan Pieni , Keskikokoinen , Suuri ja X-Large . Aakkosellinen lajittelu sijoittaa ne väärään järjestykseen, eikä numeerista/kronologista lajittelua voida soveltaa. Tässä tapauksessa voit luoda mukautetun lajittelujärjestyksen.

1. Avaa laskentataulukko, jossa on lajiteltavat tiedot.
2. Siirry yläreunan työkalupalkkiin ja valitse Tiedot.
   
3. Valitse  valikkoriviltä Lajittele- vaihtoehto.
4. Siirry Sarake-osioon, napsauta avattavaa Lajitteluperuste-valikkoa  ja valitse ensisijainen lajittelusarake.
   
5. Valitse avattavasta  Lajittele-valikosta Solun arvot  lajitellaksesi sisällön perusteella.
   
6. Napsauta avattavaa Tilaus  -valikkoa ja valitse sitten  lajitteluperusteeksi A–Z tai Z–A .
7. Lisää toissijainen lajittelu napsauttamalla Lisää taso  -painiketta.
8. Noudata edellisiä lajitteluvaiheita: Aseta lajitteluperuste- , lajittelu- ja järjestysasetukset ja  paina sitten OK.
   

Kuinka lajitella rivi Excelissä

Excelin ensisijainen rakenne järjestää tiedot sarakkeisiin. Joskus tiedoillasi voi kuitenkin olla vaakasuuntainen asettelu, jossa jokainen rivi sisältää tietojoukon eri attribuutin. Tässä tapauksessa looginen tapa järjestää tiedot on lajitella rivit.

Näin se tehdään:

1. Kun lajiteltavat tiedot ovat avoinna Excel-laskentataulukossa, paina kohdistinta lajiteltavan rivin ensimmäisen solun kohdalla ja vedä sitä valitaksesi kaikki solut, joissa on tietoja. 
   
2. Siirry yläreunassa olevaan navigointipalkkiin ja napauta Data-  vaihtoehtoa. 
   
3. Napauta Lajittele-  vaihtoehtoa avataksesi valintaikkunan, jossa on lajitteluvaihtoehdot. 
4. Valitse valintaikkunan oikeasta yläkulmasta  Asetukset .
5. Valitse Lajitteluvaihtoehdot-ponnahdusikkunasta Lajittele vasemmalta oikealle  ja paina OK .
   
6. Siirry Lajittele -  osioon ja napsauta avattavaa valikkoa. 
7. Valitse rivi 1 tai rivi 2 tai mikä tahansa rivi, jonka haluat lajitella, ja napauta OK-  painiketta. Tämä lajittelee tiedot automaattisesti.
   

Lajittele laskentataulukkosi

Lajittelemattomalla tiedolla ei ole koskaan järkeä. Vielä pahempaa on, että sen järjestäminen manuaalisesti voi viedä aikaa ja johtaa inhimillisiin virheisiin. Excelin avulla voit lajitella tiedot haluamaasi muotoon ja määrittää mukautettuja kriteerejä. 

Seuraavaksi saatat haluta myös oppia käyttämään VLOOKUPia Excelissä tarvitsemiesi tietojen etsimiseen.