Kuidas kasutada Outlookis ülesandeid koos Microsoft 365-ga tootlikkuse suurendamiseks

Microsoft Outlook on integreeritud ülesannete haldamise tööriistaga To Do, mis aitab teil olla produktiivsem. Siin on, kuidas saate seda kasutada.

• Vaade "Minu päev" võimaldab teil lisada ülesandeid, mida soovite iga päev täita
• Vaade "Oluline" võimaldab lisada olulisi ja kiireloomulisi ülesandeid
• Vaade "Plaanitud" võimaldab teil lisada ülesandeid tulevikuks
• Samuti näete ülesandeid meilidest ja Microsoft Plannerist jaotistega „Teile määratud” ja „Märgitud e-post”

Kui olete Microsoft 365 Personal, Family või Business tellija, võisite Outlooki veebis külgriba vaadates märgata oma postkasti paremas alanurgas väikest linnukest. Kui klõpsate ka lülitit Proovi uut Outlooki, on see link, mis suunab teid proovima eelvaate integreerimist Microsofti uue ülesannete haldamise tööriistaga To Do.

See tööriist on kasulik nii väikeettevõtete omanikele, õpilastele, vanematele kui ka õpetajatele. See võib tõmmata teie olulised märgistatud e-kirjad, näidata kavandatud asju ja isegi tõmmata teie ülesandeid Microsoft Plannerisse. Siin on ülevaade kõigest sellest ja sellest, kuidas saate seda oma tootlikkuse suurendamiseks kasutada.

Minu päev ja ülesanded

Esimene asi, mis jaotises To Do on märgatav, on see, mida tuntakse kui "Minu päev". Minu päev on värske puhas leht, et lisada teatud ülesandeid, mida soovite iga päev täita. Levinud ülesandeid saate käsitsi lisada nupu Lisa ülesanne või saate kuvada ekraani ülaosas oleva lambipirni ikooni abil oma päeva jaoks soovitatud marsruute ja muid üksusi. Soovitused rühmitatakse eilse, hilisema ja varasemate päevade järgi, lähtudes sellest, millal ülesanded arvavad, et peaksite need lisama. Ülesande lisamiseks võite klõpsata ikoonil + või selle lõpetamiseks ringikastil. Muud lehel Minu päev saadaolevad valikud hõlmavad sortimise valikuid. Näete valikuid tähtsuse, tähtpäeva, tähestiku või loomise kuupäeva järgi sortimiseks.

Tähelepanuväärne on ka jaotis "Ülesanded" jaotises Ülesanded. See kuvatakse külgriba allosas ja on teie loend kõigist asjadest, mille olete lisanud kõigist kategooriatest, mida me järgmisena käsitleme.

Tähtis teha

Järgmisena on ülesanded, mida tuntakse kui "Tähtis". Olulised ülesannete hulgas on kogum ülesandeid, mille olete märkinud kiireloomulisteks, näiteks osaleda sellel tähtsal koosolekul, hinnata paberid või isegi anda kassipoegadele süüa. Tänu nende kõrval kuvatavale täheikoonile saavad need visuaalselt rohkem tähelepanu. Olulised ülesanded toimivad siiski nagu teised ülesanded. Pärast selle loomist nupu Lisa ülesanne abil näete loendit ja saate tärniga oluliseks märkida. Saate selle lõpule viia, klõpsates suhtlusringi märkeruudul. Kõigi ülesannete jaotises Ülesanded on ülesande kõrval ka ikoon, mis annab teada, kust see tuli – olgu selleks siis Minu päev või meil.

Plaanis teha

Kolmas valdkond To Do on see, mis on tuntud kui planeeritud. Nagu nimigi ütleb, on planeeritud ülesanded tulevikuülesanded. Neid ülesandeid saate luua ikooni + abil ja seejärel klõpsake nuppu Lisa. Pärast lisamist saate tähtpäeva muuta, paremklõpsates ja valides mõne muu kuupäeva. Traditsiooniline vasakklõps ülesandel annab teile meeldetuletusvalikud, sammud ja muud võimalused erineva kuupäeva määramiseks. Vajadusel saate isegi faile manustada või märkmeid jätta.

Teile määratud ja märgitud e-posti aadress jaotises To Do

Kui teie väikeettevõte või kool on tellinud Microsoft 365 ja kasutab Microsoft Plannerit, on see ülesannete jaotis teie jaoks. Jaotises „Teile määratud” kuvatakse ülesanded, mille juhtkond on teile To Do või Microsoft Planneri kaudu määranud.

Võimalik, et peate seda nägema, klõpsates külgriba hüpikaknas nuppu Loo, et linkida oma Planneri konto funktsiooniga To Do. Pärast seadistamist kuvatakse kõik Planneri ülesanded jaotises Ülesanded. Näete isegi vanu, klõpsates nuppu . . . ja seejärel valige Kuva lõpetatud ülesanded. See on väike vahva funktsioon, mis annab teile hea tootlikkuse tõuke ja annab ülevaate kõikidest ülesannetest, mida peate päevaks lõpetama.

Räägime ka märgistatud meilide jaotisest. Kui olete märgistanud Ourlookis mõne meili, kuvatakse need selles jaotises Ülesanded. Siin saate ülesandel paremklõpsata, et lisada see loendisse "Minu päev", eemaldada tähtsus või muuta tähtaega. Kui klõpsate sellel kaks korda, kuvatakse teile sõnumis sisalduv teave ja saate selle Outlookis avada. Jällegi, see on kena väike otsetee, et vältida olulise leidmiseks mitut asja läbi klõpsamist.

To Do muud aspektid

Oleme käsitlenud funktsiooni To Do põhiaspekte, kuid saate kasutada ka teenuse loendite funktsiooni. Kui lisate ülesande kausta To Do, saate luua selle jaoks loendi. Oletame, et kui ülesanne on poodi minna, saate ülesandel paremklõpsata ja seejärel luua selle jaoks loendi. Loend kuvatakse külgribal ja saate neid lõpetades kontrollida. See on tõesti suurepärane viis keeruliste olukordade haldamiseks, nagu hindamispaberid või isegi asjade inventuur.

Kui leiate, et To Do on kasulik, andke meile allolevates kommentaarides teada. Ja vaadake julgelt meie uudistekeskust , kus räägime teistest Microsoft 365 rakendustest ja teenustest.