Ryhdy asiantuntijaksi Microsoft Teams -kokouksissa näiden viiden parhaan käytännön avulla

Mitä enemmän aikaa vietät Teamsissa, sitä tärkeämpää on yrittää hyödyntää kaikki palvelun sisältämät ominaisuudet. Tässä on katsaus joihinkin näistä ominaisuuksista ja parhaista Teamsin käytännöistä.

Sumenna taustasi tai käytä taustakuvia:  Tämä auttaa suojaamaan yksityisyyttäsi kokousten aikana korostamalla vain kasvojasi.

Käytä kuulokkeita saadaksesi paremman käyttökokemuksen: Tämä auttaa varmistamaan, että saat parhaan äänen ja mikrofonin laadun kokouksen aikana.

Ajoita tapaamisesi ajoitusavustajan avulla : Tämä varmistaa, että sinä ja työtoverisi olette samalla sivulla ja ettei aikatauluristiriitoja ole.

Tee kokousmuistiinpanoja Teamsin kokousmuistiinpanoominaisuuden avulla: Tämä sisäänrakennettu Teams-ominaisuus auttaa sinua välttämään jongleerauksen eri ohjelmien välillä.

Tallenna kokouksesi: Työkaverisi luvalla voit saada kopion kokouksesta myöhempää käyttöä varten.

Nyt enemmän kuin koskaan vietät todennäköisesti enemmän aikaa kokouksissa Microsoft Teamsissa. Kuitenkin mitä enemmän vietät aikaa Teamsissa, sitä tärkeämpää on yrittää hyödyntää kaikki käytettävissäsi olevat ominaisuudet, jotta sinulla on saumaton käyttökokemus. Tässä on katsaus joihinkin näistä ominaisuuksista ja joitain parhaita käytäntöjä, joita voit hyödyntää, jotta sinusta tulee asiantuntija Microsoft Teamsin kokouksissa.

Harjoitus 1: Sumenna tausta tai käytä taustakuvia

Ensimmäinen paras käytäntö luettelossamme on yksi, joka on ilmeisin ja suosituin nykyisessä tilanteessa. Eli käyttämällä kykyä hämärtää taustasi Team sissa tai käyttää taustakuvia.

Tämän parhaan käytännön avulla voit pitää kokouksesi melkein missä tahansa ja naamioida kaiken, mitä ympärilläsi tapahtuu. Todellakin, ominaisuuden ansiosta Teams korostaa vain kasvojasi ja piilottaa kaiken muun. Huomaa vain, että se käyttää tekoälyä ja toimii vain ihmisten kanssa. Joten kannattaa olla hieman varovainen, jos karvaiset ystäväsi ovat taustalla.

On olemassa muutamia tapoja sumentaa taustaa tai käyttää taustakuvaa Teamsissa. Voit tehdä tämän ennen kokousta tai kokouksen aikana.

Ennen kokousta sinun kannattaa klikata videosyötteen alla olevaa neliöruutua liittymisnäytössä PC Mic and Speakers -kohdan vasemmalla puolella. Sieltä näet Tausta-asetusten vaihtoehdon. Voit valita ensimmäisen, jossa lukee Blur. Tai jos haluat eri taustan, voit valita sellaisen luettelosta. Syötteesi muuttuu haluamallesi taustalle, ja kun olet valmis, voit sulkea Tausta-asetukset-ikkunan X-painikkeella.

Jos haluat sumentaa taustasi kokouksen aikana, napsauta kolmea pistettä ( . . ) kokousikkunan yläosassa. Napsauta sitten Käytä taustatehosteita. Voit sitten valita yhden luettelosta ja napsauttaa Käytä. 

Harjoitus 2: Käytä kuulokkeita saadaksesi paremman käyttökokemuksen

Seuraavaksi on käytäntö, jota työtoverisi saattavat arvostaa: kuulokkeiden käyttö . Tämän käytännön avulla saat laadukkaamman puhelun Teamsissa. Sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että työtoverit eivät kuule sinua tai sinä et kuule heitä. Näin voit määrittää sellaisen Teamsissa.

Jos haluat käyttää kuulokkeita Teamsin kanssa, varmista vain, että se on kytketty tai yhdistetty laitteeseesi joko Bluetoothin tai kuulokeliitännän kautta. Kun yhteys on muodostettu, sinun kannattaa varmistaa, että Teams on määritetty oikein kuulokemikrofonille. Voit tehdä tämän jälleen kahdella tavalla, joko ennen kokousta liittymisnäytössä tai kokouksen aikana valikosta.

Ennen kokousta voit määrittää asetukset napsauttamalla PC Mic and Speakers -painiketta videosyötteen alla. Kun teet sen, näet Laiteasetukset-ikkunan. Muista katsoa Kaiutin ja Mikrofoni -osiot. Napsauta alanuolta ja valitse luettelosta kuulokkeet sekä kaiuttimelle että mikrofonille. Sulje sitten ikkuna X:llä.

Kokouksen aikana voit vaihtaa kuulokemikrofoniin napsauttamalla kolmea pistettä ( . . . ) näytön yläreunassa ja valitsemalla Laiteasetukset. Sieltä voit valita samat asetukset kuin yllä kuvasimme. Kun olet valmis, sulje ikkuna X:llä.

