Asiat, jotka sinun on tiedettävä ennen kuin palkkaat virtuaaliavustajan

Olet ehkä kuullut virtuaaliassistenteista. Huolimatta siitä, kuinka usein nimikettä käytetään, vain harvat tietävät, mitä virtuaaliassistentti on tai tekee. Se saattaa olla asia, jota sinun pitäisi harkita, jos olet hieman ylityöllistetyissä yrityksesi hallinnollisissa asioissa, jos tiedät, että verokausi olisi äärettömän helpompi, jos pidät parempaa kirjaa koko päivän, mutta sinulla ei ole aikaa hallita sitä, tai jos asiakassähköpostit ja vuorovaikutus vievät niin paljon aikaasi, et voi ryhtyä varsinaiseen työhön, jota sinun on tehtävä.

Seuraavassa tarkastellaan muutamia asioita, jotka sinun on ymmärrettävä virtuaaliassistenteista ennen kuin päätät palkata sellaisen. Tietysti avustajat voivat auttaa loputtomissa asioissa. Muista kysyä rekrytointiprosessissa avustajilta tai toimistoilta, mitä he voisivat ehdottaa, koska he tietävät yrityksestäsi. Sinulle saatetaan paljastaa upeita ideoita virtaviivaistamiseen.

Sisällys

• 1 Mikä on virtuaalinen avustaja?
• 2 Selvitä vastuut
• 3 Aseta viestintä etusijalle

Mikä on virtuaalinen avustaja?

Lyhyesti sanottuna virtuaaliassistentti on hallintoassistentti, joka tukee yritystäsi etänä. Olet ehkä kuullut heitä kutsuvan verkkosihteereitä (mutta älä käytä tätä termiä, elleivät he käytä, koska se näyttää hieman vanhentuneelta) tai online-assistenteiksi. He tekevät kaiken työn, jota perinteinen sihteeri tekee, mutta eivät vaadi tilaa toimistossasi tai työpajassasi.

Tietyt toimistot antavat sinun palkata virtuaalisen avustajan tarpeen mukaan, jos tarvitset apua joskus etkä muita. Yksi virtuaaliassistentin suurimmista eduista on, että se voi parantaa merkittävästi asiakkaan vastausaikaa – nykypäivän hetkellisesti digitaalisessa maailmassa vasteaika voi tehdä tai rikkoa liiketoiminnan.

Selvitä vastuut

Riippumatta siitä, mihin tehtävään haet, jos se on etäinen, sinulla on oltava selkeä hahmotelma odottamistasi erilaisista vastuista. Virtuaalityö ei ole kuin toimistotyötä; et voi nähdä työntekijääsi; voit vain tarkistaa, onko asiat tehty vai ei ja kuinka hyvin.

Selkeät vastuut auttavat sinua ja tulevaa henkilöstöäsi sopimaan paremmin virtuaaliassistentin kustannuksista etukäteen. Se myös tekee jokaisen tietoiseksi siitä, mitkä velvollisuudet ovat heidän ja mitkä kuuluvat jollekin toiselle.

Tee viestinnästä prioriteetti

Kuten edellä, jos työntekijä työskentelee virtuaalisesti, haluat olla varma, että olet määrittänyt selkeät viestintälinjat, jotta mikään ei katoa postilaatikkoon. Monet ihmiset, kun he aloittavat työskentelyn etätyötovereiden kanssa, kokeilevat aivan liian monia viestintämuotoja – heillä on jaettu asiakirja, jota kaikki päivittävät, näppärä sovellus (tai kaksi), yrityksen sähköposti, puhelinnumerot, zoomauspuhelut jne.

Valitse yksi tai kaksi viestintätapaa ja pysy niissä. Koska viestien tai päivitysten tarkistamista varten on liian monta paikkaa, kaikilta osallistujilta on vaarana jäädä huomaamatta jotain tärkeää.

Yllä olevien kohtien pitäisi auttaa ohjaamaan sinua oikeaan suuntaan, kun on kyse virtuaalisen avustajan palkkaamisesta. On tärkeää huomata, että vaikka työntekijä on etänä, sinun on silti lain mukaan varmistettava, että hänen työympäristönsä on turvallinen ja täyttää terveysstandardit. Saatat joutua antamaan koulutusta muun muassa kotitoimiston oikeasta asennuksesta varmistaaksesi, että olet suorittanut due diligencesi.