Η επικοινωνία και οι ουσιαστικές αλληλεπιδράσεις είναι αυτά που κάνουν έναν οργανισμό πιο αποτελεσματικό. Χωρίς την αλληλεπίδραση των μελών, ο σχετικός χώρος εργασίας δύσκολα μπορεί να προσφέρει ευνοϊκή επιχειρηματική απόδοση. Ωστόσο, οι επικοινωνίες και η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των εργαζομένων απαιτούν ένα μέσο, το οποίο μπορεί να εκπληρώσει τον σκοπό της αποτελεσματικής οργανωτικής επικοινωνίας, καθώς και της ανταλλαγής κρίσιμων δεδομένων και χρήσιμων ενημερώσεων. Αρκετοί οργανισμοί χρησιμοποιούν πελάτες άμεσων μηνυμάτων όπως το WhatsApp και το Skype Chat για να βοηθήσουν τα μέλη τους να επικοινωνούν μεμονωμένα σε ομάδες. Ωστόσο, πολλοί από αυτούς δεν αντιλαμβάνονται τους κινδύνους που θέτουν σε έναν οργανισμό τα προγράμματα-πελάτες άμεσων μηνυμάτων που φιλοξενούνται στο Διαδίκτυο και τις σχετικές πληροφορίες που μοιράζονται σε αυτές τις εφαρμογές πελάτη άμεσων μηνυμάτων τρίτων που φιλοξενούνται σε εξωτερικούς διακομιστές.
Για την αντιμετώπιση αυτών των ζητημάτων, είναι σημαντικό οι οργανισμοί να βρουν έναν τρόπο να προστατεύσουν τόσο τα οργανωσιακά τους δεδομένα και τις πληροφορίες των εργαζομένων τους όσο και άλλα ευαίσθητα αρχεία και πληροφορίες που μοιράζονται στον προτιμώμενο πελάτη συνομιλίας τους. Ας δούμε πώς ένας εσωτερικός πελάτης άμεσων μηνυμάτων μπορεί να είναι μια καλύτερη και πιο ασφαλής λύση για τη διευκόλυνση της άμεσης επικοινωνίας μεταξύ των μελών σε έναν χώρο γραφείου.
Σε τι διαφέρουν οι Instant Messengers από τις εφαρμογές άμεσων μηνυμάτων τρίτου μέρους;
Πηγή εικόνας: Canadian Business
Τα προγράμματα-πελάτες άμεσων μηνυμάτων τρίτων όπως το Hangouts, το WhatsApp και το Skype σάς επιτρέπουν να επικοινωνείτε και να μοιράζεστε πληροφορίες προσφέροντάς σας ένα μέσο μεταφοράς μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη. Αυτό το μέσο είναι τα κέντρα δεδομένων του σχετικού πελάτη άμεσων μηνυμάτων, όπου αποθηκεύονται όλα τα δεδομένα και οι συνομιλίες που μοιράζεστε στην εφαρμογή. Βασικά, όλα τα αρχεία που μοιράζεστε, οι οργανωτικές στρατηγικές που συζητάτε και όλες οι πληροφορίες που μεταβιβάζετε χρησιμοποιώντας αυτόν τον πελάτη συνομιλίας μεταφέρονται στους διακομιστές του προγράμματος-πελάτη άμεσων μηνυμάτων και αποθηκεύονται εκεί με τη μορφή βάσης δεδομένων.
Αυτό θέτει αυτές τις πληροφορίες σε κίνδυνο κλοπής και αεροπειρατείας. Μια άλλη ανησυχία που εγείρεται από πολλούς αναθεωρητές είναι ότι τα δεδομένα θα πρέπει να περάσουν από τα δημόσια δίκτυα και στο Διαδίκτυο, κανείς δεν μπορεί να πει με βεβαιότητα ότι αυτά τα δεδομένα δεν θα υποκλαπούν από χάκερ και αδιάκριτες κυβερνήσεις, οι οποίοι ενδέχεται να τα χρησιμοποιήσουν κατάχρηση.
