Kuidas kasutada Microsoft Teamsi vahetusfunktsiooni töötundide, ajakavade ja muu haldamiseks

Siin on ülevaade sellest, kuidas saate Microsoft Teamsiga alustada, et hallata enda ja teie töötaja töötunde ja ajakavasid.

Avage rakendus Shifts, otsides seda saidilt … Rohkem rakendusi Teamsi külgribal.

Kontrollige, kas teie juht on määranud teile ajakava või vahetuse. Kui ei, paluge neil see seadistada.

Mänedžerid saavad nihkeid seadistada, luues esmasel vahetuste käivitamisel meeskonna ajakava

Juhid saavad klõpsata nuppu "Lisa inimesi gruppi", et lisada töötajatele vahetusi ja ajakavasid

Seejärel saavad juhid lisada konkreetse aja. märkmed ja muu teave vahetuste kohta.

Seejärel saab vahetusi meeskonnaga jagada, klõpsates nupul Jaga meeskonnaga

Töötajad saavad seejärel vahetuste kaudu taotleda vaba aega, sisse- ja väljalülitamist ning palju muud

Kui teie IT-administraator on selle lubanud , võite märgata Microsoft Teamsi vahetuskogemust. See on ajakava haldamise tööriist, mis on mõeldud juhtidele ja esmatasandi töötajatele (kes on need inimesed, kes puutuvad otse kokku klientide või üldsusega). See sisaldub Teamsi plaanides ilma lisatasuta ja asendab ka Microsofti vana personalikeskuse kogemust. .

Kuid see pole mõeldud ainult esmatasandi töötajatele. Vahetustega saavad juhid koostada ajakavasid, vahetada vahetusi, luua rühmi, esitada puhkeaja taotlusi ja isegi pidada kella. See funktsioon võib olla väikeettevõtete jaoks üsna kasulik, kuna see on Microsoft Teamsi kogemuse jaoks tugevalt optimeeritud. Siin on põhjalik ülevaade sellest, kuidas saate sellega alustada, et hallata enda ja teie töötaja töötunde ja ajakavasid.

Rakenduse Shifts avamine ja uute vahetuste haldamise alustamine

Alustamiseks peate avama rakenduse Shifts. See on sisse ehitatud Teamsi vasakusse serva. Kui te seda seal ei näe, peate klõpsama ... Rohkem rakendusi ja leidke see loendist. Kui olete seal, näete teile käesolevaks nädalaks määratud vahetuste loendit. Kui seal midagi pole, peate laskma halduril või administraatoril määrata teile vahetuse või paluma neil see rakenduse kaudu lisada.

Arutleme kohe, kuidas juhid või administraatorid saavad seda järgmisena teha, kuid pidage meeles, et need järgmised sammud on tavaliselt mõeldud ainult halduritele või neile, kellel on õiged administraatoriõigused. Haldurid saavad vahetustes ajakava luua ainult siis, kui nad on määratud Office 365 meeskonna omanikuks . Kõigil teistel on endiselt juurdepääs vahetustele, kuid neil on ainult võimalus näha oma nädala vahetust või hallata vaba aega ja muid taotlusi.

Kui olete haldur ja teil on õiged õigused , soovite vahetuse loomise jätkamiseks valida lehe meeskondade loendist Loo. Kui valite Loo, palutakse teil valida vahetuse jaoks ajavöönd. Kui töötate globaalselt, nagu meie siin Blog.WebTech360-s, võiksite valida ajavööndi, millest kõik aru saavad. Microsoftist kirjutades kasutame Vaikse ookeani ajavööndit, kus asub Redmondi osariigis Seattle'is asuv ettevõte.

Seejärel võiksite anda Teamsile ajakava koostamiseks aega. Kui olete lõpetanud, palutakse teil ringkäik teha. See näitab, kuidas saate meeskonnaliikmeid lisada, vahetusi luua ja palju muud. Nendega tutvume järgmistes osades.

Kuidas juhid saavad luua vahetusi ja ajakavasid

Juhid ja need, kellel on õiged Office 365 õigused, saavad Microsoft Teamsi vahetustega luua töötajatele vahetusi ja ajakavasid. Seda saab teha, klõpsates nuppu "Lisa inimesi gruppi". See ikoon kuvatakse ekraani paremas servas inimese pildina. Saate vahetusse ja ajakavasse lisada kedagi, kui tal on teie Office 365 plaani alusel kehtiv profiil.

Kui keegi on gruppi "lisatud", saate luua tema jaoks vahetuse. Selleks tehke lihtsalt topeltklõps nende nädala ajakava tühjal pesal. Vaikimisi jagatakse see ajakava nädalapäevadeks. Sealt saate topeltklõpsata konkreetsel päeval ja sisestada konkreetse vahetuse üksikasjad. See hõlmab algus- ja lõpuaegu, konkreetse teema (või tegevuse) värvi, mõningaid märkusi selle kohta, milleks vahetus on ette nähtud. Samuti saate lisada spetsiifilisemaid tegevusi, mida ei kata, klõpsates nuppu Lisa tegevus.

