Πώς να εκτυπώσετε ετικέτες από το Excel χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας MS Word

ΠότεΧρειάζεται να εκτυπώσετε ετικέτες για να στείλετε ευχές Χριστουγέννων, γάμους και άλλες κάρτες πρόσκλησης για εκδηλώσεις στο σπίτι; Θέλετε να εκτυπώσετε μαζικά διευθύνσεις αποστολής για τον ιστότοπο ηλεκτρονικών αγορών σας; Διαβάστε αυτό το άρθρο για να μάθετε πώς να εκτυπώνετε ετικέτες από το Excel χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word.

Το Microsoft Excel είναι μια εξαιρετική εφαρμογή για τη δημιουργία μεγάλων βάσεων δεδομένων για επαγγελματικές ή προσωπικές επαφές. Ωστόσο, δεν είναι τόσο φιλικό προς το χρήστη όταν πρόκειται για εκτύπωση αποστολής ή άλλων ετικετών σε χαρτιά ετικετών.

Μπορείτε να δημιουργήσετε με μη αυτόματο τρόπο κελιά τύπου ετικέτας στο Excel και να γράψετε περιεχόμενο σε αυτό με μη αυτόματο τρόπο. Θα μπορούσατε να κάνετε αυτήν τη χειρωνακτική εργασία για λίγες ετικέτες, αλλά όταν χρειάζεται να στείλετε κάρτες, προσκλήσεις και εμπορεύματα σε εκατοντάδες παραλήπτες, η χειρωνακτική εργασία δεν αποτελεί επιλογή.

Ως εκ τούτου, πρέπει να μάθετε πώς να εκτυπώνετε ετικέτες από το Excel χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft word διαβάζοντας αυτό το άρθρο μέχρι το τέλος. Θα εξερευνήσετε επίσης μερικές έξυπνες συμβουλές στο τέλος!

Τρόπος εκτύπωσης ετικετών στο Excel: Προετοιμασία εργασίας

Η διαδικασία εκτύπωσης ετικετών διευθύνσεων από το Excel ή εκτύπωσης ετικετών αλληλογραφίας από το Excel περιλαμβάνει τη διασταυρούμενη συμβατότητα αρχείων Excel με το Word. Επομένως, πρέπει να κάνετε τις ακόλουθες προσαρμογές στο Word εάν εκτυπώνετε ετικέτες στο Word χρησιμοποιώντας λίστες επαφών του Excel:

• Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Word στον υπολογιστή ή στο Mac σας.
• Κάντε κλικ στο Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές .
• Κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους στο παράθυρο Επιλογές του Word.
• Κάντε κύλιση προς τα κάτω μέχρι να δείτε την ενότητα Γενικά .

Επιβεβαιώστε τη μετατροπή μορφής αρχείου στο άνοιγμα

• Εκεί, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο Επιβεβαίωση μετατροπής μορφής αρχείου στο άνοιγμα .
• Πατήστε OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να βγείτε από το παράθυρο Επιλογές του Word.

Για να μπορέσετε να εκτυπώσετε τις ετικέτες, πρέπει να ελέγξετε εάν η δυνατότητα Συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word υποστηρίζει την ετικέτα ή όχι. Η Microsoft συγκέντρωσε τις προδιαγραφές αυτοκόλλητων ετικετών από κορυφαίους προμηθευτές της εφαρμογής. Δείτε πώς μπορείτε να δείτε τη λίστα και τον κωδικό εγγράφου για αυτοκόλλητα ετικετών:

• Κάντε κλικ στην καρτέλα Αλληλογραφία στο μενού κορδέλας του Word.
• Επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ετικέτες από την  αναπτυσσόμενη λίστα .
• Θα εμφανιστεί τώρα το παράθυρο διαλόγου Επιλογές ετικέτας.

Επιλέξτε προμηθευτή ετικέτας αλληλογραφίας και κωδικό προϊόντος στο Word Mail Merge

• Στην ενότητα Πληροφορίες ετικέτας , θα πρέπει να δείτε τη λίστα προμηθευτών ετικετών και αριθμών προϊόντων .
• Επιλέξτε το όνομα του προμηθευτή χαρτιού στην ετικέτα και τον κωδικό προϊόντος. Θα βρείτε τις λεπτομέρειες στη συσκευασία των χαρτιών ετικετών που αγοράσατε.
• Κάντε κλικ στο OK για να εφαρμόσετε τις αλλαγές σε αυτό το έργο εκτύπωσης ετικετών.

