10 piilotettua Google Sheets -ominaisuutta, joiden olemassaolosta et tiennyt

Jos käytät Google Sheetsia säännöllisesti, tunnet todennäköisesti usein käyttämäsi työkalut. Tässä taulukkolaskentasovelluksessa on kuitenkin monia ominaisuuksia, jotka jäävät huomaamatta ja vähän käytettyjä.

Tässä käymme läpi useita hienoja Google Sheets -ominaisuuksia, joista voi tulla nopeasti suosikkejasi. Siirry Google Sheetsiin , kirjaudu sisään Google-tililläsi ja kokeile joitain näistä piilotetuista helmistä.

Sisällysluettelo

1. Poimi tiedot älysirulla

Jos olet hyödyntänyt Googlen sovellusten älykkäitä siruja , voit olla iloinen saadessasi tietää, että voit tehdä niillä vielä enemmän. Kun olet lisännyt Smart Chipin, voit poimia siitä tietoja ja sijoittaa sen arkille, jolloin siruista tulee entistä hyödyllisempiä.

Tällä hetkellä voit poimia tietoja ihmisistä, tiedostoista ja kalenteritapahtumien älykkäistä siruista. Tämä sisältää nimen ja sähköpostiosoitteen, omistajan ja tiedostonimen sekä yhteenvedon ja sijainnin.

1. Kun olet asettanut Smart Chipin, siirrä osoitin sen päälle, valitse se tai napsauta hiiren kakkospainikkeella. Valitse sitten Tietojen purkaminen .

1. Kun sivupalkki avautuu, valitse Pura- välilehdellä niiden kohteiden valintaruudut, jotka haluat purkaa.

1. Käytä Pura kohteeseen -kenttää syöttääksesi tai valitaksesi arkin sijainti, johon haluat tiedot.

1. Valitse Pura , niin tietosi näkyvät valitsemassasi sijainnissa.

Jos sinun on päivitettävä puretut tiedot, voit käyttää sivupalkin Päivitä ja hallinnoi -välilehteä.

2. Luo QR-koodi

QR-koodit ovat suosittuja tapoja jakaa tietoja, ohjata ihmisiä verkkosivustollesi ja jopa tarjota alennuksia. Luomalla oman QR-koodisi Google Sheetsiin ilman lisäosia tai kolmannen osapuolen työkaluja, sinä tai yhteistyökumppanisi voitte ryhtyä toimiin nopeasti.

QR-koodin tekemiseen käytä Google Sheets IMAGE -toimintoa ja linkkiä Googlen pää-URL-osoitteeseen: https://chart.googleapis.com/chart? .

Tässä linkitämme verkkosivustoon solussa A1 käyttämällä alla olevaa kaavaa. Aseta kaava soluun, johon haluat QR-koodin.

=KUVA(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

Käytä seuraavia argumentteja kaavan rakentamiseen:

• CHS-argumentti : Määritä QR-koodin mitat pikseleinä (chs=500×500).
• CHT-argumentti : Määritä QR-koodi (cht=qr).
• CHL-argumentti : Valitse URL-tiedot (chl=”&ENCODEURL(A1)).

Käytä sitten et-merkkiä (&) argumenttien yhdistämiseen.

Kun näet koodin, saatat joutua muuttamaan rivin ja/tai sarakkeen kokoa nähdäksesi sen täysikokoisena. Skannaa sitten QR-koodi varmistaaksesi, että se toimii odotetulla tavalla.

Voit myös käyttää valinnaisia ​​argumentteja koodataksesi tiedot tietyllä tavalla tai määrittääksesi korjaustason. Lisätietoja näistä argumenteista on QR-koodien Google Charts Infographs -viitesivulla .

3. Lisää avattava luettelo

Avattavat luettelot ovat loistavia työkaluja tietojen syöttämiseen. Valitsemalla kohteen luettelosta voit varmistaa, että syötät haluamasi tiedot ja vähentää virheitä samanaikaisesti.

Sen jälkeen, kun Sheetsissa otettiin käyttöön avattavat luettelot , ominaisuutta on parannettu, jotta voit luoda ja hallita näitä hyödyllisiä luetteloita yksinkertaisemmin.

1. Lisää avattava luettelo jollakin seuraavista tavoista:
2. Valitse valikosta Lisää > Pudotusvalikko .
3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse pudotusvalikko .
4. Kirjoita @ (At) -symboli ja valitse Komponentit-osiosta pudotusvalikot .

