Tässä on viisi parasta vinkkiämme Microsoft Teamsin käyttöönottoon

Käyttäjien lisäämisen lisäksi IT-järjestelmänvalvoja voi tehdä paljon määrittäessään Teamsia. Tässä on katsaus joitain parhaista valinnoistamme.

Tarkista tiimin jäsenen ja tiimin omistajan roolit

Luo mukautettu käytäntö Teamsissa

Hallitse viestiasetuksia

Hallitse käyttäjiäsi ja säädä muita käytäntöjä

Muuta vieraskäyttöominaisuuksia

IT-järjestelmänvalvojana tai pienen yrityksen tai organisaation omistajana, jos olet juuri tutustunut Microsoft Teamsiin, saatat ihmetellä, kuinka palvelu toimii. Olemme aiemmin käsitelleet Teamsin yleisiä temppuja ja vinkkejä sekä tarkastellut myös käyttöliittymää , mutta entä jos olet vasta tekemässä asioita?

Käyttäjien lisäämisen lisäksi IT-järjestelmänvalvoja voi tehdä paljon määrittäessään Teamsia. Nämä vaiheet ovat välttämättömiä laadukkaan Teams-kokemuksen varmistamiseksi kaikille työntekijöillesi ja käyttäjillesi. Tässä on katsaus joitain parhaista valinnoistamme.

Vinkki 1: Tarkista tiimin jäsenen ja tiimin omistajan roolit

Kun luot Microsoft Teamsissa tiimin, jossa työntekijät tai käyttäjät voivat keskustella ja olla vuorovaikutuksessa, kannattaa varmistaa, että tarkistat tiimin jäsenen tai tiimin omistajan roolit . Haluat varmistaa, että kaikki muut paitsi sinä (tiimin omistajana) on asetettu tietyn kanavan tiimin jäseniksi.

Tiimin jäsenet eivät voi muokata tiimin nimeä tai kuvausta, eivät voi poistaa tiimiä, eivät voi poistaa yksityistä kanavaa tai lisätä jäseniä. Sillä välin tiimien omistajat hallitsevat kohteita tiimille. He voivat vapaasti lisätä ja poistaa vieraita, muuttaa asetuksia ja hoitaa joitain hallinnollisia tehtäviä, joista keskustelemme täällä. Tämä voi sisältää tiimin arkistoinnin, tiimin uusimisen, GIFS:n käytön sallimisen, vieraiden lisäämisen, tiimikuvan muuttamisen, tiimin käyttöoikeuksien asettamisen kanaville, välilehdille ja liittimille ja paljon muuta.

Näet kaikki nämä asetukset itse siirtymällä Microsoft Teamsin hallintakeskukseen , valitsemalla Teams, Manage Teams ja napsauttamalla sitten Teamsin nimeä. Voit sitten vaihtaa rooleja napsauttamalla roolin nimeä Rooli-sarakkeessa ja muuttamalla sitä käyttäjäkohtaisesti parhaaksi katsomallasi tavalla.

Vinkki 2: Luo mukautettu käytäntö Teamsissa

Kun tiimi on luotu ja käyttäjiä on lisätty Microsoft Teamsiin, sinun kannattaa varmistaa, että mukautat Teams-käytäntöäsi . Tämän avulla voit hallita sitä, mitä Teams-käyttäjäsi voivat tehdä ja mitä eivät voi tehdä tietyissä tehtävissä, kuten yksityisten kanavien luomisessa. Voit muuttaa käytäntöjä siirtymällä Microsoft Teamsin hallintakeskukseen, napsauttamalla Teamsin yläreunassa toista kuvaketta ja valitsemalla sitten Teams-käytännöt.

Oletuksena näet käytännön, joka tunnetaan nimellä Global (Organisation-wide default). Tämä käytäntö koskee kaikkia käyttäjiä. Voit kuitenkin luoda käyttäjäkohtaisen uuden käytännön napsauttamalla yläreunassa Lisää ja kirjoittamalla sitten käytännön nimen. Voit sitten vapaasti valita joitain asetuksia, joiden avulla käyttäjät voivat löytää yksityisiä tiimejä hakutuloksista tai luoda yksityisiä kanavia. Kun olet valmis, napsauta Tallenna. Voit sitten lisätä käyttäjiä mukautettuun käytäntöön korostamalla käytännön ja napsauttamalla Hallinnoi käyttäjiä. Muutoksen voimaantulo voi kestää 24 tuntia.

Vinkki 3: Hallitse viestiasetuksia

Microsoft Teamsilla on paljon hauskoja asioita, kuten mahdollisuus luoda GIFS-tiedostoja ja mukautettuja tarroja. Haluat kuitenkin poistaa osan siitä käytöstä. Ylläpitäjäksi, sinulla on kaikki oikeudet tätä käymällä Microsoft Joukkueet Admin Centeriin ja napsauttamalla Messaging Policies välilehti. Se on seitsemäs ylhäältä, jos katsot sivupalkkia, ja se näyttää chat-kuplalta.

