Microsoft Teams: Vieraskäytön hallinta

Vieraskäyttö on olennainen Teamsin ominaisuus, jonka avulla voit tehdä yhteistyötä organisaatiosi ulkopuolisten ihmisten kanssa. Voit käyttää sitä antamaan ulkoisille yksittäisille käyttäjille luvan käyttää ryhmiä, kanavilla jaettuja asiakirjoja ja muita tietoja.

Yhteistyö ihmisten kanssa, joilla ei ole työ- tai koulutiliä organisaatiossasi, on erittäin tärkeää nykypäivän etätyön ja etäoppimisen hallitsemassa maailmassa.

Microsoft on sallinut vieraskäytön oletuksena

Helmikuuhun 2021 asti vieraskäyttö oli oletuksena pois päältä. Järjestelmänvalvojien ja tiimien omistajien oli otettava tämä vaihtoehto käyttöön manuaalisesti ja odotettava muutama tunti, jotta muutokset tulevat täysimääräisesti voimaan.

Helmikuun 2021 jälkeen vieraskäyttö on oletusarvoisesti käytössä sekä uusille että nykyisille asiakkaille, jos viimeksi mainitut eivät ole muutoin määrittäneet asetusta.

Vieraiden pääsyn estäminen Teamsissä

Siirry Microsoft Teamsin hallintakeskukseen.

Siirry organisaation laajuisiin asetuksiin ja valitse Vieraskäyttö .

Set sallia vieras käyttäjät Microsoft Joukkueet on käytössä .

Vieraspääsyn hallinta Teamsissä

Jos päätät sallia vierailijakäytön, voit suodattaa edelleen ihmisten käyttöoikeuksia organisaatiosi ulkopuolella. Calling , kokous, ja Messaging ominaisuudet ovat joitakin tärkeimpiä asetuksia sinun täytyy kiinnittää huomiota.

Vieraskäyttäjien puhelu- ja kokousasetukset

• Soita yksityispuheluja : Jos otat tämän vaihtoehdon käyttöön, vieraat voivat soittaa vertaispuheluita.
• Salli IP-video : Ulkoiset käyttäjät voivat käyttää videota puheluissaan ja kokouksissaan.
• Näytön jakamistila : Vieraskäyttäjät voivat jakaa näyttönsä muiden kokouksen osallistujien kanssa. Voit rajoittaa näytön jakamisen yksittäisiin sovelluksiin tai sallia vieraskäyttäjien jakaa koko näyttönsä.
• Salli Meet Now : Päätä, voivatko vierailijat käyttää Meet Now -palvelua vai eivät.

Viestiasetukset vierailijoille

• Muokkaa lähetettyjä viestejä : Vieraskäyttäjät voivat muokata lähettämiään viestejä.
• Vieraat voivat poistaa lähetettyjä viestejä : Poista tämä vaihtoehto käytöstä, jos et halua vierailijoiden poistavan lähettämiään viestejä.
• Chat : Ota tämä vaihtoehto käyttöön, jos haluat sallia vieraiden käyttää chattia Teamsissa.
• Käytä keskusteluissa Giphyjä, meemejä tai tarroja : Voit sallia tai estää käyttäjiä käyttämästä GIF-tiedostoja, meemejä tai tarroja chatissa . Jos haluat käyttäjien nauttivan ystävällisestä ja rennosta keskustelukokemuksesta, ota nämä asetukset käyttöön.

Voivatko vieraat käyttää tiedostoja Microsoft Teamsissa?

Vieraskäyttäjät voivat käyttää tiedostoja, jotka on jaettu tiimikeskusteluissa ja kanavissa, joihin heidät on kutsuttu. Kaikki kanavalla jakamasi tiedostot tallennetaan tiimisi SharePoint-kansioon. Varmistaaksesi, että vieraskäyttäjät voivat käyttää näitä tiedostoja, siirry Sharepointin asetuksiin ja siirry kohtaan Jakaminen organisaatiosi ulkopuolelle . Valitse tarpeitasi parhaiten vastaava jakamisvaihtoehto.

Jos vaihtoehto "Älä salli jakamista organisaatiosi ulkopuolelle" on käytössä, vierailijat eivät pääse Teams-kanavien sisällä jaettuihin tiedostoihin.

Alla olevista oppaista saat lisätietoja tiedostojen jakamisesta ja tallentamisesta Teamsissa:

• Microsoft Teams: Tiedostojen järjestäminen
• Microsoft Teams: Kuinka lukita tiedostoja

Voiko vieras aloittaa Teams-kokouksen?

Vieraskäyttäjät voivat aloittaa Teams-kokouksen käyttämällä Tapaa nyt -vaihtoehtoa. Voit myöntää heille luvan käyttää tätä ominaisuutta siirtymällä Teamsin hallintakeskukseen, valitsemalla organisaation laajuiset asetukset ja siirtymällä kohtaan Vieraskäyttö . Siirry sitten Kokousasetuksiin ja ota Tapaa nyt käyttöön.

Miksi näytän vieraana Microsoft Teamsissa?

Jos näyt vieraana Teamsissa, tämä saattaa tarkoittaa, että joku on aiemmin lisännyt sinut vieraaksi Microsoft 365 -vuokraajassa. Liity kokoukseen tavallisena käyttäjänä avaamalla uusi selainvälilehti yksityisessä tilassa. Tarkista, näytkö edelleen vieraana.

Miksi en voi lisätä vieraita Microsoft Teamsiin?

Jos et voi lisätä vieraita käyttäjiä Teamsiin, tämä johtuu todennäköisesti siitä, että Vieraskäyttöominaisuus on poistettu käytöstä. Avaa Teamsin hallintakeskus, siirry koko organisaation asetuksiin ja varmista, että vieraskäyttö  on käytössä. Varmista lisäksi, että AzureAD- ja Office 365 -ryhmäasetuksesi sallivat vieraskäytön.

Johtopäätös

Microsoft on ottanut vierailijakäytön käyttöön Teamsissa oletuksena. Tämä helpottaa tiimien yhteistyötä ulkoisten käyttäjien kanssa. Käytä kuitenkin aikaa vieraiden käyttöoikeusasetusten läpikäymiseen Teamsissa ja mukauta niitä organisaatiosi tarpeiden mukaan. Et halua vierailevien käyttäjien pääsevän vahingossa tiedostoihin, joihin heillä ei alun perin olisi pitänyt päästä.

Millainen Teamsin vieraskäyttökokemuksesi on ollut tähän mennessä? Onko siinä jotain mitä haluaisit muuttaa? Kerro meille alla olevissa kommenteissa.