Microsoft Teams: Tiedostojen järjestäminen

Jos suodatat ja järjestät tiedostosi huolellisesti, löydät etsimäsi asiakirjat nopeasti. Toinen etu on, että pidät kansiosi sotkumattomina.

Jos sait satoja tiedostoja Microsoft Teamsin kautta ja sinulla ei ollut selkeää suunnitelmaa alusta alkaen, asiat voivat nyt näyttää hieman epäjärjestyneeltä. Käyttäjät tuntevat usein olevansa ylikuormitettuja tiedostojensa järjestämisestä, joten he haluavat lykätä sitä yhä uudelleen ja uudelleen. Tiedostojen järjestäminen on todellakin aikaa vievä tehtävä, mutta sen tuomat edut ovat vaivan arvoisia.

Jotta koko prosessi olisi sinulle helpompaa, loimme tämän oppaan. Jaamme joukon käteviä vinkkejä ja temppuja, jotka auttavat sinua järjestämään MS Teams -tiedostosi paremmin.

Parhaat käytännöt tiedostojesi järjestämiseen MS Teamsissä

Valitse pääpilvitallennuspalvelusi

Microsoft Teams käyttää erilaisia ​​tallennuspalveluita tiedostojesi ja asiakirjojen tallentamiseen. Oletusarvoisesti tiedostosi tallennetaan OneDriveen ja SharePointiin. Ryhmäsäikeissä jakamasi tiedostot tallennetaan SharePointiin. Kaikki keskusteluissa vaihtamasi tiedostot tallennetaan OneDriveen.

Voit myös lisätä manuaalisesti jo tutun pilvitallennuspalvelun.

Synkronoi tiedostot OneDriven kanssa

Suosittelemme käyttämään Microsoftin pilvitallennuspalvelua Teams-tiedostojen tallentamiseen. Molemmat palvelut ovat Microsoftin kehittämiä, eikä niiden välillä ole integraatio- tai yhteensopivuusongelmia.

Synkronoimalla Teams-tiedostosi OneDriven kanssa voit käyttää niitä suoraan File Explorerista. Toisin sanoen sinun ei enää tarvitse avata Teamsia nähdäksesi nämä tiedostot.

Luo erityisiä kansioita

Riippumatta pilvitallennuspalvelusta, jota käytät Teams-tiedostojesi tallentamiseen, on tärkeää luoda tietyt kansiot. Lisää sitten kaikki tiedostosi sopiviin kansioihin. Tärkeintä on päättää rakenteesta ja pysyä siinä.

Voit esimerkiksi luoda oman kansion jokaiselle henkilölle, jonka kanssa olet usein vuorovaikutuksessa. Ja tallenna heiltä saamasi tiedostot vastaavaan kansioon. Tai voit käyttää kuvaavia nimiä tiedostoillesi, kuten raportit, sopimukset, toimeksiannot, markkinointi, talous, esitykset jne.

Voit myös järjestää kansiosi projektin, asiakkaan, päivämäärän, määräajan jne. mukaan.

Käytä selkeitä ja tarkkoja kanavien nimiä

Kaikki ryhmiin liittyvät tiedostot tallennetaan SharePointiin. Joka kerta kun luot uuden tiimin Microsoft Teamsissa, uusi SharePoint-ryhmäsivusto luodaan automaattisesti. Kun luot kanavan, SharePoint luo automaattisesti uuden asiakirjakirjaston kyseiselle kanavalle.

Kirjasto on nimetty kanavan nimen mukaan. Varmista siis, että valitset tietyt kanavien nimet epäselvyyksien välttämiseksi.

Käytä tiedostosuodattimia

Microsoft Teamsissa on sarja suodattimia, joiden avulla voit listata tiedostosi tietyssä järjestyksessä. Voit esimerkiksi listata tiedostot kronologisessa järjestyksessä. Tai voit suodattaa ne niitä muokkaaneen henkilön nimen mukaan.

Kiinnitä ylös

Voit myös kiinnittää tiedoston yläreunaan. Tämän ominaisuuden avulla voit merkitä tiedostot, jotka ovat joko erittäin tärkeitä tai kiireellisiä. Tällä tavalla tiedät tarkalleen, mistä löydät kyseisen tiedoston.

Ensin sinun on merkittävä tiedosto ja napsauta sitten  Kiinnitä ylös -vaihtoehtoa.

Pikavinkkejä tiedostojesi onnistuneeseen järjestämiseen

• Älä tallenna tiedostojasi työpöydällesi. Sekava työpöytä näyttää hämmentävältä ja luo visuaalista kohinaa.
• Tallenna tiedostosi heti, kun saat ne. Älä odota, kunnes saat 5o-tiedostoja aloittaaksesi niiden järjestämisen. Aseta ne oikeaan kansioon heti saatuasi ne.
• Käytä tiedostoillesi selkeitä ja kuvaavia nimiä. Yleisten nimien, kuten "Tiedostot", "Asiakirjat", "Tavarat" käyttäminen ei auta ollenkaan.

Mitä vinkkejä ja temppuja käytät Microsoft Teams -tiedostojen järjestämiseen? Jaa ne alla olevissa kommenteissa.