Πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel για να αποφύγετε ελαττωματικά δεδομένα

Είδατε το κυκλικό σφάλμα αναφοράς σε ένα φύλλο Excel και αναρωτιέστε αν το φύλλο εργασίας είναι κατεστραμμένο; Εμπιστέψου με! Δεν είστε ο πρώτος που αντιμετωπίζει αυτό το σφάλμα του Excel. Εκατοντάδες και χιλιάδες χρήστες του Excel αντιμετωπίζουν κυκλικά σφάλματα αναφοράς κάθε μέρα. Μην ανησυχείς! Δείτε πώς μπορείτε να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel και να τις επιλύσετε.

Ως άπληστος χρήστης του Excel, σπάνια πληκτρολογείτε τα ίδια δεδομένα σε πολλά κελιά. Αντίθετα, εισάγετε ένα σύνολο δεδομένων από την πηγή και χρησιμοποιείτε την αναφορά κελιών για να δημιουργήσετε τύπους. Έτσι, δημιουργείτε ένα δυναμικό υπολογιστικό φύλλο.

Όταν κάποιος αλλάζει τις τιμές κελιών των αναφορών κελιών, το φύλλο εργασίας ενημερώνεται αυτόματα. Αυτό ονομάζεται αυτοματοποίηση ανάλυσης δεδομένων και οι αναλυτές δεδομένων λατρεύουν να παίζουν με αναφορές κυψελών.

Ωστόσο, το πρόβλημα εμφανίζεται όταν πληκτρολογείτε σκόπιμα ή κατά λάθος τη διεύθυνση του κελιού όπου εκτελείτε έναν υπολογισμό αυτήν τη στιγμή. Ή, όταν δημιουργείτε πολλούς τύπους σε όλο το φύλλο εργασίας, ένα κελί που περιέχει έναν τύπο εμφανίζεται έμμεσα σε έναν άλλο τύπο.

Σε τέτοιες και πολλές άλλες παρόμοιες καταστάσεις λαμβάνετε το κυκλικό σφάλμα αναφοράς στο Excel. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε τι είναι η κυκλική αναφορά, τους λόγους της, γιατί να την αποφύγετε και κυρίως πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel για να απαλλαγείτε οριστικά από αυτές τις ανωμαλίες.

Τι είναι μια κυκλική αναφορά στο Excel;

Το Excel αντιμετωπίζει ένα κυκλικό σφάλμα αναφοράς όταν βλέπει ότι μία ή πολλές συναρτήσεις του φύλλου εργασίας αναφέρονται πίσω στη διεύθυνση κελιού όπου δημιουργήθηκαν οι συναρτήσεις τους.

Μπορεί να σας ακούγεται μπερδεμένο, οπότε σκεφτείτε πόσο σοβαρό μπορεί να είναι για την εφαρμογή Excel. Εν ολίγοις, δεν θέλετε ποτέ να βάλετε τη διεύθυνση κελιού σε έναν τύπο όπου τη δημιουργείτε. Δείτε το ακόλουθο παράδειγμα για μια οπτική διευκρίνιση:

Προσπαθείτε να πολλαπλασιάσετε το 10 από το κελί Β1 και να βάλετε το αποτέλεσμα στο ίδιο το κελί Β1 .

Τώρα, στο παραπάνω σενάριο, εάν απλώς πατήσετε OK , το Excel θα κλείσει το σφάλμα και θα εμφανίσει το μηδέν ως το υπολογισμένο αποτέλεσμα. Αυτό είναι απλώς ένα απλό παράδειγμα.

Τι είναι η κυκλική αναφορά στο Excel

Τώρα, φανταστείτε ότι υπάρχουν εκατοντάδες τύποι σε ένα φύλλο εργασίας τήρησης βιβλίων, σε φύλλο εργασίας προγραμματισμού οικονομικών, μισθοδοσία εργαζομένων, φύλλο εργασίας πληρωμής προμηθευτή κ.λπ.

Θα εμπιστευτείτε τα ελαττωματικά δεδομένα που υπολογίζονται από το Excel λόγω του κυκλικού σφάλματος αναφοράς και αυτό με τη σειρά του θα επηρεάσει την επιχειρηματική ή επαγγελματική σας λήψη αποφάσεων.

Επιπλέον, η κυκλική αναφορά μπορεί να μειώσει σημαντικά την ταχύτητα των υπολογισμών εντός της εφαρμογής Excel. Σε σοβαρές περιπτώσεις, το ίδιο το σφάλμα μπορεί να προκαλέσει εξαιρετικά αργή απόδοση και στον υπολογιστή, εάν δεν αντιμετωπιστεί αμέσως.