Εάν δεν βλέπετε το όνομα προμηθευτή ετικέτας στην παραπάνω λίστα, μπορείτε να εισαγάγετε μη αυτόματα τις προδιαγραφές του. Έτσι, το Word θα συγχρονιστεί κατάλληλα με τον εκτυπωτή, ώστε να μπορείτε να εκτυπώνετε τις ετικέτες διευθύνσεων, τις ετικέτες αλληλογραφίας και τις ετικέτες αποστολής χωρίς κόπο.

Για να δημιουργήσετε μια νέα διαμόρφωση ετικέτας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

• Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα ετικέτα στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ετικέτας .

Δημιουργία νέας διαμόρφωσης ετικέτας στο Mail Merge

• Τώρα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο αρχείο διαμόρφωσης.
• Στη συνέχεια, προσαρμόστε τις παραμέτρους όπως επάνω περιθώριο, πλευρικό περιθώριο, ύψος ετικέτας, πλάτος ετικέτας, μέγεθος σελίδας κ.λπ.
• Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Αυτό είναι! Μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε το έγγραφο Mail Merge Word, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε αργότερα ή να το ανακτήσετε εάν διακοπεί η τροφοδοσία κατά τη διάρκεια της εργασίας σας.

Πώς να εκτυπώσετε ετικέτες από το Excel: Προετοιμάστε τη λίστα επαφών

Τώρα, πρέπει να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από την οποία το εργαλείο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word μπορεί να αντλήσει το όνομα, τη διεύθυνση και άλλες λεπτομέρειες του παραλήπτη. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε τη λίστα επαφών του Excel για αυτό το έργο:

• Ανοίξτε ένα νέο κενό φύλλο εργασίας στο Excel.
• Αποθηκεύστε το ως Λίστα Επαφών Ετικέτες αποστολής ή οποιοδήποτε άλλο όνομα θέλετε.
• Ξεκινήστε τη συμπλήρωση δεδομένων από την επάνω γωνία του φύλλου εργασίας χωρίς να αφήνετε κενά κελιά σε γραμμές ή στήλες.

Πώς να εκτυπώσετε ετικέτες από το Excel Προετοιμάστε τη λίστα επαφών

• Πληκτρολογήστε κεφαλίδες στηλών που θα εντοπίσει και θα χρησιμοποιήσει το εργαλείο Συγχώνευση αλληλογραφίας του Word στην επιλογή Πεδία αντιστοίχισης.
• Κάτω από αυτήν την κεφαλίδα στήλης, πληκτρολογήστε τα κατάλληλα δεδομένα.
• Είναι καλύτερο να εισαγάγετε ένα αρχείο CSV (τιμές διαχωρισμένες με κόμματα) από οποιαδήποτε εφαρμογή επαφών και στη συνέχεια να το μορφοποιήσετε στο Excel προσθέτοντας τις κεφαλίδες στηλών.
• Κάντε διπλό κλικ στην καρτέλα του φύλλου εργασίας στο κάτω μέρος της εφαρμογής Excel και μετονομάστε την σε Λίστα επαφών ή οποιοδήποτε άλλο όνομα θα θυμάστε.
• Μόλις τελειώσετε, αποθηκεύστε ξανά ολόκληρο το αρχείο Excel.

Πώς να εκτυπώσετε ετικέτες από το Excel: Χρησιμοποιήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word

Μόλις είναι έτοιμη η βάση δεδομένων του Excel για τις διευθύνσεις αποστολής, μεταβείτε στο αρχείο Word όπου αποθηκεύσατε μια μορφή ετικέτας που ταιριάζει με το φυσικό χαρτί στο οποίο θα εκτυπώσετε τις ταχυδρομικές διευθύνσεις. Τώρα που το αρχείο ετικετών συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι ανοιχτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

• Στην ενότητα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας της καρτέλας Συγχώνευση αλληλογραφίας , επιλέξτε Επιλογή παραληπτών .
• Επιλέξτε την επιλογή Χρήση υπάρχουσας λίστας από την αναπτυσσόμενη λίστα.
• Θα ανοίξει το αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου Επιλογή πηγής δεδομένων .
• Μεταβείτε στο αρχείο Excel όπου αποθηκεύσατε τη λίστα επαφών σας.