Kui see on tehtud, saab vahetuse lisada ajakavasse, klõpsates nuppu Salvesta. Saate alati tagasi minna ja üksikasju redigeerida, paremklõpsates ajakavas ja valides Muuda nihutust. Kui soovite selle ka teisele päevale kopeerida (mida me teeme, kuna meil on siin Blog.WebTech360-s palju sarnaseid kirjutamisnihkeid), saate paremklõpsata, valida Kopeeri ja seejärel paremklõpsata kohta, kus soovite nihutada ja valida Kleebi. 

Kui soovite ajakava veidi kohandada, saate sisestada nime või täiendavaid üksikasju vahetuste kohal olevasse kasti. Saate lisada ka mõned märkmed jaotisesse Päevamärkmed, et anda endale täiendavat teavet.

Samuti saate luua avatud vahetusi, klõpsates ala Avatud vahetused. See võimaldab teil luua "tasuta" vahetusi enne, kui määrate need oma teistele liikmetele. Kui loote avatud vahetuse, saate selle määrata meeskonnaliikmetele. Klõpsake lihtsalt selle all olevat ... ja valige Määra avatud vahetus. 

Samuti on olemas lisajuhtelemendid vaate filtreerimiseks liikmete järgi, praeguse vaate printimiseks või vaate muutmiseks vahetuste, saadavuse või rühmade alusel. Vajadusel saate isegi muuta päeva-, nädala- või kuuvaateks.

Vahetuste jagamine oma meeskonnaga

Kui vahetus on loodud, ei muutu see ametlikuks ega ilmu teie töötaja Teamsi versioonis enne, kui seda jagatakse. Seda saate teha, klõpsates ekraani paremas ülanurgas lillat nuppu Jaga meeskonnaga. See annab teile täiendavaid juhtelemente selle kohta, kuidas seda meeskonnaliikmetega jagada. Näete mõningaid valikuid päevade valimiseks, mida soovite meeskonnaliikmetega jagada. Valige vabalt vahemik, mida soovite kaasata. Need on ka märkeruudud, mis teavitavad kogu meeskonda (kõik on ajakavas loetletud) või ainult mõjutatud inimesi (inimesed, kellele te just määrasite vahetused).

Puhkuse ja muude soovide haldamine või tegemine

Loodud vahetus ja ajakavad, teie Teamsi kasutajatel ja töötajatel on uued võimalused oma ajakava nägemiseks, kui klõpsate Teamsi jaotisel Vahetused. Lisaks ajakava vaatamisele võivad nad taotleda ka vaba aega ja esitada muid taotlusi. Selleks klõpsate ekraani paremas ülanurgas ikooni, mis on küsimärgiga kella kujuline.

Kasutajad saavad esitada vaba aja taotluse ja seejärel kontrollida selle olekut. Samuti võivad nad selle vajaduse korral tühistada. Samuti võivad nad taotleda oma vahetuse vahetamist või teha pakkumise teise vastu. Seal on kena kasutajaliides, mis võimaldab neil valida põhjuse, jätke selle kohta märge, nagu ülaltoodud.

Halduri või administraatorina peate need taotlused heaks kiitma. Seda saate teha, klõpsates vahetuste all vahekaardil Taotlused. Näete seda jaotises Toimub. Seejärel saate seda kontrollida ekraani paremas servas. Saate selle heaks kiita või tagasi lükata, nagu me eespool jätsime. Kui kinnitate end halduriks, teavitatakse kasutajat sellest.

Kellaaja seadistamine vahetuses

Meeskondade vahetuste viimane aspekt, mida me käsitleme, on kellaaeg. See ajakella valik võimaldab teie töötajatel mobiilseadmeid kasutades sisse ja välja lülitada. Haldurina saate seadistada ka valikulise asukohatuvastuse. See tuvastab, kus töötajad sisenevad ja väljuvad. Neid seadeid saab igal ajal muuta või eemaldada, klõpsates vahekaardil Seaded jaotises Vahetused in Teams. Selle seadistamiseks näete seal nuppu Alusta seadistamist.

Teie töötajad saavad oma iOS- või Android-mobiilseadmetes kasutada Microsoft Teamsi ajakella. Kui nad sellel klõpsavad, saavad nad kella peale tulla ja seejärel pausi ajaks kellalt välja tulla, külastades uuesti Teamsi rakendust. Neil on ka võimalus see kinnitada. Seejärel saate selle eksportida Exceli arvutustabelina ja vaadata seda ning laadida alla kella sisse- ja väljalülitamise aruande sama ajakella jaotise kaudu, mida eespool mainisime.

Kuidas te Shiftsi kasutate?

Nagu näete, on Shifts in Teams üsna terviklik lahendus. Kui teil pole juurdepääsu palgaarvestusteenustele, nagu ADP, saab seda kasutada töötundide jälgimiseks ja palju muud. Seda on ka lihtne seadistada ja sellega harjumine ei võta liiga kaua aega. Kas leidsite, et juhend oli kasulik? Andke meile allolevates kommentaarides teada ja olge sel nädalal kindlasti kursis Blog.WebTech360ga, kui sukeldume vahetuste kogemustesse sügavamale.