Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook: 3 καλύτερες μέθοδοι

Πάντα υπάρχει λόγος να στέλνεις email σε διάφορα άτομα. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook.

Ως χρήστης του Outlook, ίσως χρειαστεί να στείλετε σημαντικά επίσημα ή προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλά άτομα. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η αποστολή email μεμονωμένα θα χρειαστεί περισσότερο χρόνο και προσπάθεια.

Μπορείτε να ρυθμίσετε μια λίστα διανομής στο Outlook και να εξαλείψετε την ταλαιπωρία της προσθήκης πολλαπλών διευθύνσεων email στο πεδίο Προς.

Αλλά πρώτα, ας μάθουμε περισσότερα για τη λίστα διανομής και τη σημασία της.

Τι είναι μια λίστα διανομής στο Outlook;

Η λίστα διανομής είναι μια λίστα επαφών ή διευθύνσεων email που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη διανομή ή την αποστολή email σε όλες.

Επομένως, είναι μια ομάδα διευθύνσεων email που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να στείλετε ένα email. Αυτές οι λίστες αναφέρονται επίσης σε διαφορετικές εκδόσεις του Outlook ως Λίστα Επαφών και Ομάδα Επαφών.

Εάν έχετε μια λίστα διανομής, θα εμφανιστεί στη λίστα επαφών και στο βιβλίο διευθύνσεών σας.

Γιατί χρειάζεστε μια λίστα διανομής στο Outlook;

Η αποστολή ενός email σε διάφορα άτομα μπορεί να είναι δύσκολη, ειδικά αν είστε μέλος ενός οργανισμού με εκατοντάδες ή χιλιάδες υπαλλήλους.

Η λίστα διανομής αυτοματοποιεί αυτό το κοσμικό και επαναλαμβανόμενο έργο της προσθήκης διευθύνσεων email μεμονωμένα όποτε θέλετε να στείλετε ένα email σε μια ομάδα ατόμων.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τη λίστα μία φορά και να τη χρησιμοποιήσετε για χρόνια, εκτός εάν ορισμένοι υπάλληλοι εγγραφούν ή αποχωρήσουν από τον οργανισμό ή την ομάδα.

Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε απρόσκοπτα τη λίστα διανομής για να τη διατηρήσετε ενημερωμένη. Επιπλέον, μια λίστα διανομής σάς βοηθά να αποφύγετε την κατά λάθος προσθήκη κάποιου ως παραλήπτη του email σας.

Διαφορά μεταξύ λίστας διανομής, ομάδας διανομής και ομάδας επαφών

Θα διαπιστώσετε ότι όροι όπως λίστα διανομής και ομάδα επαφών χρησιμοποιούνται εναλλακτικά στο οικοσύστημα της Microsoft ή του Outlook.

Αν και αυτά σημαίνουν το ίδιο πράγμα, η λίστα διανομής χρησιμοποιείται στις παλαιότερες εκδόσεις της εφαρμογής Outlook.

Μερικοί άνθρωποι μπορεί επίσης να χρησιμοποιούν όρους όπως ομάδα διανομής και λίστα επαφών για να αναφέρονται στη λίστα διανομής.

Στην περίπτωση των συνδρομών του Office 365, οι λίστες διανομής προορίζονται για ολόκληρο τον οργανισμό.

Εκτός από την κεντρική διαχείριση, αυτές οι λίστες λαμβάνουν email από το email του οργανισμού αντί για την προσωπική διεύθυνση email.

Αντίθετα, οι ομάδες επαφών μπορούν να δημιουργηθούν σε έναν προσωπικό λογαριασμό email του Outlook.

Δημιουργία λίστας διανομής στο Outlook από την εφαρμογή Web

Κατά την πρόσβαση στο Outlook από την εφαρμογή Ιστού, μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε μια λίστα επαφών ή μια λίστα διανομής:

• Ανοίξτε το Outlook στο πρόγραμμα περιήγησης ιστού και κάντε κλικ στο εικονίδιο Άτομα .
• Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο New contact για να επιλέξετε τη λίστα New contact .

• Ένα αναδυόμενο παράθυρο θα εμφανιστεί στην οθόνη.
• Πρέπει να εισαγάγετε ένα όνομα για τη λίστα.
• Προσθέστε τις διευθύνσεις email όλων των ατόμων που θέλετε να συμπεριλάβετε σε αυτήν τη λίστα διανομής.
• Εάν θέλετε, μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια περιγραφή.

• Κάντε κλικ στην επιλογή Τέλος και μόλις δημιουργήσατε μια λίστα διανομής του Outlook .
• Όταν στέλνετε email στην ομάδα, προσθέστε το όνομα της ομάδας στο πεδίο Προς .

Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook Desktop

Ακόμα κι αν έχετε μια εφαρμογή Outlook στα Windows σας, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής γνωστή ως Ομάδα Επαφών. Ακολουθούν τα γρήγορα βήματα για να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής του Outlook εκεί:

• Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook και επιλέξτε την καρτέλα Άτομα .
• Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος Νέα επαφή .

• Επιλέξτε Ομάδα Επαφών .
• Θα δείτε ένα νέο παράθυρο για αυτήν την ομάδα ή τη λίστα.
• Στο πεδίο Όνομα , προσθέστε το όνομα της λίστας.
• Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη μέλους .

• Επιλέξτε από πού ( Επαφές του Outlook, Βιβλίο διευθύνσεων, Επαφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ) θέλετε να προσθέσετε άτομα σε αυτήν την ομάδα.
• Επιλέξτε κάποιον και κάντε κλικ στο κουμπί Μέλη για να τον προσθέσετε στη λίστα.
• Για να επιλέξετε πολλά άτομα ταυτόχρονα, πατήστε το πλήκτρο Ctrl ενώ επιλέγετε όλα τα ονόματα.

• Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο της Ομάδας Επαφών .
• Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να εφαρμόσετε αλλαγές.

Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook για Mac

Η λειτουργία λίστας διανομής του Outlook είναι επίσης διαθέσιμη για χρήστες Mac. Έτσι, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook Mac με αυτά τα βήματα:

• Ανοίξτε το Outlook για Mac και επιλέξτε Άτομα .
• Επιλέξτε Νέα λίστα επαφών στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
• Εκχωρήστε ένα όνομα στη λίστα.
• Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και πληκτρολογήστε τα πρώτα γράμματα του ονόματος της επαφής που θέλετε να συμπεριλάβετε.
• Επιλέξτε αυτό το όνομα για να το προσθέσετε.
• Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email για να προσθέσετε κάποιον που δεν βρίσκεται στη λίστα επαφών.
• Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο όταν όλα τα ονόματα προστεθούν με επιτυχία.

συμπέρασμα

Τώρα που ξέρετε πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook, μπορείτε να στέλνετε απρόσκοπτα τα email σας σε πολλά άτομα.

Είτε χρησιμοποιείτε Windows είτε Mac, ακολουθώντας τα βήματά μας θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής του Outlook.

Μπορείτε να σχολιάσετε για να μοιραστείτε την εμπειρία σας με τη ρύθμιση μιας λίστας διανομής στο Outlook. Αφού δημιουργήσετε μια λίστα, μπορεί να θέλετε να κάνετε κοινή χρήση της λίστας επαφών με έναν άλλο χρήστη του Outlook.