Εισαγάγετε τη λίστα επαφών στο Mail Merge για τον τρόπο εκτύπωσης ετικετών διευθύνσεων από το Excel

• Επιλέξτε το αρχείο και μετά κάντε κλικ στο Άνοιγμα .
• Τώρα, πρέπει να δείτε το παράθυρο Επιλογή πίνακα .
• Αυτό το παράθυρο εμφανίζει όλα τα φύλλα εργασίας που είναι διαθέσιμα στο αρχείο Excel που μόλις εισαγάγατε.
• Επιλέξτε το φύλλο εργασίας όπου δημιουργήσατε τη λίστα επαφών.
• Σε αυτό το σεμινάριο, είναι το φύλλο εργασίας Λίστα επαφών . Κάντε κλικ στο OK για να συνεχίσετε.
• Τώρα, θα πρέπει να βλέπετε τα αυτοκόλλητα ετικετών ως Επόμενη εγγραφή .

Η διάταξη των αυτοκόλλητων ετικετών

• Το πρώτο αυτοκόλλητο ετικέτας θα είναι κενό. Είναι εντάξει.

Τώρα που συμπληρώσατε τις σειρές και τις στήλες της ετικέτας στο Word Mail Merge, η αποστολή σας είναι να εισαγάγετε πραγματικά δεδομένα από τη βάση δεδομένων της λίστας επαφών στο Excel. Για να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία, δοκιμάστε τα παρακάτω βήματα:

• Λαμβάνοντας υπόψη ότι βρίσκεστε στην καρτέλα "Αλληλογραφία", κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία λίστας παραληπτών .

Η λίστα πίνακα παραληπτών

• Δείτε τον πίνακα των επαφών και τις διευθύνσεις τους. Δείτε αν υπάρχουν προβλήματα.
• Εάν όλα φαίνονται καλά στον παραπάνω πίνακα, κάντε κλικ στο OK .

Πώς να εκτυπώσετε ετικέτες από το Excel Χρησιμοποιήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word

• Τώρα, κάντε κλικ στο Εισαγωγή Πεδίου Συγχώνευσης στο μενού Εγγραφή & Εισαγωγή Πεδίων του εργαλείου Συγχώνευση αλληλογραφίας .
• Θα εμφανιστεί μια αναπτυσσόμενη λίστα με όλες τις κεφαλίδες στηλών που βρίσκονται στη βάση δεδομένων της λίστας επαφών του αρχείου Excel που εισαγάγατε.
• Κάντε κλικ στην επιλογή Τίτλος .
• Πατήστε Shift + Enter .
• Στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στο Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και επιλέξτε Όνομα .
• Πατήστε Shift + Enter και επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα μέχρι να έχετε όλες τις κεφαλίδες στηλών στο αυτοκόλλητο ετικέτας στην επάνω αριστερή γωνία.
• Μπορείτε να προσαρμόσετε διάφορα στοιχεία του εργαλείου αυτοκόλλητων ετικετών.
• Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και επιλέξτε το κείμενο ή τα κείμενα στην ετικέτα για να εφαρμόσετε επιλογές μορφοποίησης όπως τύπος γραμματοσειράς, μέγεθος γραμματοσειράς, χρώμα, χρώμα επισήμανσης και ούτω καθεξής.
• Μόλις όλα φαίνονται σωστά, επιστρέψτε στην καρτέλα Αποστολή .

Ενημερώστε τις ετικέτες για να συμπληρώσετε δεδομένα για ετικέτες στη συγχώνευση αλληλογραφίας

• Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί Ενημέρωση ετικετών .
• Αυτό θα συμπληρώσει δεδομένα για όλες τις ετικέτες στη σελίδα.

Κάντε κλικ στην Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για τον τρόπο εκτύπωσης ετικετών από το Excel χρησιμοποιώντας συγχώνευση αλληλογραφίας του Word

• Τώρα, απλώς κάντε κλικ στην Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να εμφανίσετε τα πραγματικά δεδομένα στις ετικέτες.

Όταν δημιουργείτε διευθύνσεις αλληλογραφίας ή ετικέτες αποστολής στο Mail Merge χρησιμοποιώντας λίστες επαφών από το Excel, μην εισάγετε πάρα πολλά στοιχεία στις ετικέτες. Θα γεμίσει τις ετικέτες. Επιλέξτε εξαρτήματα που είναι απολύτως απαραίτητα για την επιτυχή παράδοση ενός πακέτου.