Siellä voit luoda tai muokata viestikäytäntöjä. Muista, että Global (organisaation laajuinen oletus) on oletusasetus, ja se koskee kaikkia käyttäjiä Teamsissa. Tässä on vähän valkoista, jota voit muuttaa, mukaan lukien joitain alla luetelluista asioista.

• Omistajat voivat poistaa lähetetyt viestit
• Poista lähetetyt viestit
• Muokkaa lähetettyjä viestejä
• Lukukuitit (joko käyttäjän ohjaama tai käytössä tai pois päältä kaikille)
• Yksityisten keskustelujen kytkeminen päälle/pois
• Giphyn käyttö keskusteluissa
• Meemien käyttö keskusteluissa
• Tarrojen käyttö keskusteluissa
• URL-esikatselut
• Käännä viestejä
• Mukaansatempaava lukija
• Ääniviestit

Jos olet seikkailunhaluinen, voit luoda mukautetun viestintäkäytännön ja ottaa nämä ominaisuudet käyttöön tai poistaa ne käytöstä ja ottaa ne käyttöön yksilöllisesti. Luo uusi viestintäkäytäntö napsauttamalla + Lisää ja säädä sitten asetuksiasi käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle. Kun olet valmis, voit napsauttaa käytännön nimeä ja määrittää siihen käyttäjiä napsauttamalla Hallinnoi käyttäjiä. Voit sitten etsiä käyttäjänimeä ja napsauttaa Lisää. Kun olet valmis, voit napsauttaa Tallenna.

Vinkki 4: Hallitse käyttäjiäsi ja säädä muita käytäntöjä

Teams Admin Dashboardissa on erilaisia ​​asetuksia ja käytäntöjä, joita voit myös muokata. Näitä ovat kokouskäytännöt , live-tapahtumien asetukset , puheluasetukset ja paljon muuta. Voit pelata näillä parhaaksi katsomallasi tavalla ja muuttaa niitä. Kokouskäytäntöihin pääset napsauttamalla sivupalkin kalenteriosiota. Sovellusten asetukset pääset käsiksi napsauttamalla chat-kuvakkeen alla olevaa neljän neliön kuvaketta. Puhelukäytäntöihin pääset napsauttamalla puhelinkuvaketta. Olemme upottaneet Microsoftin linkkejä näihin yllä oleviin käytäntöihin.

Jos olet säätänyt asetuksia yllä luetellulla tavalla, voit määrittää ja muuttaa käyttäjiä käytäntöjen mukaan parhaaksi katsomallasi tavalla. Voit tehdä tämän napsauttamalla Käyttäjät-välilehteä Microsoft Teamsin hallintakeskuksessa. Se on viides kuvake ylhäältä, ja se on muotoiltu Teams-logon kaltaiseksi. Voit sitten napsauttaa valintamerkkiä luettelossa käyttäjänimen vieressä ja sen jälkeen Muokkaa asetuksia. Voit vapaasti kytkeä käyttäjän pois yleisestä asetuksesta ja muuttaa luomiasi mukautettuja käytäntöjä parhaaksi katsomallasi tavalla.

Vinkki 5: Muuta vieraskäyttöominaisuuksia

Teamsissa on vieraskäyttönä tunnettu ominaisuus, jonka avulla organisaatiosi ulkopuoliset ihmiset voivat käyttää tiimejäsi ja kanaviasi, jos lähetät heille kutsun. Tämä ominaisuus voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä omasta tahdosta. Voit myös määrittää, mitä ominaisuuksia vierailla on käytettävissään. Kytkimet ovat yksityispuheluita, kokouksia, viestejä, GIFS:n käyttöä ja paljon muuta. Löydät ne siirtymällä Microsoft Teamsin hallintakeskukseen, napsauttamalla näytön alareunassa olevaa asetusratasta ja valitsemalla sitten Vieraskäyttö. 

Katso lisää Teams-keskuksestamme

Nämä ovat vain viisi parasta valintaamme Microsoft Teamsin hallintaan ja määrittämiseen. Jos haluat jakaa artikkeleita Teams-käyttäjiesi kanssa, meillä on kaikki tarvittava. Olemme käyneet läpi useita aiheita, kuten  videoneuvotteluvinkkejä , chat-komentoja , kokouksiin liittymistä ja paljon muuta. Siirry Teams-keskukseemme saadaksesi kaiken tarvitsemasi ja pysy kuulolla Blog.WebTech360:sta, kun jatkamme sukeltamista syvemmälle Microsoft Teamsiin.