Avattavan luettelon tekeminen Excelissä: 2 parasta menetelmää vuonna 2023

Jotta tiedonsyöttötehtävät olisivat virheettömiä ja nopeita, sinun on opittava luomaan avattava luettelo Excelissä.

Excel on tehokas tiedonsyöttöohjelmisto. Voit käyttää sitä henkilökohtaisiin ja ammatillisiin tiedonsyöttötarpeisiin, kuten toimistotarvikeluetteloiden luomiseen, kotitaloustarvikeluetteloiden tekemiseen, inventaarion luomiseen pienyritykselle tai kodille ja paljon muuta.

Jokaisessa tiedonsyöttötyössä sinun on kirjoitettava pieniä tietoja, kuten nimet, osoitteet, määrät, sijainnit, hinnat jne. Kun joku tarkastaa tätä tietokantaa, hän saattaa haluta kirjoittaa kommentteja, kuten tarkastettu, vireillä oleva tarkastus, havaittu virhe jne.

Jos sinä tai työntekijäsi alat tehdä tämän manuaalisesti, tavoitteen saavuttaminen kestää päiviä. Siksi sinun on automatisoitava Excel-taulukko, jossa kaappaat tietoja. Excel-pudotusluettelokomento on perusautomaatio, jota voit käyttää opettelematta Visual Basic -koodausta Excelille. Lue lisää, kuinka voit luoda luettelon Excelissä pudotusvalikon avulla.

Mikä on Microsoft Excelin avattava luettelo?

Kuinka tehdä pudotusluettelo Excelissä

Excel-pudotusvalikko on Excel-sovelluksen tietojen validointityökalu. Se edellyttää, että valitset tietoalueen tai luettelon avattavasta luettelosta. Käytä sitten pudotusluettelon Data Validation -komentoa kohdesoluun tai solualueisiin saadaksesi ehdotuksia tietojen syöttämiseksi.

Avattavat luettelot poistavat arvailun tiedonsyöttötehtävästä. Et myöskään tee nollaa kirjoitusvirheitä ja muita virheitä, kun käytät Excelin avattavaa luettelotoimintoa. Se on myös laajimmin käytetty tiedonsyöttöautomaatiotyökalu Microsft Excelissä.

Milloin voit käyttää avattavia luetteloita?

Tässä on joitain skenaarioita, joissa voit käyttää tätä Data Validation -komentoa:

• Luot tietokantaa Excelissä ja tarvitset tiedonsyöttöoperaattoreita syöttääksesi tarvitsemasi tiedot, ei roskaa.
• Haluat tiedonsyöttöoperaattoreiden käyttävän vain luokiteltuja tietoja syöttäessään tietoja Excel-laskentataulukkoon.
• Luot ilmaisia ​​online- tai offline-lomakkeita Excelissä ja haluat käyttäjän syöttävän vain lomakkeessa saatavilla olevia tietoja eikä mitään muuta.
• Tietokantasi sisältää toistuvia nimiä, puhelinnumeroita, osoitteita jne. Lisäksi maksat näistä tiedoista riippuen laskuja tai laskuja. Tästä syystä tarkkuus on erittäin tärkeää projektin kannalta. Tässä tapauksessa sinun on käytettävä Excelin avattavia luetteloita.
• Olet luomassa Excel-taulukkoa kotitaloustarvikkeille ja haluat perheenjäsenten tekevän merkintöjä vain sallituista nimikkeistä.
• Tietojensyöttötiimisi käyttää paljon pikanäppäimiä, ja Excelin avattavat luettelot tarjoavat tähän verratonta mukavuutta.
• Olet tekemässä toimistotarvike- tai ostopyyntötietokantaa ja haluat vain työntekijöiden luovan ostopyyntöjä ennalta hyväksyttyjä paperitavaroita, IT-laitteita tai lisävarusteita varten.