1. Näet sitten Data Validation Rules -sivupalkin auki. Kirjoita luettelon sijainti Käytä alueelle -ruutuun ja vahvista, että avattavasta kriteerit-valikosta on valittu pudotusvalikko.

1. Lisää sitten luettelon kohteet Asetukset-ruutuihin ja valitse halutessasi niiden värit vasemmalta.

1. Näytä ohjeteksti, valitse virheellisten tietojen toiminto tai valitse näyttötyyli laajentamalla Lisäasetukset-osio.

1. Kun olet valmis, valitse Valmis . Käytä sitten uutta avattavaa luetteloa syöttääksesi tiedot taulukkoosi.

4. Vahvista sähköpostiosoite

Jos sinulla on laskentataulukko, joka sisältää sähköpostiosoitteita, olipa kyse Gmailista, Outlookista tai jostain muusta, kannattaa ehkä varmistaa, että ne ovat kelvollisia. Vaikka Sheets ei näytä sinulle, onko osoite aito, se näyttää sinulle, onko se muotoiltu oikein @ (At) -symbolin ja verkkotunnuksen avulla.

1. Valitse solu(t), jotka haluat tarkistaa ja valitse valikosta Data > Data validation .

1. Kun Tietojen vahvistussäännöt -sivupalkki avautuu, valitse Lisää sääntö , vahvista tai säädä soluja Käytä alueelle -kentässä ja valitse Teksti on kelvollinen sähköposti avattavasta Ehtojen valikosta.

1. Valitse vaihtoehtoisesti Lisäasetukset, kuten ohjetekstin näyttäminen, varoituksen näyttäminen tai syötteen hylkääminen. Tallenna ja ota vahvistussääntö käyttöön valitsemalla Valmis .

Voit sitten testata vahvistusta ja vaihtoehtoja antamalla virheellisen sähköpostiosoitteen.

5. Tee mukautettu toiminto

Pidätkö funktioiden ja kaavojen käyttämisestä Google Sheetsissa ? Jos on, miksi et luo omaa? Custom Function -ominaisuuden avulla voit määrittää oman toiminnon ja käyttää sitä uudelleen milloin haluat.

1. Valitse valikosta Tiedot > Nimetyt funktiot .

1. Luo mukautettu funktio avautuvan Nimetyt funktiot -sivupalkin alaosassa olevalla Lisää uusi -toiminnolla . Voit myös katsoa esimerkkiä, katsoa esittelyn tai saada lisätietoja ominaisuudesta.

1. Anna funktion nimi, kuvaus ja valinnaisesti argumentin paikkamerkit. Syötä kaava, jota haluat käyttää funktion määrittämiseen, ja valitse Seuraava .

1. Tutustu funktion esikatseluun ja valitse joko Takaisin tehdäksesi muutoksia tai Luo tallentaaksesi uuden funktion. Huomaa, että voit myös lisätä valinnaisia ​​argumentteja tarvittaessa.

1. Näet sitten toiminnon sivupalkkiluettelossa. Testaa sitä kirjoittamalla se taulukon soluun.

Jos sinun on tehtävä muokkauksia, avaa Nimetyt funktiot -sivupalkki uudelleen, valitse kolme pistettä funktion oikealta puolelta ja valitse Muokkaa .

6. Suodata kaavio slicerillä

Kaaviot tarjoavat käteviä ja tehokkaita tapoja näyttää tietosi. Viipaloijalla voit suodattaa kaaviossa näkyvät tiedot. Tämä on kätevä kaaviotietojen tiettyjen osien tarkistamiseen tarvittaessa.

Aseta slicer

Kun olet lisännyt kaavion , valitse se ja valitse valikosta Tiedot > Lisää viipaloija .

Kun sivupalkki avautuu, avaa Tiedot- välilehti, vahvista tietoalue yläreunasta ja valitse sitten suodattimessa käytettävä sarake.

Viipaloija näkyy mustana pyöristettynä suorakulmiona, jota voit siirtää tai muuttaa haluamallasi tavalla.

Käytä leikkuria

Kun sinulla on slicer, valitse Suodatin -painike vasemmalla tai avattava nuoli oikealla. Valitse sitten tiedot, jotka haluat nähdä kaaviossa ja lisää valintamerkit kyseisten kohteiden viereen.

Valitse OK , niin näet kaaviosi päivityksen välittömästi.

Jos haluat palauttaa kaavion alkuperäiseen näkymään, jossa on kaikki tiedot, avaa suodatin ja valitse Valitse kaikki > OK .

