Hallitse digitaalisia omaisuuksiasi paremmin noudattamalla näitä ohjeita

Mitä tulee yrityksen pyörittämiseen, huomaat pian, että monet näkökohdat vaativat erityistä huomiota ja analysointia. Digitaalisella omaisuudenhoidolla tarkoitetaan yrityksen digitaalisen omaisuuden organisointiprosessia. Tämä sisältää logon, kuvat, tiedotteet, tapaustutkimukset ja useat muun tyyppiset sisällöt. Koska ne ovat arvokkaita yritykselle, on erittäin tärkeää säilyttää ja valvoa niitä. Tästä syystä esittelemme sinulle upeita vinkkejä digitaalisen omaisuuden hallintaan.

Sisällys

• 1 1. Rakenna kirjasto
• 2 2. Pidä turvallisuus tarkistuslistan kärjessä
• 3 3. Tee navigoinnista helppoa
• 4 4. Käytä yrityksen hyväksymiä malleja
• 5 5. Päästä eroon vanhasta sisällöstä
• 6 6. Ota yhteyttä tiimiisi
• 7 7. Huolto on avain

1. Rakenna kirjasto

Tärkeiden tiedostojen löytäminen voi olla vaikeaa, jos sinulla ei ole keskitettyä kansiota, joka sisältää kaikki tarvittavat tiedot. Lisäksi se lisää myös mahdollisuutta sijoittaa väärin tärkeitä tietoja sisältäviä asiakirjoja. Brändien on siis rakennettava kirjasto ja pidettävä kaikki yhdessä paikassa. Jos kuitenkin haluat tehdä prosessista entistä virtaviivaisemman, on parasta käyttää vähemmän on enemmän -mantraa. Tällä tavalla voit tarjota rajoitetun pääsyn tietoihin eri työntekijöille.

2. Pidä turvallisuus tarkistuslistan kärjessä

Olipa kyseessä käyntikortti tai yrityksen PDF, jokainen digitaalinen omaisuus on yhtä arvokas. Siksi on erittäin tärkeää suojella niitä. Varmista, että käytät riittävästi aikaa salasanasuojatun pääsyn antamiseen tiedostoillesi ja kansioillesi. Lisäksi vaihda salasanoja säännöllisesti. Näin varmistetaan, että entisillä työntekijöillä ei ole jälkeäkään yrityksestäsi liittyvistä tiedoista.

3. Tee navigoinnista helppoa

Useimmiten työntekijöiltä tulee aikaa vievää selata satoja tiedostoja ja kansioita vain löytääkseen yhden kuvan. Siksi sekaannusten välttämiseksi varmista, että hallitset ja lajittelet sisältöä yksinkertaisimmin.

Ilman konkreettista digitaalista omaisuudenhallintajärjestelmää yrityksesi arkaluontoiset tiedot voivat olla vaakalaudalla. Siksi on tärkeää valvoa työntekijöitä, joilla on pääsy tiedostoihin. Jos haluat hallita brändiomaisuutesi , paras tapa tehdä se on investoida ohjelmistoihin, jotka tekevät prosessista paljon helpompi navigoida. Tulet huomaamaan, että verkossa on uskottavia vaihtoehtoja, joita sinun on tutkittava.

Tämä sisältää päivämäärien, tunnisteiden, avainsanojen lisäämisen ja optimaalisen kansiohierarkian, joka tekee sisällön mukauttamisesta helppoa. Tätä voivat myöhemmin hyödyntää myös muut joukkueen jäsenet.

4. Käytä yrityksen hyväksymiä malleja

Olipa kyseessä PowerPoint-esitys tai Word-asiakirja, jokaisella yrityksellä tai yrityksellä on tiukka rakenne, jota on noudatettava. Parasta näissä rakenteissa on, että ne on valmiiksi rakennettu, joten työntekijöiden ei tarvitse työstää niitä uudelleen kerta toisensa jälkeen. Se my��s pitää heidät poissa tekemästä suuria virheitä.

Huolimatta yrityksen hyväksymästä mallista, on aina tilaa lisätä hieman käännettä ja mukauttaa esityksiä tai asiakirjoja.

5. Päästä eroon vanhasta sisällöstä

Tärkeää on päivittää vaihtoomaisuus ja pitää ne helposti saatavilla. Monet yritykset eivät kuitenkaan koe tarvetta päästä eroon vanhentuneesta tiedosta. He ylikuormittavat järjestelmiä, mikä lopulta heikentää heidän työntekijöidensä tuottavuutta.

Digitaalisen omaisuudenhallintajärjestelmän päätavoitteena on auttaa tiimiäsi löytämään tiedot nopeasti. Mutta kun järjestelmä on ylikuormitettu ei-toivotulla tiedolla, se voi osoittautua valtavaksi esteeksi määräaikojen noudattamiselle ja tehtävien suorittamiselle. Lisäksi se vie myös paljon tilaa, mikä edelleen hidastaa haun tehokkuutta.

6. Ota yhteyttä tiimiisi

Ennen kuin otat DAM-järjestelmän käyttöön organisaatiossasi, on parempi keskustella siitä työntekijöiden kanssa. Tämä selventää heidän epäilyksiään ja he saavat paremman käsityksen siitä, miten se toimii. Kävele lisäksi kaikki ohjeet, jotka rohkaisevat heitä työskentelemään älykkäästi jaettujen kansioiden käytössä. Anna heille lyhyt selostus siitä, kuka kaikki voivat käyttää eri tiedostoja ja kansioita sekaannusten välttämiseksi.

7. Huolto on avain

Kun digitaalisen omaisuuden hallintajärjestelmäsi on valmis toimimaan, sinun on pidettävä sitä yllä. Se auttaa havaitsemaan pieniä ongelmia ja estää niitä muuttumasta valtavaksi sotkuksi. Koska digitaalisen omaisuuden kasvu ei lopu koskaan, on myös suositeltavaa pysyä ajan tasalla tekniikan ja mahdollisten uhkien suhteen.

Digitaalinen omaisuudenhallintajärjestelmä auttaa organisaatioita hallitsemaan tärkeitä tietoja reaaliajassa. Se mahdollistaa oikean sisällön toimittamisen oikeille ihmisille. Lisäksi työntekijät voivat helposti seurata ja tarkistaa, toimiiko järjestelmä tehokkaasti. Jos aiot integroida sen organisaatioosi, ota apua yllä mainituista vaiheista.