Ωστόσο, εάν εργάζεστε σε προηγμένους τύπους Excel όπου το μοντέλο δεδομένων σας απαιτεί ενδιάμεσες εισόδους από την κυκλική αναφορά για να συνεχίσει με μια μακρά λειτουργία, ίσως χρειαστεί να τη χρησιμοποιήσετε. Στην πραγματικότητα, το Excel σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε αυτήν τη μέθοδο υπολογισμού όταν είναι απαραίτητο.

Για παράδειγμα, σε μονάδες παραγωγής ενέργειας, όπως οι ανεμόμυλοι, πρέπει να υπολογίσετε την ανακυκλωμένη ενέργεια εξόδου από ένα κλάσμα της εισερχόμενης ενέργειας. Εναλλακτικά, σε ένα χημικό εργοστάσιο, οι μηχανικοί χρησιμοποιούν το στέλεχος εξόδου ως είσοδο για τον ίδιο ή άλλο λέβητα ή δοχείο επεξεργασίας. Τέτοιοι μηχανικοί υπολογισμοί υψηλού επιπέδου απαιτούν πράγματι κυκλικές αναφορές για επαναληπτικούς υπολογισμούς.

Πότε βλέπετε το σφάλμα κυκλικής αναφοράς στο Excel;

Μιλώντας ξεκάθαρα, το κυκλικό αναδυόμενο παράθυρο αναφοράς δεν είναι μήνυμα σφάλματος. Είναι ένας τρόπος για το Excel να σας ενημερώσει ότι αντιμετώπισε κυκλική αναφορά σε έναν ή πολλούς τύπους και ότι μπορεί να επηρεάσει τον αλγόριθμο υπολογισμού και την απόδοσή του.

Για να αποφύγετε τυχόν ζημιές που προκαλούνται από κυκλικές αναφορές σε τύπους Excel, πρέπει να γνωρίζετε πότε εμφανίζονται και πότε όχι. Βρείτε παρακάτω τις περιπτώσεις:

• Σε οποιοδήποτε ανοιχτό φύλλο εργασίας ή βιβλίο εργασίας, δημιουργείτε έναν τύπο και εισάγετε την κυκλική αναφορά για πρώτη φορά.
• Εσείς ή κάποιος άλλος αφαιρέσατε όλες τις κυκλικές αναφορές από το αρχείο Excel και το αποθηκεύσατε. Τώρα, πάλι εσείς ή κάποιος άλλος χρήστης εισάγετε μια κυκλική αναφορά στο ίδιο αρχείο.
• Κλείσατε όλα τα ανοιχτά βιβλία εργασίας. Τώρα, ανοίξτε ένα διαφορετικό βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε έναν τύπο που περιέχει μια κυκλική αναφορά.

Πότε βλέπετε το σφάλμα κυκλικής αναφοράς στο Excel

• Μόλις ανοίξατε ένα βιβλίο εργασίας που στο παρελθόν περιείχε μία ή πολλές κυκλικές αναφορές. Θα δείτε την προειδοποίηση.
• Μόλις το Excel σας εμφανίσει το προειδοποιητικό μήνυμα κυκλικής αναφοράς μία φορά και κάνετε κλικ στο OK , δεν θα εμφανίζεται πλέον το ίδιο αναδυόμενο παράθυρο στην ίδια περίοδο λειτουργίας, ακόμα κι αν συνεχίσετε να δημιουργείτε περισσότερους τύπους με κυκλική αναφορά.

Επομένως, πρέπει να αναζητήσετε προσεκτικά τις παραπάνω περιπτώσεις για να λάβετε κυκλικές προειδοποιήσεις αναφοράς και να τις επιλύσετε εάν δεν αναζητάτε επαναληπτικούς υπολογισμούς.

Τύποι κυκλικών αναφορών στο Excel

Εάν θέλετε να μάθετε πώς να βρίσκετε κυκλικές αναφορές στο Excel, πρέπει να κατανοήσετε τους τύπους τους. Επειδή η εύρεση και η εξάλειψη κυκλικών αναφορών στο Excel δεν είναι μια αυτοματοποιημένη εργασία. Βρείτε παρακάτω τους συνήθεις τύπους αυτού του σφάλματος:

Ένα παράδειγμα χρήσης κυκλικής αναφοράς

• Οι προβλεπόμενες κυκλικές αναφορές εμφανίζονται όταν τις χρησιμοποιείτε σκόπιμα για επαναληπτικούς υπολογισμούς. Για παράδειγμα, πρέπει να εισαγάγετε μια χρονική σήμανση σε ένα άλλο κελί όταν κάποιος εισάγει μια τιμή σε ένα αναφερόμενο κελί χρησιμοποιώντας πτητικές και λογικές συναρτήσεις όπως IF, OR, SUMIF κ.λπ.