Από την άλλη πλευρά, οι εσωτερικές εφαρμογές πελάτη άμεσων μηνυμάτων λειτουργούν μόνο για τον χώρο του γραφείου σας. Σε αντίθεση με τους διακομιστές εφαρμογών πελάτη άμεσων μηνυμάτων τρίτων, οι εσωτερικοί άμεσοι αγγελιοφόροι συνδέονται μόνο στο δίκτυο του γραφείου σας. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα που μοιράζονται μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη σε τέτοιες εφαρμογές πελάτη άμεσων μηνυμάτων μεταδίδονται μέσω του διακομιστή, ο οποίος είναι εγκατεστημένος στην τοποθεσία εργασίας σας. Αυτό σας επιτρέπει να διατηρείτε τα κοινόχρηστα δεδομένα στον οργανισμό σας σε έναν αξιόπιστο διακομιστή, ο οποίος δεν είναι συνδεδεμένος σε δημόσιο δίκτυο.
Πρέπει να διαβάσετε: -
Πελάτες άμεσων μηνυμάτων (IM): Γιατί δεν είναι κατάλληλες... Οι εφαρμογές άμεσων μηνυμάτων βρίσκονται σε όλο τον Ιστό και στα κινητά μας τηλέφωνα, διευκολύνοντας την επικοινωνία. Αλλά πόσο καλά αυτά τα IM...
Πώς λειτουργούν οι πελάτες άμεσων μηνυμάτων εσωτερικού;
Η διαδικασία είναι σχεδόν η ίδια με τους διακομιστές πελάτη IM τρίτων, αν και με μικρές διαφορές. Πρώτον, ο διακομιστής συνομιλίας εδώ βρίσκεται στον δικό σας χώρο γραφείου αντί για την εταιρεία κατόχου κάποιας άλλης εφαρμογής άμεσων μηνυμάτων τρίτων. Αυτό καθιστά εσάς ή οποιοδήποτε διορισμένο άτομο στη διαχείριση IT του οργανισμού σας, τον ελεγκτή-διαχειριστή του εσωτερικού πελάτη συνομιλίας σας. Τώρα, για να χρησιμοποιήσει την εφαρμογή πελάτη άμεσων μηνυμάτων, ο ενδιαφερόμενος χρήστης θα λάβει ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης που δημιουργείται ειδικά (τα οποία μπορούν να αλλάξουν αργότερα).
Μόλις εισαχθεί ο κωδικός πρόσβασης, ο εσωτερικός διακομιστής θα φορτώσει απευθείας τον λογαριασμό του χρήστη με τη λίστα των μελών που εργάζονται στον οργανισμό, η οποία θα σχηματίσει την εξατομικευμένη λίστα φίλων στο γραφείο. Η υπόλοιπη διαδικασία είναι ακριβώς η ίδια. Ο αποστολέας πληκτρολογεί ένα μήνυμα, το οποίο μεταδίδεται στον εσωτερικό διακομιστή και στη συνέχεια μεταφέρεται στον παραλήπτη. Και όλα αυτά γίνονται σε δευτερόλεπτα, ώστε να μην πιάνετε ποτέ ολόκληρη τη μετάδοση, επιτρέποντάς σας έτσι να δίνετε και να λαμβάνετε άμεσες απαντήσεις.
——————–>
Η εσωτερική εφαρμογή πελάτη άμεσων μηνυμάτων που λειτουργεί σε έναν εσωτερικό διακομιστή συνδεδεμένο σε ιδιωτικό δίκτυο σάς επιτρέπει να διατηρείτε τα δεδομένα σας εντός των τειχών της τοποθεσίας εργασίας σας. Αλλά αυτό δεν είναι το μόνο που σας προσφέρει ένα instant messenger.
