Kui tegelete äritegevusega, võib dokumentide haldamine mõnikord olla teie eksistentsi häda. Alates suurtest failidest kuni lugematute e-kirjadeni võib nii suure hulga teabega töötamist olla raske hallata, eriti kui tähtajad lendavad teile erinevatest suundadest.
Probleem on selles, et turul on lihtsalt nii palju tööriistu, mis lubavad teid aidata, kuid toovad rohkem kahju kui kasu. Siin on mõned lihtsad viisid, kuidas dokumente tõhusalt hallata, vähendada stressitaset ja säästa raha.
Sisu
Tõhusa dokumendihalduse eelised
Ülesannete või dokumentide ajakava koostamine, haldamine ja isegi korrastamine on palju tööd. On palju teenusepakkujaid, kes võivad selle teie plaadilt ära võtta, kuid millised on tõhusa dokumendihalduse kasutamise eelised?
Millised on mõned lihtsad toimingud, mis aitavad teil dokumente paremini hallata?
Dokumentide haldamine ei ole lihtne ülesanne. Interneti tulekuga on meie käsutuses nüüd teabetulv ja suhtlemisküllus. Kõik on võrgus, alates filmide allalaadimisest kuni toidukaupade ostmiseni. Seetõttu on dokumentide haldamine muutunud keerulisemaks kui kunagi varem.
Äris igapäevaselt kasutatavate erinevate dokumentide haldamiseks on mitu tööriista/tarkvara. Tavaliste dokumentide jaoks on meil dokumendihaldussüsteem, samas kui lepinguhaldussüsteem sobib kõige paremini konkreetsete dokumentide, näiteks lepingute jaoks. Need lihtsad sammud on aga tõhusad kõigi dokumendivormide puhul.
1. Looge oma failihaldusprotseduur
Paljudel ettevõtetel on palju dokumente, mida nad peavad igal ajal jälgima, kuid neil pole aimugi, kui hästi nad neid jälgivad, rääkimata sellest, mida nendega teha, et vajadusel hõlpsasti juurde pääseda. Esimese asjana peaksid kõik ettevõtjad kehtestama dokumentide haldamise korra.
See saavutatakse konkreetsete juhiste ja protsesside loomisega, mida kavatsete oma dokumendihalduses järgida. Säilitatavate dokumentide hoolikalt selgitamiseks tuleks võtta aega. igapäevaselt nõutavad dokumendid, kui kaua dokumenti säilitada või millal see ära visata.
2. Koostage failiplaan ja ajakava
Dokumentide haldamisel edu saavutamiseks järgige failiplaani ja ajakava. See loob järjepidevuse ja aitab teil oma ettevõttes tootlikumaks saada. Olenemata sellest, kas töötate kliendi jaoks probleemi kallal või saadate kliendile arvet, peaksid kõik need asjad minema kaustadesse. Failid tuleks lisada programmi, mida kasutate dokumentide haldamiseks nii sageli kui võimalik.
3. Korraldage olemasolevad failid
Olemasolevate failide korrastamine on suurepärane viis dokumentide haldamise alustamiseks. Olenemata sellest, kas plaanite tarkvara osta või mitte, on oluline esmalt korrastada olemasolevad dokumendid.
See annab teile aimu, milliseid dokumendihaldussüsteemi komponente soovite ja mida need teie heaks täpselt teevad.
Samuti aitab see teil teada saada, kas vajate tarkvara või saate dokumentide haldamisel lihtsalt pliiatsit ja paberit kasutada.
4. Visake ära aegunud ja üleliigsed failid
Igaühel on tavaliselt arvutis paar faili, mis on aegunud või pole enam vajalikud. Kahjuks kipuvad need failid kogunema suurel hulgal. On äärmiselt oluline, et vabaneksite vanematest versioonidest ja uuriksite, kuhu on üleliigsed koopiad salvestatud . Samuti on oluline vältida samade failide ikka ja jälle salvestamist.
5. Tehke plaanid ladustamiseks ja kõrvaldamiseks
Dokumentide korrektseks haldamiseks peate kindlaks määrama, mis on oluline ja mida saab teatud aja möödudes ajutiselt arhiveerida. Seetõttu peaksite plaanima ladustamise ja kõrvaldamise, et teie dokumendid ei vedeleks lihtsalt.
6. Tagada regulaarne hooldus
Oluline on regulaarselt hooldada oma äridokumente, nagu omandiõigused ja lepingute dokumendid. Need dokumendid kipuvad kiiresti kuhjuma ja seetõttu oleks neid raske vajaduse korral leida. Seetõttu on vajalik organiseeritud süsteem teie äridokumentide haldamiseks.
Kuna peaaegu kõik töötavad tänapäeval arvutiga ja mobiiltelefonide arv kasvab, on hästi korraldatud ja turvalise dokumendihalduse tähtsus ülimalt oluline. Kuid teie failide haldamine on asi, millega me kõik kokku puutume. Tähtis on õigete tööriistade olemasolu ja teie teabe ohutu salvestamine.
Te ei pruugi isegi aru saada, kui lihtne on teavet kaotada või et salvestate seda praegu vales kohas. Saadaval on palju erinevaid haldustööriistu , mis aitavad teil faile õigesti salvestada. Seetõttu tasub sellel ettevõtte kasvades silma peal hoida, et olla kindel, et tegelete oma ettevõtte kõigi aspektidega tõhusalt, sealhulgas failidega.
Kas olete kunagi kulutanud aega Facebooki postituse loomisele, kuid ei leidnud mustandit? Siit leiate kõik vajalikud teadmised, et Facebooki mustandite leidmine oleks lihtne ja mugav.
Internetis navigeerimine tundub sageli nagu reis teadmiste piiritusse ookeani, kus teie lemmikveebisaidid ja -veebilehed on tuttavad
Kasutage Microsoft Edge Dropi ja jagage hõlpsalt faile ja sõnumeid seadmete vahel, järgides neid algajasõbralikke samme.
Vaadake, kui lihtne on arvutis ja Android-seadmes Google Mapsis marsruute salvestada ja jagada. Vaadake neid algajasõbralikke samme.
Funktsiooniga seotud probleemide lahendamiseks ja kasutamata vahelehtede uuesti laadimise vältimiseks lülitage Google Chrome'is mälusäästja välja.
Kas otsite elujõulist võimalust veebisaidi hostimiseks? Siit saate teada, mis vahe on pühendatud serveri ja jagatud hostimisserveri vahel.
Google Chromesi inkognito režiim on mugav funktsioon, mis võimaldab teil sirvida Internetti ilma sirvimisajalugu salvestamata. Siiski üks puudus
Mulle meeldib oma naabreid lõbustada, muutes oma WiFi-võrgu erinevate naljakate nimede vastu. Kui otsite ideid naljaka WiFi-nime jaoks, siis siin
Sügav linkimine on populaarsust koguv kasutajate ümbersuunamise tehnika. Siit leiate teavet sügava linkimise kohta, et kasutada seda oma veebisaidi või rakenduse liikluse suurendamiseks.
AR on meelelahutuse, töö või äri jaoks Internetis järgmine suur asi. Õppige üksikasjalikult AR-pilve, et saada teadlikuks kasutajaks.