Avattavan luettelon tekeminen Excelissä: Tietoalueen käyttäminen

On kaksi tapaa luoda luettelo Excelissä pudotusvalikon nuolilla. Toinen käyttää ennalta määritettyä tietoaluetta ja toinen kirjoittaa asetukset manuaalisesti. Alta löydät Excelin automatisoiduimman avattavan valikon vaiheet:

• Luo uusi laskentataulukko Excelissä ja anna sille nimi Tietokanta .
• Luo nyt sarakeotsikko soluun A1 tyypin tai muun haluamasi nimen mukaan. Esimerkiksi annan avattavalle valikkoluettelolle sarakeotsikon IT-laitteisto tässä opetusohjelmassa .
• Kopioi ja liitä tiedot jostain muualta tai täytä sarakeotsikon alla olevat solut avattavassa valikossa haluamillasi kohteilla kirjoittamalla käsin.
• Kirjoitan IT-laitteiden ostopyyntövaihtoehtoja, kuten näyttö, kaiutin, RAM, CPU, PC Case, GPU, PSU ja niin edelleen.

Tähän mennessä olet onnistuneesti luonut tietokannan, josta Excelin tietojen validointikomento näyttää avattavan luettelon vaihtoehdot tai valinnat. Luodaan nyt varsinainen avattava luettelo noudattamalla tässä mainittuja vaiheita:

• Valitse solu, johon haluat luoda Excelissä avattavan luettelon.
• Napsauta nyt Excelin nauhavalikon Tiedot- välilehteä .
• Napsauta Data Tools -komentoosiossa Data Validation -pudotusvalikon nuolta.
• Näkyviin tulee kontekstivalikko, jossa on muutamia vaihtoehtoja. Valitse Data Validation .
• Nyt sinun pitäisi nähdä Data Validation -komentotyökalu laskentataulukossa, johon haluat lisätä Excelin avattavan luettelon.
• Se sisältää kolme välilehteä. Nämä ovat syöttöviesti, asetukset ja virhehälytys.
• Napsauta Asetukset .
• Napsauta Vahvistusehdot- vaihtoehdon alla olevaa avattavaa luetteloa Salli- valikon alla.
• Valitse avattavasta valikosta Luettelo .
• Oletusarvoisesti solun sisäinen pudotusvalikko ja Ohita tyhjä valintamerkki tulee olla valittuna. Jos ei, tarkista ne.
• Napsauta ylänuolta Lähde - kentässä. Data Validation -valintaikkuna pienenee nyt ohueksi palkkiksi, jossa on tyhjä kenttä.
• Siirry tietokantataulukkoon ja valitse solualue Excelin avattavasta luettelosta.
• Valitse joitakin tyhjiä soluja viimeisen kohteen alapuolelta. Se auttaa sinua laajentamaan luetteloa muokkaamatta lähdettä uudelleen.
• Excel täyttää automaattisesti avattavan luettelon lähdetiedot. Sinun tarvitsee vain napsauttaa ohuessa Data Validation -palkissa olevaa alanuolta .
• Sinun pitäisi nyt nähdä uudelleen laajennettu Data Validation -valintaikkuna. Mutta tällä kertaa näet lähdetietoalueen Lähde- kentässä .
• Napsauta vain OK, ja olet valmis.

Onnittelut! Olet luonut ensimmäisen avattavan luettelosi Excelissä. Kopioi tämä vain mihin tahansa muualle, jossa sinun on näytettävä samat kohteet, kun työntekijä tai joku muu käyttäjä täyttää tiedot tietolomakkeessa.

Voit halutessasi lukita tietokantataulukon, jotta kukaan ei voi tehdä mitään muutoksia tietojen syöttötaulukon avattavien luetteloiden vaihtoehtoluetteloon. Suojaa luettelokohteet noudattamalla näitä nopeita ohjeita:

• Valitse lukittavat solualueet.
• Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muotoile solut .
• Siirry Suojaus- välilehteen ja valitse Lukittu- vaihtoehto.
• Napsauta OK ottaaksesi solujen muotoilun muutokset käyttöön .
• Siirry nyt Excel-nauhan Tarkista -välilehteen.
• Valitse Suojaa arkki -kuvake.
• Kirjoita Suojausarkki- valintaikkunan tyhjään kenttään salasana.
• Kirjoita salasana uudelleen, ja Excel lukitsee laskentataulukon lopullisesti.

Tästä lähtien kukaan ei voi muuttaa avattavan valikon luettelon kohteita.