Ποια πλεονεκτήματα προσφέρουν οι πελάτες άμεσων μηνυμάτων που φιλοξενούνται στο σπίτι έναντι εφαρμογών πελάτη άμεσων μηνυμάτων τρίτων
Γιατί πρέπει ένας οργανισμός να χρησιμοποιεί έναν εσωτερικό πελάτη άμεσων μηνυμάτων έναντι ενός εύκολα και ελεύθερα διαθέσιμου άμεσου αγγελιοφόρου τρίτου μέρους; Ακολουθεί μια λίστα με όλα τα θετικά σημεία που θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε γιατί οι αγγελιοφόροι τρίτων, παρά τις δυνατότητες που προσφέρουν, δεν είναι κατάλληλοι για οργανισμούς:
1. Η κοινή χρήση πληροφοριών γίνεται ασφαλέστερη
Οι πληροφορίες πακέτων που μοιράζεστε σε μια εσωτερική εφαρμογή πελάτη συνομιλίας με τη μορφή εικόνας ή εγγράφου μεταδίδονται μόνο μέσω του δικτύου γραφείου και αποθηκεύονται σε έναν διακομιστή εκεί πριν μεταδοθούν στον δέκτη. Δεδομένου ότι τα δεδομένα που μοιράζεστε παραμένουν εντός του δικτύου και των διακομιστών σας και δεν ανήκουν σε τρίτες εταιρείες, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την πιθανότητα μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης ή κατάχρησης πληροφοριών.
Πρέπει να διαβάσετε: -
Clash of Instant Messaging Titans: WhatsApp v/s Snapchat Το WhatsApp έχει να κάνει με τα γραπτά μηνύματα και το Snapchat σάς επιτρέπει να μοιράζεστε διασκεδαστικές ιστορίες με τους φίλους σας. Εδώ είναι μερικά πλεονεκτήματα και...
2. Εσείς, ως Ιδιοκτήτης, έχετε τον έλεγχο και την παρακολούθηση των κοινών πληροφοριών
Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, σίγουρα δεν θα θέλατε κανείς να χειριστεί σωστά τα δεδομένα του οργανισμού ή να μοιραστεί μη εξουσιοδοτημένα αρχεία μέσω συνομιλίας. Δεν μπορείτε να υποθέσετε τίποτα από αυτή την άποψη σε έναν πελάτη άμεσων μηνυμάτων τρίτου μέρους. Ωστόσο, η χρήση ενός instant messenger που εκτελείται σε διακομιστή γραφείου θα σας επιτρέψει να ελέγχετε τακτικά τις πληροφορίες και τα δεδομένα που κοινοποιούνται συνεχώς μέσω της εφαρμογής. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τη διάδοση ρητορικής μίσους και ανήθικης επικοινωνίας εντός του οργανισμού.
3. Προτιμώμενη διαχείριση βάσεων δεδομένων
Πηγή εικόνας: MitchJ
Αντί να αφήσετε τη βάση δεδομένων του διακομιστή σας συγκεντρωμένη από όλη τη δραστηριότητα του προγράμματος-πελάτη άμεσων μηνυμάτων σε μια εταιρεία τρίτου μέρους, ένας εσωτερικός αγγελιοφόρος θα σας επιτρέψει να διατηρήσετε αυτήν τη βάση δεδομένων εντός των εγκαταστάσεων του γραφείου. Στη συνέχεια, μπορείτε να ζητήσετε από τα παιδιά πληροφορικής να οργανώσουν τη βάση δεδομένων σύμφωνα με την επιλογή σας, κάτι που θα έκανε επίσης πιο διαχειρίσιμη την ανάκτηση και την αποθήκευση δεδομένων. Αυτά τα οργανωμένα δεδομένα μπορούν περαιτέρω να χρησιμοποιηθούν εκ των υστέρων για την εξυπηρέτηση οργανωτικών συμφερόντων για ερευνητικούς σκοπούς.