Πώς να εκτυπώσετε ετικέτες από το Excel: Εκτύπωση εγγράφου

Μέχρι στιγμής, δημιουργήσατε τις ετικέτες με επιτυχία σε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Τώρα, ήρθε η ώρα να το εκτυπώσετε ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

• Βγάλτε όλα τα χαρτιά από τον εκτυπωτή σας.
• Τοποθετήστε το φυσικό αυτοκόλλητο χαρτί ετικέτας στον τροφοδότη χαρτιού του εκτυπωτή.
• Επιστρέψτε στη σελίδα ετικετών στο Word και πατήστε Ctrl + P . Αυτή είναι η εντολή εκτύπωσης.
• Τώρα, προσαρμόστε τις ρυθμίσεις εκτύπωσης από το αριστερό παράθυρο πλοήγησης.
• Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι ρυθμίσεις εκτύπωσης αντικατοπτρίζουν τις κατάλληλες συνθήκες εκτύπωσης, όπως ο εκτυπωτής, οι ρυθμίσεις, το μέγεθος χαρτιού, τα περιθώρια κ.λπ.
• Κάντε κλικ στην εκτύπωση για να ξεκινήσει η εκτύπωση των ετικετών στο χαρτί εκτύπωσης ετικετών.

Φοβερός! Μόλις εκτυπώσατε μερικές όμορφες διευθύνσεις αποστολής ή ετικέτες αλληλογραφίας για προσωπική ή επαγγελματική χρήση.

Πώς να εκτυπώσετε ετικέτες από το Excel: Συχνές ερωτήσεις

Υπάρχει τρόπος να εκτυπώσετε ετικέτες διευθύνσεων από το Excel;

Ναί! Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων λίστας επαφών στο Excel. Μπορείτε να δημιουργήσετε στήλες όπως Όνομα, Διεύθυνση, Ταχυδρομικός Κώδικας, Χώρα, Αριθμός τηλεφώνου, Πολιτεία κ.λπ., και στη συνέχεια να συμπληρώσετε δεδομένα κάτω από αυτές τις κεφαλίδες στηλών.

Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να εισαγάγετε αυτήν τη βάση δεδομένων στο Word Mail Merge για να δημιουργήσετε ετικέτες διευθύνσεων χρησιμοποιώντας το εργαλείο δημιουργίας ετικετών στο Mail Merge. Ακολουθήστε τα βήματα που αναφέρονται παραπάνω σε αυτό το άρθρο για να ανακαλύψετε τις ακριβείς κινήσεις.

Πώς μπορώ να δημιουργήσω ετικέτες από το Excel στο Word;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word για να εισαγάγετε δεδομένα λίστας επαφών από ένα φύλλο Excel. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό δημιουργίας ετικετών στην καρτέλα Αλληλογραφία του Word για να δημιουργήσετε ετικέτες και να συμπληρώσετε δεδομένα από το Excel. Η εντολή Insert Merge Field θα σας βοηθήσει να προσθέσετε πεδία στην ετικέτα.

Πώς εκτυπώνω πολλές ετικέτες σε μία σελίδα;

Η εκτύπωση ετικετών αλληλογραφίας από το Excel χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word θα σας επιτρέπει πάντα να εκτυπώνετε ετικέτες σε αριθμούς όπως 10, 20, 30 κ.λπ., ανά σελίδα. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιλέξετε τους κατάλληλους αριθμούς προϊόντων και προμηθευτές ετικετών στο πλαίσιο διαλόγου Πληροφορίες ετικέτας.

συμπέρασμα

Έτσι, τώρα ξέρετε πώς να εκτυπώνετε ετικέτες από το Excel χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word.

Το κρίσιμο μέρος αυτής της διαδικασίας είναι η χρήση της κατάλληλης σελίδας αυτοκόλλητων ετικετών πριν από τη συμπλήρωση των δεδομένων ετικετών στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Εάν επιλέξετε λάθος χαρτί, μπορεί να καταλήξετε να σπαταλήσετε το φυσικό χαρτί εκτυπώνοντας μη ευθυγραμμισμένες ετικέτες.

Όταν δεν είστε βέβαιοι για τον πωλητή χαρτιού και τον κωδικό προϊόντος, δημιουργήστε πάντα ένα νέο χαρτί ετικέτας πριν ακολουθήσετε ολόκληρη τη διαδικασία.

Νομίζετε ότι έχω χάσει οποιονδήποτε άλλο τρόπο εκτύπωσης ετικετών διευθύνσεων από το Excel, αναφέρετε τη μέθοδο και τη διαδικασία της στο παρακάτω πλαίσιο σχολίων.

Στη συνέχεια,  πώς να συνδυάσετε δύο στήλες στο Excel .