On syytä huomata, että voit myös käyttää Soita testipuhelu -ominaisuutta tässäkin varmistaaksesi, että kaikki toimii juuri ennen kuin menet kokoukseen.

Harjoitus 3: Suunnittele tapaamiset

Yksi pahimmista asioista kokouksissa on se, että se vedetään yhteen aivan viime hetkellä tai sekunnissa. Siksi suosittelemme tapaamistenne ajoittamista ja hienosäätöä. Voit tehdä tämän Microsoft Teamsin Scheduling Assistantin avulla. Tässä on katsaus sen käyttöön.

Napsauta ensin Kalenteri-kuvaketta Teamsin sivupalkissa. Napsauta sieltä yläreunassa olevaa Ajoitusavustaja-välilehteä. Tältä välilehdeltä voit ajoittaa kokouksen työtovereiden saatavuuden mukaan. Voit lisätä paikkoja, osallistujia ja paljon muuta. Kun lisäät osallistujia, työtoverisi näkyvät joko saatavilla ei saatavilla tai tuntemattomina. Assistentti hakee tiedot työkaverisi Outlook-kalenterista täyttääkseen tämän. Näet aikataulunäkymän, jossa näkyvät heidän jo ajoitetut kokouksensa violettina. Voit myös selata päiviä ja tunteja löytääksesi jokaiselle sopivan ajan.

Tähän liittyy kyky jakaa kokouksen asialista. Voit tehdä tämän niin, että työtoverisi ja kaikki kokouksen osallistujat ovat samalla sivulla. Kun luot verkkokokouksen, näet tämän viestin kirjoitusruudussa. Voit laittaa esityslistasi tänne, ja se näkyy kutsusähköpostissa.

Harjoitus 4: Tee kokousmuistiinpanoja

Mitä tapahtuu, jos olet keskellä tärkeää kokousta, mutta tarvitset tavan tehdä muistiinpanoja? Luulitko, että sinun on käytettävä Microsoft Wordia tai muuta ohjelmaa, mutta tiesitkö, että Teamsilla on myös oma kokousmuistiinpanoominaisuus ?

Tämä on yksi muista parhaista käytännöistämme Teams-kokouksiin. Syy, miksi? Muistiinpanot tallennetaan osana itse kokousta, ja ne voivat kulkea mukanasi minne tahansa, ja ne tallennetaan myöhempää käyttöä varten tai jaettaviksi työtovereiden kanssa.

Voit käyttää ominaisuutta liittymällä kokoukseen tavalliseen tapaan ja napsauttamalla sitten (. . . ) lisää toimintoja -painiketta ja sitten Kokousmuistiinpanoja. Sinun pitäisi sitten nähdä Kokousmuistiinpanot-ikkuna. Sieltä haluat klikata Tee muistiinpanoja. Tämä antaa sinulle täyden pääsyn muotoilutyökaluriville, jossa on lihavoitu, kursivoitu, korostus ja joitain muita asioita, joihin olet tottunut Microsoft Wordissa. Voit myös luoda uuden osion (+)-painikkeella.

Kun kokous on päättynyt, voit käyttää muistiinpanojasi chatissa. Siellä pitäisi olla vaihtoehto, joka sanoo Näytä muistiinpanot koko näytössä. Napsauta sitä nähdäksesi muistiinpanot.

Harjoitus 5: Tallenna kokouksesi (luvalla tietysti!)

Viimeinen parhaiden käytäntöjen luettelomme on kokouksen tallentaminen Teamsissa. Yksi pahimmista asioista kokouksissa on, kun joudut jatkuvasti pyytämään työtovereitasi toistamaan asioita yhä uudelleen ja uudelleen, koska et pystynyt saamaan sitä alas tai tekemään muistiinpanoja. No, jos sinulla on kaikkien kokousten osapuolten suostumus, voit itse asiassa nauhoittaa tapaamisen suorana, jotta voit varmistaa, että sinulla on kopio kokouksesta myöhempää käyttöä varten.

Tallentaaksesi kokouksen, voit napsauttaa kolmea pistettä ( . . ) näytön yläreunassa ja sen jälkeen Aloita tallennus -painiketta. Sieltä näet vastuuvapauslausekkeen siitä, että kokous tallennetaan. Voit jättää sen huomiotta, tämä on vain työtoverisi turvallisuuden vuoksi. Kun kokous on ohi ja olet valmis lopettamaan, voit napsauttaa samaa valikkoa ja valita Lopeta tallennus.

Kun tallennus on valmis, saat sähköpostin, jossa kerrotaan, että se on saatavilla Microsoft Streamissa. Voit käyttää sitä napsauttamalla sähköpostissa olevaa linkkiä ja jopa ladata tiedoston, jotta voit tarkastella sitä offline-tilassa.

Tutustu muihin vinkkeihimme

Vaikka tässä artikkelissa on keskitytty joihinkin Teams-kokousten parhaisiin käytäntöihin, Microsoft Teamsista on tiedettävä paljon enemmän. Muutaman viime kuukauden aikana olemme sukeltaneet syvemmälle Teamsiin. Aiheet sisältävät useiden Teams-esiintymien suorittamisen , bottien käytön , ilmoitusten hallinnan ja paljon muuta. Tutustu uutiskeskukseemme täällä saadaksesi lisää ja kerro meille, jos sinulla on omia Teams-temppuja ja vinkkejä, kommentoimalla alla.