4. Μπορείτε να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ασφαλή με οποιαδήποτε από τις προτιμώμενες μεθόδους τείχους προστασίας
Πηγή εικόνας: The Washington Post
Με τις εφαρμογές άμεσων μηνυμάτων τρίτων, πρέπει να βασίζεστε στους προγραμματιστές και τους εταιρικούς ιδιοκτήτες του πελάτη για την ασφάλεια των διακομιστών. Ένα μόνο ελάττωμα από την πλευρά τους μπορεί να οδηγήσει σε παραβίαση και μπορεί να αφήσει τα δεδομένα σας απροστάτευτα και ευάλωτα εκτός ελέγχου. Ωστόσο, ένας εσωτερικός διακομιστής μπορεί να προστατεύεται από οποιοδήποτε τείχος προστασίας που επιλέγετε ως κάτοχος και μπορεί να διατηρηθεί ασφαλής με τους δικούς σας όρους και προϋποθέσεις. Έτσι, μπορείτε να αποφασίσετε πόσο ασφαλείς θέλετε να κρατήσετε τους διακομιστές σας από επιθέσεις κακόβουλου λογισμικού και λογισμικού κατασκοπίας.
5. Τα δεδομένα σας είναι δικά σας προς χρήση
Πηγή εικόνας: Puter Pros
Οι πελάτες άμεσων μηνυμάτων τρίτων μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα σας και να πουλήσουν κομμάτια πληροφοριών που λαμβάνονται από αυτά σε ψηφιακούς διαφημιστές και εμπόρους για να τους βοηθήσουν να προμηθεύονται καταναλωτές με αντάλλαγμα προμήθειες ή άμεσες πληρωμές. Αν και πολλές τέτοιες δραστηριότητες απαγορεύονται από το νόμο, οι πελάτες IM επιδίδονται σε τέτοιες δραστηριότητες σε κάποιο βαθμό και αυτό με την άδειά σας (την οποία δίνετε αποδεχόμενοι τους εν λόγω όρους και προϋποθέσεις).
Ωστόσο, έχοντας μια εσωτερική εφαρμογή άμεσων μηνυμάτων, με πλήρη έλεγχο διαχειριστή, μπορείτε να επιλέξετε τους δικούς σας όρους και προϋποθέσεις και να αφαιρέσετε όλες τις πιθανότητες μη εξουσιοδοτημένης και άσχετης χρήσης των δεδομένων σας.
6. Κανένα θέμα χώρου, μέχρι να σας τελειώσει στη βάση σας
Πηγή εικόνας: IBI Times
Κάθε εφαρμογή πελάτη άμεσων μηνυμάτων έχει περιορισμένο χώρο cloud αφιερωμένο σε έναν συγκεκριμένο λογαριασμό. Πάνω από αυτό, είτε πρέπει να επιλέξετε ξεχωριστές υπηρεσίες cloud και web τρίτων ή να πληρώσετε για επιπλέον χώρο. Ωστόσο, όσον αφορά τους εσωτερικούς πελάτες IM, ο χώρος είναι περιορισμένος μόνο εάν αποφασίσετε να μην τον επεκτείνετε. Οι διακομιστές έχουν εγκατεστημένους αποκλειστικούς σκληρούς δίσκους μέσα τους. Για να επιτρέψετε την αποθήκευση περισσότερων δεδομένων στο διακομιστή, μπορείτε πάντα να έχετε περισσότερες αποκλειστικές μονάδες δίσκου ή μονάδες δίσκου με μεγαλύτερο χώρο στον διακομιστή εγκατεστημένο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε πάντα να έχετε όλο και περισσότερα αρχεία καταγραφής συνομιλιών αποθηκευμένα στον διακομιστή συνομιλίας σας χωρίς προβλήματα να πληρώσετε για επιπλέον χώρο.
