3 parasta vinkkiä toimistosi muuttamiseksi paperittomaksi

Paperittomaan järjestelmään siirtyminen on hieno askel monille toimistoille nykyään. Se ei ole vain ympäristöystävällinen valinta yrityksellesi, vaan se on myös loistava tapa organisoida ja hoitaa tiettyjä asiakirjoja toimistossa. Tässä on joitain parhaista vinkeistämme siirtymiseen paperittomaan.

Sisällys

• 1 1. Ota se hitaasti
• 2 2. Pidä oikea ohjelmisto valmiina ja odottaa
• 3 3. Päätä, mitä arkistoidaan

1. Ota se hitaasti

Yksi pahimmista asioista, jonka voit tässä tehdä, on suorittaa siirto liian nopeasti. Tämän on oltava mahdollisimman hidasta ja menetelmällistä . Jos olet liian nopea, on olemassa vaara, että jotain voi helposti kadota. Sinun on otettava se hitaasti, jotta voit olla varma, että kaikki on otettu huomioon oikein.

Voit päättää käsitellä muunnososaston osastoittain tai millä tahansa muulla sopivaksi katsomallasi tavalla. Päätät kuitenkin tehdä sen ja varmista, ettei asiakirjaa jää jäljelle. Sinun on varmistettava, että kaikki muunnetaan paperittomaan muotoon. Se voi olla uskomattoman triviaalia, tai se voi olla yksi toimistosi tärkeimmistä tiedostoista. Kaikki ansaitsevat saman huolenpidon ja huomion siirryttäessä paperittomaan järjestelmään.

2. Oikea ohjelmisto on valmiina ja odottaa

Ennen kuin aloitat muuntamisen, sinun on varmistettava, että sinulla on oikea ohjelmisto. Valitsemalla jotain, kuten CAFM-ohjelmistoa , sinulla on kaikki mitä tarvitset varmistaaksesi, että muuntaminen paperikopiosta digitaaliseen kopioon tapahtuu sujuvasti.

Se ei ole niin yksinkertaista kuin muutoksen tekeminen paperittomaksi. Sinun on varmistettava, että sinulla on oikea infrastruktuuri olemassa joidenkin prosessien korvaamiseksi, joita olet ehkä aiemmin käsitellyt paperilla. Varmista, että tämä ohjelmisto on intuitiivinen ja helppokäyttöinen, ja ole valmis kouluttamaan työntekijäsi siihen, jotta siirto sujuisi sujuvasti.

3. Päätä, mitä arkistoidaan

Vain siksi, että olet siirtymässä paperittomaan, ei välttämättä tarkoita, että tuhoat kaikki asiakirjat , jotka siirtyvät uuteen järjestelmään. Vaikka aiot digitoida monia niistä, on joitakin, joista saatat haluta säilyttää myös paperikopiot. Esimerkkejä voivat olla tärkeät sopimukset tai muut vastaavat asiakirjat.

Näiden kanssa on tärkeää, että ne arkistoidaan asianmukaisesti ja arkistoidaan säilytettäväksi. Jos päätät sen sijaan tuhota asiakirjan , varmista, että teet sen oikein – varsinkin jos tiedosto sisältää minkäänlaista arkaluonteista tietoa.

Paperittomaan toimistoon siirtyminen on hieno askel, mutta se vaatii paljon huolellisuutta ja suunnittelua. Käytä aikaa löytääksesi oikea polku ja rytmi yrityksellesi tässä pyrkimyksessä, varsinkin jos aiot edelleen työskennellä normaalisti muuntamisen aikana. Kovalla työllä olet pian valmis ja valmis aloittamaan tämän uuden paperittoman luvun yrityksesi historiassa.