Ryhdy Microsoft Teamsin asiantuntijaksi näiden keskustelujen parhaiden käytäntöjen avulla

Tänään tutustumme Microsoft 365:n parhaiden käytäntöjemme sarjaan ja käsittelemme keskusteluja Teamsissa.

Sen sijaan, että aloittaisit uuden keskustelun, vastaa viestiketjuihin pitääksesi kanavat puhtaina

Käytä Shift+Enter-näppäintä lisätäksesi rivinvaihdon välttääksesi viestien ja keskustelujen lähettämisen aikaisin

Käytä muotopainiketta saadaksesi viestisi näyttämään kauniilta

Käytä Tiedostot-välilehteä löytääksesi tarvitsemasi tiedostot helposti

Muutama viikko sitten käsittelimme joitain suosikkikäytäntöjämme Microsoft Teamsin kokouksiin . Huomasimme, että videopuheluissa vietät todennäköisesti suurimman osan ajasta käyttäessäsi Microsoft-palvelua. On kuitenkin myös harkittava keskusteluja, koska se on yksi Microsoft Teamsin muista ydinominaisuuksista. Siksi käymme tänään uudelleen läpi Microsoft 365:n parhaita käytäntöjämme ja käsittelemme keskusteluja Teamsissa.

Harjoitus 1: Ole hyvä ja pidä asiat ketjussa!

Ensimmäiset asiat ensin. Teams eroaa paljon Slackista siinä mielessä, että on parasta pitää asiat järjestettynä "säikeessä". Teamsissa, jos aloitat uuden keskustelun joka kerta, kun haluat vastata johonkin, viestistäsi muodostuu kanavalle pitkä lista, jolloin on vaikea seurata, mikä on tärkeää. Tästä syystä on parasta jatkaa vastaamista olemassa olevaan ketjuun, kunhan se koskee kyseistä aihetta. Voit tehdä tämän napsauttamalla viestiketjun alla olevaa vastausruutua, kirjoittamalla tekstisi ja painamalla kirjekuoripainiketta lähettääksesi sen. Luota meihin, työtoverisi kiittävät sinua myöhemmin.

Harjoitus 2: Käytä Shift+Enter rivinvaihtoon ja vältä viestien lähettämistä aikaisin

Seuraavaksi on toinen yksinkertainen vinkki. Mikään ei ole pahempaa kuin lähettää viesti liian aikaisin ennen kuin olet lopettanut sen kirjoittamisen. Joskus tämä voi tapahtua, koska painat näppäimistön "Enter"-näppäintä ja luulet, että se lisää uuden rivin. Teamsissa tämän tekeminen lähettää viestin sen sijaan.

Tämä voi johtaa hankalaan viestiin chatissasi tai, mikä pahempaa, epätäydelliseen viestiin julkisessa viestiketjussa. Kuten olemme aiemmin käsitelleet, yksinkertainen tapa välttää viestien lähettäminen aikaisin on käyttää näppäimistön Shift+Enter-näppäimiä rivinvaihdon lisäämiseen Enter-näppäimen sijaan. Näin vältytään siltä, ​​että viestejä ei tarvitse muokata kirjoitusvirheiden vuoksi tai jopa poistaa niitä. Voit myös kokeilla editorin käyttöä, kuten seuraavassa keskustellaan.

Harjoitus 3: Käytä alustuspainiketta

Kolmanneksi parhaaksi käytännöksemme haluamme päästä Microsoft Teamsin muotopainikkeeseen. Yleensä Teamsissa viestisi ja chatisi tulevat esimuotoiltuina tekstinä. Mutta jos haluat piristää viestiesi ulkoasua ja vaihtaa fontteja jne., voit tehdä sen todella helposti muotoilupainikkeella. Tämän avulla voit muuttaa kirjasinten väriä, yliviivata kohteita, muuttaa kirjasinkokoa ja paljon muuta. Se auttaa sinua lisäämään viesteihisi persoonallisuutta.

Muotoilupainike on myös toinen tapa välttää viestien lähettäminen aikaisin. Koska muotopainike antaa sinulle monipuolisemman muokkausvaihtoehdon, se ei lähetä viestiäsi, kun painat Enter-näppäintä. Sinun on napsautettava kirjekuorta manuaalisesti joka kerta.

Voit käyttää muotoilulaitetta napsauttamalla "A"-painiketta, jonka vieressä on sivellin. Tämä on Teamsin chat-ruudun tai kanavan vastausruudun ensimmäinen painike. Kun avaat sen, asioiden pitäisi tuntua samalta kuin Microsoft Wordissa. Voit muokata viestejäsi mieleiseksesi ja erottua joukosta.

Harjoitus 4: Käytä Tiedostot-välilehteä tarkistaaksesi tiedostosi chatissa

Lähetitkö työtoverille tärkeän tiedoston Teamsissa, mutta sinulla on vaikeuksia löytää sitä? Teamsin avulla on helppo löytää aiemmin lähettämäsi sisältö. OneDriven ja SharePointin ansiosta se säilyttää kaikki tiedostot "Tiedostot"-välilehden alapuolella keskustelun tai kanavan yläpalkissa. Jos napsautat tätä, voit selata tiedostoluetteloa, joka lähetetään sinun ja keskustelukumppanisi välillä. Voit avata sisällön napsauttamalla sitä tai ladata sen ja jakaa linkin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella tiedoston nimeä.

Pysy kuulolla saadaksesi lisää!

Käsittelemme aina Microsoft Teamsia, ja tämä on vain yksi pieni osa kattavuudestamme. Kutsumme sinut tutustumaan Microsoft 365 Hubiin saadaksesi lisää Microsoft Teamsia koskevia uutisia ja tietoja. Ja jätä meille kommentti alle, jos sinulla on lisää Teamsiin tai Microsoft 365:een liittyviä vinkkejä.