Μη σκόπιμη κυκλική αναφορά στο Excel

• Μη σκόπιμη κυκλική αναφορά όταν προσπαθείτε να εργαστείτε σε έναν τύπο του Excel πιο γρήγορα και ανατρέχετε κατά λάθος στο κελί που περιέχει τον τύπο. Για παράδειγμα, πρέπει να εφαρμόσετε τη συνάρτηση SUM από το κελί A1 στο A9 και να φέρετε το αποτέλεσμα στο κελί A10 . Αλλά κατά λάθος, πληκτρολογείτε τον τύπο ως εξής στο κελί A10:

=SUM(A2:A10)

• Οι κρυφές κυκλικές αναφορές είναι εκείνες που δεν εμφανίζουν προειδοποιητικά μηνύματα όταν δημιουργείτε έναν τύπο ή ανοίγετε το φύλλο εργασίας για πρώτη φορά. Συμβαίνει επειδή κάποιος επέτρεψε τον επαναληπτικό υπολογισμό στο αρχείο Excel.

Παράδειγμα έμμεσης κυκλικής αναφοράς

• Οι έμμεσες κυκλικές αναφορές είναι επίσης δημοφιλείς και εμφανίζονται όταν δημιουργείτε έναν νέο τύπο σε οποιοδήποτε κελί, για παράδειγμα, το κελί A1 , και αυτός ο νέος τύπος θα χρησιμοποιούσε μια άλλη συνάρτηση σε άλλο κελί, όπως το κελί B1 , το οποίο ήδη χρησιμοποιεί το κελί A1 ως αναφορά .

Τώρα που καταλάβατε τα βασικά των κυκλικών αναφορών στο Excel, ας μάθουμε πώς μπορείτε να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel παρακάτω:

Πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel: Από τη γραμμή κατάστασης

Με την προϋπόθεση ότι η δυνατότητα επαναληπτικού υπολογισμού είναι απενεργοποιημένη, μπορείτε να δείτε τις ακόλουθες ειδοποιήσεις σχετικά με κυκλικές αναφορές στη γραμμή κατάστασης του Excel:

• Κυκλικές αναφορές: C3  (ή οποιαδήποτε άλλη αναφορά κελιού) όταν βρίσκεστε σε ένα φύλλο εργασίας που περιέχει κυκλικό τύπο στο βιβλίο εργασίας.

Εμφάνιση κυκλικών αναφορών στη γραμμή κατάστασης του Excel

• Θα βλέπετε μόνο τις κυκλικές αναφορές εάν βρίσκεστε σε ένα φύλλο εργασίας που δεν περιέχει κανένα, αλλά το βιβλίο εργασίας έχει μερικούς από αυτούς τους κυκλικούς τύπους.

Πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel: Χρησιμοποιώντας τον έλεγχο σφαλμάτων

Είναι ο καλύτερος τρόπος για να ελέγξετε για κυκλικές αναφορές σε ένα βιβλίο εργασίας ή φύλλο εργασίας. Εδώ είναι τα βήματα που πρέπει να γνωρίζετε:

• Ανοίξτε ένα φύλλο εργασίας που υποψιάζεστε ότι περιέχει κυκλικούς τύπους.
• Κάντε κλικ στο μενού Τύποι στην κορδέλα του Excel.

Χρησιμοποιήστε τον έλεγχο σφαλμάτων για Πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel

• Στην ομάδα εντολών Έλεγχος τύπου , κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Έλεγχος σφαλμάτων  .
• Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την επιλογή Κυκλικές αναφορές για να δείτε όλες τις διαθέσιμες παρουσίες σε όλα τα φύλλα εργασίας.
• Επιλέξτε κάθε παρουσία και το Excel θα εντοπίσει αυτόματα αυτά τα κελιά.

Πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel: Από το Formula Tracing

Εάν δεν βρίσκετε τη μέθοδο ελέγχου σφαλμάτων αρκετά αποτελεσματική για τον εντοπισμό μεγάλου αριθμού τύπων με κυκλικές αναφορές, μπορείτε να δοκιμάσετε αυτά τα βήματα για να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο ανίχνευσης τύπων:

• Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί αναφοράς ή το κελί που περιέχει τον τύπο.
• Μεταβείτε στην καρτέλα Τύποι στο μενού κορδέλας του Excel και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Trace Precedents .
• Το Excel θα επισημάνει τα κελιά που επηρεάζουν το αποτέλεσμα του τύπου στο τρέχον κελί με βέλη.

Χρησιμοποιήστε την ανίχνευση τύπων για Πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel

• Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Trace Dependents για να ανακαλύψετε κελιά που επηρεάζονται από την τιμή της επιλεγμένης αναφοράς κελιού.
• Εάν το Excel δεν εμφανίζει σφάλματα αφού κάνετε κλικ στις παραπάνω εντολές, δεν υπάρχουν κυκλικές αναφορές στο φύλλο εργασίας σας.
• Επαναλάβετε τα βήματα σε όλα τα φύλλα εργασίας για να ελέγξετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας.

Αυτή η μέθοδος είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν οι επαναληπτικές δυνατότητες υπολογισμού είναι ενεργές στο φύλλο εργασίας του Excel.

Πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel: Χρησιμοποιώντας τις επιλογές του Excel

• Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο στην κορδέλα του Excel και, στη συνέχεια, ανοίξτε τις Επιλογές του Excel από την πλαϊνή γραμμή που εμφανίζεται.
• Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel , επιλέξτε το μενού Τύποι από την πλαϊνή γραμμή και, στη συνέχεια, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου για Ενεργοποίηση επαναληπτικού υπολογισμού .

Πώς να απενεργοποιήσετε τον επαναληπτικό υπολογισμό στο Excel

• Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
• Τώρα, το βιβλίο εργασίας ή το φύλλο εργασίας θα σας εμφανίσει αυτόματα την κυκλική προειδοποίηση αναφοράς.
• Εάν δεν εμφανίζεται αμέσως, αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας, κλείστε το και ανοίξτε το ξανά για να δείτε την προειδοποίηση.
• Μόλις δείτε την προειδοποίηση, ελέγξτε τη γραμμή κατάστασης του Excel για να μάθετε ποιο κελί βρίσκεται στην κυκλική αναφορά.

Πώς να επιλύσετε κυκλικές αναφορές στο Excel

Ο σίγουρος τρόπος για να διορθώσετε ένα ή πολλά κυκλικά σφάλματα αναφοράς στο Excel είναι η μη αυτόματη επεξεργασία κάθε τύπου που τον περιέχει. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να επιλύσετε τόσο τυχαίες όσο και έμμεσες κυκλικές αναφορές στο Excel.

Πώς να επιλύσετε κυκλικές αναφορές στο Excel

Ένας άλλος εύκολος τρόπος είναι να αφαιρέσετε τον τύπο από το τρέχον κελί και να τον τοποθετήσετε κάπου αλλού μέσα στο ίδιο φύλλο εργασίας.

Πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στα Φύλλα Google (Μέθοδος μπόνους)

Όπως το Excel, τα Φύλλα Google δεν επιτρέπουν καμία κυκλική αναφορά σε έναν ή περισσότερους τύπους, εάν δεν έχετε ενεργοποιήσει τη δυνατότητα επαναληπτικού υπολογισμού. Ως εκ τούτου, τα Φύλλα Google θα εμφανίσουν αμέσως το #REF! σφάλμα στο κελί που περιέχει έναν κυκλικό τύπο.

Φύλλα Google Πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές

Επομένως, μπορείτε απλά να επιλέξετε όλα τα κελιά που περιέχουν το #REF! προειδοποίηση για εύρεση και επίλυση κυκλικών παραπομπών στα Φύλλα Google.

Εγκύκλιες αναφορές του Excel: Τελικές λέξεις

Έτσι, τώρα γνωρίζετε όλα τα μυστικά για το πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο που σας αρέσει και αφαιρέστε όλες τις κυκλικές αναφορές για να διασφαλίσετε ότι δεν θα μπερδευτείτε από αναξιόπιστα δεδομένα από μια αναφορά του Excel ή έναν μαθηματικό πίνακα εργαλείων.

Στη συνέχεια, τα  καλύτερα πρότυπα ημερολογίου Excel για κάθε έτος  και τα  καλύτερα πρότυπα προϋπολογισμού του Excel .