Πρέπει να διαβάσετε: -
10 Καλύτερα Εργαλεία Ομαδικής Επικοινωνίας - Ομαδική Συνεργασία... Εάν πιστεύετε επίσης ότι «η ομαδική εργασία είναι σημαντική για την επιτυχία όλων των επιχειρήσεων», τότε αρχίστε να χρησιμοποιείτε εργαλεία ομαδικής επικοινωνίας και...
7. Έλεγχος των αλλαγών στην εφαρμογή IM
Οι τρίτες εταιρείες ενδέχεται να λαμβάνουν υπόψη το γενικό συμφέρον των καταναλωτών κατά την πραγματοποίηση αλλαγών και αναβαθμίσεων στους πελάτες άμεσων μηνυμάτων τους. Ωστόσο, η ύπαρξη μιας εσωτερικής εφαρμογής πελάτη άμεσων μηνυμάτων σάς επιτρέπει να έχετε πλήρη εξουσία στις πολιτικές χρήστη, τις ενημερώσεις και τους περιορισμούς της. Μπορείτε να τα ορίσετε όλα αυτά σύμφωνα με τις απαιτήσεις των επιχειρηματικών και οργανωτικών σας σκοπών και, ως εκ τούτου, να κωδικοποιήσετε το σχετικό messenger σύμφωνα με τα επιτεύγματα των επιχειρηματικών σας συμφερόντων. Αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχουν περιττές αναβαθμίσεις, ανεπιθύμητες (ανάλογες χρήσεις της επιχείρησής σας) λειτουργίες και ελευθερία από περιορισμένους όρους και πολιτικές συμφωνιών χρήστη.
8. Αφιερωμένο μόνο σε οργανωτική χρήση
Ένας εσωτερικός πελάτης IM θα ήταν κάτι που θα λειτουργούσε μόνο σε συστήματα γραφείου. Δεδομένου ότι πρόκειται να συνδεθεί με διακομιστές και δίκτυα γραφείου, δεν μπορεί κανείς να το χρ��σιμοποιήσει εξ αποστάσεως για οποιαδήποτε προσωπική επικοινωνία. Αυτό θα σας επιτρέψει να έχετε μια ξεχωριστή αποκλειστική εφαρμογή πελάτη άμεσων μηνυμάτων για την επικοινωνία της επιχείρησης και του οργανισμού σας, η οποία θα είναι επίσης υποχρεωτικά εγκατεστημένη σε κάθε υπολογιστή που χρησιμοποιείται. Καθώς περιορίζεται στα συστήματα γραφείου και στη λίστα φίλων που αποτελείται μόνο από μέλη του οργανισμού, η σχετική εφαρμογή πελάτη άμεσων μηνυμάτων θα είναι αποκλειστικά αφιερωμένη μόνο στις επικοινωνίες και την κοινή χρήση πληροφοριών της επιχείρησής σας και δεν θα υπάρχουν παρεμβολές στις προσωπικές επαφές και την προσωπική επικοινωνία σε ένα επαγγελματικό άμεσο εφαρμογή.
9. Πλήρης Συμμετοχή
Μια εσωτερική εφαρμογή πελάτη άμεσων μηνυμάτων θα δημιουργούσε ένα κοινό μέσο επικοινωνίας μεταξύ των μελών, το οποίο θα ήταν προσβάσιμο από τα εκχωρημένα συστήματα. Επιπλέον, θα είναι ξεχωριστό από τις εφαρμογές συνομιλίας τρίτων με απομακρυσμένη πρόσβαση και επομένως θα είναι ανοιχτό μόνο για επικοινωνίες γραφείου. Έτσι, θα χρησιμοποιείται υποχρεωτικά από όλα τα μέλη, καθώς αυτό θα παραμείνει το μοναδικό μέρος για τη συγκέντρωση όλων των οργανωτικών ενημερώσεων και τη συνεννόηση με τους συναδέλφους.
