Nende viie parima praktika abil saate Microsoft Teamsi koosolekutel eksperdiks

Mida rohkem aega Teamsis veedate, seda olulisem on proovida kõiki teenuses saadaolevaid funktsioone maksimaalselt ära kasutada. Siin on ülevaade mõnest neist funktsioonidest ja Teamsi parimatest tavadest.

Hägustage oma taust või kasutage taustapilte:  see aitab kaitsta teie privaatsust koosolekute ajal, rõhutades ainult teie nägu.

Parema kogemuse tagamiseks kasutage peakomplekti: see aitab tagada koosoleku ajal parima heli- ja mikrofonikvaliteedi.

Planeerige oma koosolekud ajastamisassistendiga: see tagab, et teie ja teie töökaaslased olete samal lehel ja et ei esine ajakavaga seotud konflikte.

Tehke koosolekumärkmeid Teamsi koosoleku märkmete funktsiooniga: see sisseehitatud Teamsi funktsioon aitab teil vältida erinevate programmide vahel žongleerimist.

Salvestage oma koosolekud: see võimaldab teil oma töökaaslase loal saada koosolekust koopia edaspidiseks kasutamiseks.

Nüüd rohkem kui kunagi varem veedate tõenäoliselt rohkem aega Microsoft Teamsi koosolekutel. Mida rohkem aega Teamsis veedate, seda olulisem on aga proovida kõiki teile saadaolevaid funktsioone maksimaalselt ära kasutada, et saaksite sujuva kogemuse. Siin on ülevaade mõnest neist funktsioonidest ja parimatest tavadest, mida kasutada, et saaksite Microsoft Teamsi koosolekutel eksperdiks.

1. harjutus: hägustage taust või kasutage taustapilte

Meie loendi esimene parim tava on praeguses olukorras kõige ilmsem ja populaarseim. See tähendab, et saate meeskonnas tausta hägustada või taustapilte kasutada .

Selle parima tava abil saate koosoleku pidada peaaegu kõikjal ja varjata kõike, mis teie ümber taustal toimub. Tõepoolest, tänu funktsioonile paneb Teams rõhku ainult teie näole ja peidab kõik muu. Pange tähele, et see kasutab tehisintellekti ja töötab ainult inimestega. Seega võiksite olla veidi ettevaatlik, kui teie karvased sõbrad on taustal.

Teamsis on tausta hägundamiseks või taustapildi kasutamiseks mitu võimalust. Seda saate teha enne koosolekut või koosoleku ajal.

Enne koosolekut soovite liitumiskuval klõpsata oma videovoo all PC-mikrofoni ja kõlarite vasakul asuval ruuduruudul. Sealt näete taustaseadete valikut. Saate valida esimese, mis ütleb Blur. Või kui soovite teistsugust tausta, saate valida ühe loendist. Teie voog muutub soovitud taustaks ja kui olete lõpetanud, saate taustaseadete akna sulgeda X-i abil.

Koosoleku ajal tausta hägustamiseks klõpsake koosoleku akna ülaosas kolmel punktil ( . . . ). Seejärel klõpsake seal nuppu Rakenda taustaefektid. Seejärel saate valida loendist ühe ja klõpsake nuppu Rakenda. 

2. harjutus: parema kogemuse saamiseks kasutage peakomplekti

Järgmiseks on tava, mida teie töökaaslased võivad hinnata: peakomplekti kasutamine . Selle praktikaga saavutate Teamsis kvaliteetsema kõne. Te ei pea muretsema selle pärast, et töökaaslased teid ei kuule või teie ei kuule neid. Siit saate teada, kuidas saate selle Teamsis seadistada.

Peakomplekti kasutamiseks koos Teamsiga veenduge, et see oleks kas Bluetoothi ​​või kõrvaklappide pesa kaudu ühendatud või teie seadmega ühendatud. Pärast ühenduse loomist peate veenduma, et Teams on peakomplekti jaoks õigesti konfigureeritud. Jällegi, saate seda teha kahel viisil: kas enne koosolekut liitumiskuval või koosoleku ajal menüü kaudu.

Enne koosolekut saate sätteid konfigureerida, klõpsates oma videovoo all nuppu PC Mic and Speakers. Kui olete seda teinud, näete hüpikakna Seadme sätted. Vaadake kindlasti jaotisi Kõlar ja mikrofon. Klõpsake allanoolt ja valige loendist nii kõlari kui ka mikrofoni jaoks kõrvaklapid. Seejärel sulgege aken tähega X.

Koosoleku ajal saate peakomplekti kasutada, klõpsates ekraani ülaosas kolmel punktil ( . . . ) ja valides Seadme sätted. Sealt saate valida samad sätted, mida eespool kirjeldasime. Kui olete lõpetanud, sulgege aken tähega X.