Avattavan luettelon tekeminen Excelissä: Luettelokohteiden käyttäminen

Jos haluat lyhyen avattavan valikon, kuten Kyllä/Ei, Tarkastettu/Ei tarkastettu, Määrätty/Avoin, Täydellinen/Vaillinainen jne., voit käyttää manuaalista luetteloa tietoaluemenetelmän sijaan. Se säästää aikaa. Voit luoda Excelissä avattavan luettelon luettelokohteiden avulla seuraavasti:

• Täytä avattava valikko napsauttamalla solua.
• Valitse Data Validation nauhavalikon Tiedot- välilehdestä .
• Valitse Salli -valikosta Luettelo .
• Kirjoita nyt kohteiden luettelo Lähde- kenttään .
• Varmista, että erotat kaikki kohteet pilkulla.
• Ota avattava luettelo käyttöön napsauttamalla OK .

Tämä on helpoin ja nopein tapa luoda yksinkertainen avattava luettelo Excelissä. Ensimmäinen menetelmä on kuitenkin luotettavampi, kun käytät runsaasti avattavia luetteloita.

Avattavan luettelon tekeminen Excelissä: Näytetään syöttöviesti

Tyhjä avattava luettelo ei välttämättä kerro paljon tiedonsyöttöoperaattoreille. Sinun on lisättävä tarkat ohjeet, jotta ne eivät tee virheitä. Näin voit lisätä ohjesanoman Excelin avattaviin luetteloihin:

• Napsauta mitä tahansa solua, joka sisältää aktiivisen Data Validation -komennon .
• Siirry nyt Tiedot- välilehteen > Tietojen vahvistus > napsauta Tietojen vahvistus .
• Napsauta Data Validation -valintaikkunassa Input Message -välilehteä.
• Kirjoita otsikoksi pieni teksti ja sitten yksityiskohtainen viesti Syöteviesti -kenttään.
• Ota muutokset käyttöön napsauttamalla OK .

Aina kun käyttäjä nyt valitsee solun aktiivisella pudotusvalikon Data Validation -komennolla, hän näkee viestin siitä, kuinka solu täytetään käyttämällä avattavan luettelon kohteita.

Avattavan luettelon tekeminen Excelissä: Näytä virheilmoitus

Jos joku tekee virheen käyttäessään Excel-tietoarkin avattavia luetteloita, voit myös näyttää virheilmoituksen. Tämä varmistaa, että käyttäjä ryhtyy toimiin korjatakseen virheen eikä ohita solua. Näillä ohjeilla voit aktivoida Näytä virhevaroituksen:

• Noudata aiemmin mainittuja vaiheita, kunnes näyttöön tulee Data Validation -valintaikkuna.
• Valitse nyt Error Alert -välilehti.
• Valitse Error Style kolmesta vaihtoehdosta: Pysäytä, Varoitus ja Tiedot.
• Kirjoita sitten lyhyt teksti virhevaroituksen otsikoksi .
• Kirjoita nyt yksityiskohtainen viesti Virheviesti- kenttään.

Hienoa työtä! Kun Näytä virhehälytys on aktivoitu, laskentataulukko näyttää virhevalintaikkunan, jos joku kirjoittaa jotain muuta kuin Excelin avattavassa luettelossa mainitut kohteet.

Avattava luettelo Excelissä: Viimeiset sanat

Nyt tiedät kuinka tehdä luettelo Excelissä pudotusvalikosta kahdella eri menetelmällä. Voit kokeilla tapoja tehdä Excel-pudotusluetteloita ja luoda tiedonsyöttölomakkeita työntekijöiden avuksi.

Voit myös luoda intuitiivisen kotitarvikeluettelon päivittäistavaroita, laitteita, vaatteita, apuohjelmia ja muuta varten käyttämällä Excelin avattavia luetteloita.

Älä unohda kommentoida alla, jos tiedät toisen hienon tavan tehdä avattava luettelo Excelissä.

Seuraavaksi opi  näyttämään rivejä tai sarakkeita Excelissä  ja joissakin  Excel-kalenterimalleissa mille tahansa vuodelle .