7. Laske tiedot nopeasti

Joskus haluat nähdä nopean laskelman lisäämättä kaavaa taulukkoon. Google Sheetsissa voit yksinkertaisesti valita arvot ja sitten laskelman, jota haluat tarkastella ilman ylimääräistä työtä.

1. Valitse laskettavat tiedot ja katso sitten välilehtirivin oikeasta alakulmasta. Näet vihreänä laskentavalikon, joka sisältää tietojesi summan.

1. Avaa valikko ja valitse suoritettava laskutoimitus. Näet uuden tuloksen tässä valikossa.

1. Voit myös yksinkertaisesti avata valikon nähdäksesi kaikki käytettävissä olevat laskelmat reaaliajassa.

Jos päätät sisällyttää laskelman taulukkoon, pidä solu valittuna ja valitse taulukon välilehtien oikealta puolelta Tutki .

Kun sivupalkki avautuu, vedä laskutoimitus, jota haluat käyttää taulukon soluun.

8. Tutki tapoja esittää tietosi

Ehkä sinulla on tietoja laskentataulukossasi, mutta et ole varma parhaasta tavasta näyttää tai analysoida niitä. Tutki-ominaisuuden avulla voit nähdä erilaisia ​​nopeita tapoja esittää tietosi, tarkastella niitä koskevia tietoja ja esittää kysymyksiä.

Valitse tietosi ja valitse oikeasta alakulmasta Tutki .

Kun Tutki-sivupalkki avautuu, näet tietojesi vaihtoehdot. Kirjoita kysymys Vastaukset-osioon, käytä väriä Muotoilu-osion avulla tai lisää kaavio Analyysi-osiosta.

Kun olet valmis, sulje se vain sivupalkin oikeassa yläkulmassa olevalla X- painikkeella.

9. Pyydä arkkien hyväksyntää

Jos käytät Google Workspace ‑tiliä yritykseen tai koulutukseen, tutustu Hyväksynnät-ominaisuuteen. Sen avulla voit pyytää hyväksyntää muilta ja seurata, mikä on hyväksytty ja mikä ei.

Siirry kohtaan Tiedosto ja valitse Hyväksynnät .

Kun Hyväksynnät-sivupalkki avautuu, valitse Tee pyyntö .

Lisää ponnahdusikkunaan ne, jotka haluat hyväksyä pyyntösi, ja valinnaisesti viesti. Voit myös lisätä eräpäivän, antaa hyväksyjien muokata taulukkoa tai lukita tiedoston ennen hyväksymispyynnön lähettämistä. Valitse Lähetä pyyntö, kun olet valmis.

Jos et ole vielä jakanut asiakirjaa hyväksyjien kanssa, sinua pyydetään tekemään niin ja antamaan käyttöoikeudet.

Voit sitten tarkastella tilaa palaamalla Hyväksynnät-sivupalkkiin.

10. Määritä mukautettu päivämäärä- ja aikamuoto

Vaikka Google Sheets tarjoaa monia erilaisia ​​tapoja muotoilla päivämäärät ja kellonajat, saatat haluta jotain erityistä. Voit luoda oman päivämäärä- ja aikamuotosi haluamallasi rakenteella, väreillä ja tyylillä.

1. Valitse päivämäärän tai kellonajan sisältävät solut ja valitse Muoto > Numero > Mukautettu päivämäärä ja aika . Vaihtoehtoisesti voit valita työkalupalkista Lisää muotoja -vaihtoehdon ja valita Mukautettu päivämäärä ja aika .

1. Kun ikkuna avautuu, näet päivämäärän ja/tai kellonajan nykyisen muodon. Valitse yläreunasta olemassa oleva elementti muuttaaksesi muotoa tai poistaaksesi sen.

1. Jos haluat lisätä toisen elementin, valitse oikealla puolella oleva nuoli ja valitse yksi luettelosta. Voit sitten muotoilla kyseisen elementin sen nuolella.

1. Kun olet valmis, valitse Käytä , jos haluat käyttää mukautettua päivämäärä- ja aikamuotoa, ja sinun pitäisi nähdä taulukkosi päivitys.

Näiden Google Sheetsin ominaisuuksien avulla voit tehdä vielä enemmän tiedoillasi. Muista kokeilla yhtä tai useampaa ja katso, mikä on sinulle hyödyllistä.

Aiheeseen liittyviä opetusohjelmia varten katso, kuinka voit etsiä kaksoiskappaleita Google Sheetsistä ehdollisten muotoiluvaihtoehtojen avulla.