Väärib märkimist, et ka siin saate kasutada proovikõne funktsiooni, et kõik toimiks vahetult enne koosolekule suundumist.

3. praktika: pange oma koosolekud ajakavasse

Üks halvimaid asju koosolekute juures on see, et need kokku tõmmatakse viimasel minutil või sekundil. Seetõttu soovitame parima tavana oma koosolekuid ajastada ja viimistleda. Seda saate teha Microsoft Teamsi ajastamisabilisega. Siin on ülevaade selle kasutamisest.

Kõigepealt klõpsake Teamsi külgribal kalendriikooni. Sealt klõpsake ülaosas vahekaarti Planeerimisabi. Sellel vahekaardil saate oma töökaaslaste saadavuse alusel koosolekut planeerida. Saate lisada asukohti, osalejaid ja palju muud. Osalejate lisamisel kuvatakse teie töökaaslased kas saadaolevate mittesaadavate või tundmatutena. Assistent tõmbab selle täitmiseks teavet teie töökaaslase Outlooki kalendrist. Näete ajakava vaadet, mis näitab nende juba kavandatud koosolekuid lillas. Kõigile sobiva aja leidmiseks saate sirvida ka päevi ja tunde.

Sellega on seotud võimalus jagada koosoleku päevakorda. Saate seda teha nii, et teie töökaaslased ja kõik koosolekul osalejad oleksid samal lehel. Võrgukoosoleku loomisel näete seda koostamiskastis. Saate oma päevakava siia lisada ja see kuvatakse kutsemeilis.

4. harjutus: tehke koosoleku märkmeid

Mis juhtub, kui olete keset tähtsat koosolekut, kuid vajate märkmete tegemiseks võimalust? Arvate, et peate kasutama Microsoft Wordi või mõnda muud programmi, kuid kas teadsite, et Teamsil on ka oma koosolekumärkmete funktsioon ?

See on üks meie teistest Teamsi koosolekute parimatest tavadest. Põhjus, miks? Märkmed salvestatakse koosoleku enda osana ja need võivad teiega kõikjale kaasas olla ning salvestatakse hilisemaks või töökaaslastega jagamiseks.

Funktsiooni kasutamiseks liituge koosolekuga nagu tavaliselt ja seejärel klõpsake nuppu (... ) rohkem toiminguid ja seejärel nuppu Koosoleku märkmed. Seejärel peaksite nägema koosoleku märkmete akent. Sealt soovite klõpsata käsul Tee märkmeid. See annab teile täieliku juurdepääsu vormindamise tööriistaribale, kus on paksus kirjas, kaldkirjas, esiletõstmine ja mõned muud asjad, millega olete Microsoft Wordis harjunud. Uue jaotise saate luua ka nupu (+) abil.

Kui koosolek on lõppenud, pääsete vestlusest oma märkmetele juurde. Peaks olema valik Näita märkmeid täisekraanil. Märkmete vaatamiseks klõpsake seda.

5. praktika: salvestage oma koosolekud (loomulikult loal!)

Meie parimate tavade loendi viimane osa on koosoleku salvestamine Teamsis. Üks halvimaid asju koosolekutel on see, kui peate pidevalt paluma oma töökaaslastel asju ikka ja jälle korrata, kuna te ei saanud seda maha ega märkmeid teha. Noh, kui teil on koosolekute kõigi osapoolte nõusolek, saate koosoleku otse salvestada, nagu see juhtub, et tagada koosoleku koopia hiljem viitamiseks.

Koosoleku salvestamiseks võite klõpsata ekraani ülaosas kolmel punktil ( . . . ) ja seejärel nupul Alusta salvestamist. Sealt näete lahtiütlemist, et koosolekut salvestatakse. Võite seda ignoreerida, see on ainult teie töökaaslase turvalisuse huvides. Kui koosolek on lõppenud ja olete valmis lõpetama, võite klõpsata samal menüül ja valida Stop Recording.

Kui salvestamine on lõppenud, saate meili, mis teavitab teid, et see on Microsoft Streamis saadaval. Saate sellele juurdepääsuks klõpsata meili lingil ja isegi faili alla laadida, et saaksite seda võrguühenduseta vaadata.

Vaadake meie teisi näpunäiteid

Kuigi selle artikli keskmes on mõned Teamsi koosolekute parimad tavad, on Microsoft Teamsi kohta palju rohkem teada. Viimastel kuudel oleme Teamsi süvenenud. Teemad hõlmavad kuidas käivitada Rohkete võistkonnad , kuidas kasutada Bots , hallata märguandeid , ja palju muud. Lisateabe saamiseks vaadake meie uudistekeskust siit ja andke meile teada, kui teil on Teamsi nippe ja näpunäiteid, kirjutades meile alloleva kommentaari.