Tuottavuuden hakkerit Gmailin ja Slackin avulla

Uusien koronavirusongelmien ja yhä teknologisemman verkoston keskellä verkkotoiminta kasvaa vaihtoehtoisena viestintävälineenä työtovereille ja opiskelijoille tuottavuuden lisäämiseksi. Useat verkkosivustot ja sovellukset ovat kasvattaneet suosiotaan mahdollistamaan tehokkaampia viestintä- ja keskustelumuotoja sekä työpaikalla että sen ulkopuolella.

Katsotaanpa Gmailia ja Slackia, kahta sovellusta, jotka tuottavasti käytettynä voivat olla suurelta osin hyödyllisiä työpaikalla.

Tuottavuushakkerit Gmailille

Gmail toimii Googlen ylläpitämänä sähköpostipalveluna. Sovelluksen kautta ihmiset lähettävät ja vastaanottavat sähköposteja, asiakirjoja, valokuvia, videoita ja joskus jopa luokkahuoneilmoituksia. Gmail antaa työtovereille, opettajille ja yleensä ihmisille mahdollisuuden ottaa yhteyttä toisiinsa eri syistä useilla eri liitteillä. Vaikka Gmailin on todettu olevan hyödyllinen sovellus, tässä on useita muita tapoja parantaa Gmailin tuottavuutta:

1. Sovellukset ja ilmoitukset

Lataa Gmail älypuhelimeesi App Storesta tai Google Play Kaupasta. Merkitse se kannettavaan tietokoneeseen. Olettaen, että omistat Gmail-tilin ja tarkistat sähköpostisi kommunikoidaksesi muiden kanssa, näiden toimintojen suorittaminen helpottaa pääsyä tiliisi ja siksi sinusta tulee reagoivampi ja proaktiivisempi, kun haluat pysyä tuottavan viestinnän kärjessä. Joka kerta kun saat sähköpostin, voit ottaa ilmoitukset käyttöön, jotta voit vastata ja pysyä ajan tasalla erittäin nopeasti liittyvissä asioissa.

2. Sähköpostilistat

Lähetä ryhmäsähköpostit sähköpostiluetteloineen. Jos olet johtaja tai klubin johtaja ja haluat lähettää massasähköpostin useille ihmisille kokouksista, olisi hyödyllistä luoda ryhmiä ja lähettää sähköposti ryhmälle sen sijaan, että kirjoittaisit jokaisen vastaanottajan yksittäisen sähköpostin jokaiselle yksittäiselle sähköpostille. . Voit tehdä tämän käyttämällä Google-yhteystietoja, joihin pääset gmail.com-sivuston oikean yläkulman yhdeksästä pisteestä. Valitse yhteyshenkilöt, joille haluat luoda ryhmän, ja nimeä ryhmä käyttämällä kirjanmerkkivälilehteä suoraan hakupalkin alla olevalla rivillä. Kun kirjoitat sähköpostia Gmailissa, voit nyt kirjoittaa ryhmän nimen jokaisen henkilön nimen sijaan, jolle yrität lähettää sähköpostia. Tämä säästää väistämättä paljon aikaa.

3. Ajoita sähköposti

Kun kello on 3.37 sunnuntai-iltana / maanantaiaamuna, saatat yhtäkkiä huomata, että unohdit lähettää sähköpostilla tärkeitä tietoja, mutta et myöskään halua lähettää niitä outoon aikaan. Jotta et unohda lähettää sähköpostiviestiä myöhemmin, voit luonnostella sähköpostin ja napsauttaa lähetyspainikkeen oikealla puolella olevaa kolmiota ja valita sitten ajoita lähetys. Voit lähettää tämän sähköpostin automaattisesti myöhemmin, jotta sen vastaanottajat eivät kyseenalaista nukkumisaikatauluasi tai unohduksiasi.

Slackin tuottavuushakkerit

Slack toimii vaihtoehtoisena, yhteistyökykyisempänä ohjelmistona. Se muistuttaa enemmän tekstiviestien kuin sähköpostin lähettämistä. Slack korostaa ryhmätyötä ja integraatiota välittömän viestinnän kautta. Slack on myös erittäin hyödyllinen sovellus, mutta tässä on joitain muita tapoja parantaa löysää tuottavuuttasi:

1. Sovellukset ja hälytykset

Gmailin tapaan Slackin helpottaminen on keskeinen tapa lisätä tuottavuuttasi ohjelmiston avulla. Lataa sovellus puhelimeesi, ja se on saatavana myös sovelluksena tai verkkolinkkinä pöytäkoneille/kannettaville tietokoneille. Aina kun joku lähettää viestin, voit varmistaa, että saat ilmoituksia ja pysyt ajan tasalla tärkeistä tiedoista.

2. Tähtikanavat

Jos sinulla on paljon erilaisia ​​kanavia ja joskus on vaikeuksia löytää oikeaa, voi olla hyödyllistä merkitä tärkeät kanavat tähdellä. Tällä tavalla tärkeät kanavat näkyvät Slackin vasemmanpuoleisen sarakkeen yläosassa ja mahdollistavat helpon pääsyn. Jos olet täynnä viestejä Slackin kautta, etkä välttämättä pidä niitä kaikkia osuvina, voit muuttaa ilmoitusasetuksia kanavan ilmoitusasetuksista. Tekemällä tämän voit keskittyä priorisoimaan tärkeää työtä ja tarkistamaan Slackin tärkeimmistä päivityksistä, joita todella tarvitset.

3. Hae keskusteluja

Jos kanavalla on aiemmin mainittu jotain todella tärkeää, voit etsiä sen helposti oikean yläkulman hakupalkin kautta. Kirjoita vain avainsanat ja pääset helposti käsiksi kerran lataamaasi tiedostoon tai jonkun kerran lähettämiin tärkeisiin tietoihin.

Kaiken kaikkiaan nämä kaksi sovellusta ovat uskomattomia teknologian käyttöjä työpaikan tuottavuuden lisäämiseksi. Gmailin ja Slackin avulla ihmisten on paljon helpompaa olla vuorovaikutuksessa toistensa kanssa eri alustoilla ja jakaa tärkeitä tietoja suuressa verkossa. Joidenkin yllä lueteltujen vinkkien käyttäminen auttaa sinua ymmärtämään näiden sovellusten käyttöä entisestään, ja tuottavuutesi työskentelevänä opiskelijana, opettajana, johtajana ja teknologisesti yhteydessä olevana ihmisenä vain kasvaa.