Με την ταχύτατα αυξανόμενη ταχύτητα επικοινωνίας, η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων είναι ένας σημαντικός τρόπος για να αποκτήσετε ένα συνδεδεμένο γραφείο. Επιτρέπει στην ομάδα εργασίας να επικοινωνεί άμεσα μεταξύ τους, να μοιράζεται δεδομένα και αρχεία, να λαμβάνει απαντήσεις και απαντήσεις σε σχεδόν άμεση βάση. Τούτου λεχθέντος, είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι ο αγώνας για την ταχύτητα δεν σημαίνει ότι κάνουμε συμβιβασμούς για την ασφάλεια και την ιερότητα των οργανωτικών δεδομένων. Υπάρχουν πολλές συνέπειες από τη χρήση μιας υπηρεσίας τρίτου μέρους, με το πιο σημαντικό από αυτά να είναι το γεγονός ότι ανήκουν και ελέγχονται από τρίτο μέρος!
Οι οργανισμοί θα πρέπει να συνδέονται σε δημόσια δίκτυα, να έχουν πρόσβαση σε διακομιστές τρίτων, για τις εσωτερικές τους επικοινωνίες. Με αυξανόμενες ανησυχίες για το απόρρητο και την ασφάλεια και τη χαλαρή συμπεριφορά αυτών των τρίτων παρόχων υπηρεσιών επικοινωνίας, είναι επιτακτική ανάγκη να επιλέξουμε το κατάλληλο μέσο για εσωτερική επικοινωνία. Δοκιμάστε ένα πρόγραμμα-πελάτη άμεσων μηνυμάτων που φιλοξενείται μόνο του σήμερα!
Δείτε πώς μπορείτε να διατηρείτε τους κωδικούς πρόσβασής σας στον Microsoft Edge υπό έλεγχο και να αποτρέψετε το πρόγραμμα περιήγησης από το να αποθηκεύει τυχόν μελλοντικούς κωδικούς πρόσβασης.
Ακολουθήστε αυτόν τον οδηγό για το πώς να αλλάξετε το φόντο σας και να κάνετε την επιφάνεια εργασίας σας να φαίνεται θετικά μοναδική στα Windows 11.
Ανακαλύψτε πώς να ενεργοποιήσετε τις εισερχόμενες συνδέσεις απομακρυσμένης επιφάνειας εργασίας στα Windows 10 και να αποκτήσετε πρόσβαση στον υπολογιστή σας απομακρυσμένα.
Ανακαλύψτε πώς να ρυθμίσετε τη φωτεινότητα της οθόνης στα Windows 10 για καλύτερη οπτική εμπειρία και διάρκεια ζωής μπαταρίας.
Ακολουθεί ένας οδηγός για το πώς να αλλάξετε το θέμα, το χρώμα και πολλά άλλα στα Windows 11 για να δημιουργήσετε μια εκπληκτική εμπειρία επιφάνειας εργασίας.
Αν έχετε πρόβλημα με τον ήχο στον υπολογιστή σας με Windows 10, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να επαναφέρετε τον ήχο άμεσα.
Ανακαλύψτε πώς να συγχρονίσετε τις ρυθμίσεις σας στα Windows 10 με απόλυτη ευκολία. Αυτή η οδηγία θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία συγχρονισμού.
Ανακαλύψτε πώς να δείτε λεπτομερείς πληροφορίες για το υλικό και το λογισμικό του υπολογιστή σας στα Windows 10 με τον οδηγό μας.
Μάθετε πώς να διατηρείτε την κατάσταση σας διαθέσιμη στο Microsoft Teams για καλύτερη επικοινωνία χρησιμοποιώντας απλές ρυθμίσεις.
Ανακαλύψτε πώς να προβάλλετε τους αποθηκευμένους κωδικούς πρόσβασης στο Google Chrome με απλές και ασφαλείς μεθόδους.
