Πώς να χρησιμοποιήσετε την εμπιστευτική λειτουργία του Gmail;

Η εμπιστευτική λειτουργία στο G Suite αποκαλύφθηκε τον περασμένο Απρίλιο, αλλά δεν έχει γίνει ακόμη διαθέσιμη στο κοινό. Επιτρέπει στον χρήστη να στείλει ένα email με ημερομηνίες λήξης, να ανακαλέσει παλιά απεσταλμένα μηνύματα και να εξαλείψει επιλογές όπως προώθηση, αντιγραφή, εκτύπωση και λήψη μέσω των ενσωματωμένων στοιχείων ελέγχου Διαχείρισης Δικαιωμάτων (IRM). Όλα αυτά για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των Χρηστών του G suite.

Από προεπιλογή, η Εμπιστευτική λειτουργία στο G Suite είναι ενεργοποιημένη, ωστόσο, οι χρήστες του G suite μπορούν να την απενεργοποιήσουν εύκολα.

Εδώ θα εξηγήσουμε γιατί οι χρήστες του G suite και άλλοι θα πρέπει να χρησιμοποιούν την εμπιστευτική λειτουργία G Suite, πώς να στέλνουν μηνύματα και συνημμένα χρησιμοποιώντας την εμπιστευτική λειτουργία Gmail, να καταργούν την πρώιμη πρόσβαση και πολλά άλλα.

Πριν από αυτό, εάν ανησυχείτε πραγματικά για την κλοπή ταυτότητας και θέλετε να προστατεύσετε τον εαυτό σας από το να πέσετε θύμα κλοπής ταυτότητας. Συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε το Advanced Identity Protector, το καλύτερο εργαλείο προστασίας από κλοπή ταυτότητας για να προστατεύσετε τους κωδικούς πρόσβασης, τους λογαριασμούς email, τα στοιχεία διαπιστευτηρίων, τα στοιχεία πιστωτικής κάρτας και τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης κ.λπ.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε την Εμπιστευτική λειτουργία;

Η Εμπιστευτική λειτουργία G Suite παρέχει στον αποστολέα τον έλεγχο να δημιουργεί ημερομηνίες λήξης για τα email του και να ανακαλεί τα μηνύματα που έχουν σταλεί προηγουμένως.

Πώς να ξεκινήσετε με την εμπιστευτική λειτουργία του G Suite;

Πριν ξεκινήσουμε, θυμηθείτε εάν χρησιμοποιείτε το Gmail με λογαριασμό εργασίας ή σχολείου, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον διαχειριστή του συστήματος για να χρησιμοποιήσετε την εμπιστευτική λειτουργία Gmail.

Διαχειριστής: Εάν είστε διαχειριστής, μπορείτε να αποφασίσετε εάν οι χρήστες του G suite μπορούν να χρησιμοποιήσουν την Εμπιστευτική λειτουργία στο G suite ή όχι. Για αυτό, μεταβείτε στις Εφαρμογές > G Suite > Ρυθμίσεις Gmail > Ρυθμίσεις χρήστη. Από εδώ επιλέξτε από τις ακόλουθες επιλογές για να επιτρέψετε ή να μην επιτρέψετε στους χρήστες του G Suite να χρησιμοποιούν την Εμπιστευτική λειτουργία στο G Suite:

Καθιστώ ανίκανο

επιτρέπω

Βήματα για να χρησιμοποιήσετε την εμπιστευτική λειτουργία Gmail στον υπολογιστή σας:

1. Ανοίξτε τον λογαριασμό σας στο Gmail > Σύνταξη email.
2. Αναζητήστε την επιλογή Ενεργοποίηση εμπιστευτικής λειτουργίας (εάν είναι απενεργοποιημένη), θα τη δείτε κάτω δεξιά στο παράθυρο.

Σημείωση: Εάν η Εμπιστευτική λειτουργία είναι ενεργοποιημένη, θα πρέπει να μεταβείτε στο κάτω μέρος του μηνύματος και να κάνετε κλικ στην Επεξεργασία.

1. Τώρα, στείλτε τον κωδικό πρόσβασης και την ημερομηνία λήξης. Αυτές οι επιλογές θα λειτουργήσουν τόσο για το μήνυμα όσο και για το συνημμένο.

Εάν έχει επιλεγεί « Χωρίς κωδικό πρόσβασης SMS », ο παραλήπτης που χρησιμοποιεί την εφαρμογή Gmail μπορεί να το ανοίξει απευθείας. Ενώ οι παραλήπτες που δεν χρησιμοποιούν την εφαρμογή Gmail θα λάβουν ένα email με κωδικό πρόσβασης.

Εάν έχει επιλεγεί « Κωδικός πρόσβασης SMS », ο παραλήπτης λαμβάνει έναν κωδικό πρόσβασης μέσω μηνύματος κειμένου.

Συμβουλή: Εδώ, θα πρέπει να εισαγάγετε τον αριθμό τηλεφώνου των παραληπτών και όχι τον δικό σας.

1. Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Τώρα, όποιο μήνυμα θα το στείλετε θα είναι ασφαλές μέσω της εμπιστευτικής λειτουργίας G Suite.

Διαβάστε επίσης: -

6 καλύτεροι μετατροπείς PDF σε MIDI (οπτική μουσική...

Πώς να καταργήσετε την πρώιμη πρόσβαση χρησιμοποιώντας την εμπιστευτική λειτουργία στο G Suite;

Για να σταματήσει ο παραλήπτης να δει το email πριν από την ημερομηνία λήξης, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ανοίξτε το Gmail.
2. Κάντε κλικ στα Απεσταλμένα > Εμπιστευτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου > Κατάργηση πρόσβασης.

Πώς να απενεργοποιήσετε την εμπιστευτική λειτουργία;

Για να απενεργοποιήσετε την Εμπιστευτική λειτουργία Gmail, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Μεταβείτε στην κονσόλα διαχειριστή του G Suite.
2. Μεταβείτε στις Εφαρμογές > G Suite > Ρυθμίσεις για το Gmail > Ρυθμίσεις χρήστη.
3. Εδώ αναζητήστε το πλαίσιο ελέγχου "Ενεργοποίηση εμπιστευτικής λειτουργίας".
4. Όταν οι ενεργοί χρήστες βλέπουν ένα κουμπί (στα δεξιά της συντόμευσης "εισαγωγή εικόνας" στη γραμμή εργαλείων κάτω από το σώμα του μηνύματος) για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία εμπιστευτικότητας για ένα μεμονωμένο email. Ανοίγει ένα αναδυόμενο παράθυρο όπου μπορούν να ορίσουν μια ημερομηνία λήξης ή να απαιτήσουν έναν κωδικό πρόσβασης.

Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στάλθηκε με την εμπιστευτική λειτουργία του G Suite;

Εάν έχετε λάβει ένα email με Εμπιστευτική λειτουργία, μπορείτε να ανοίξετε τόσο το μήνυμα όσο και το συνημμένο πριν από την ημερομηνία λήξης ή έως ότου αφαιρεθεί η πρόσβαση από τον αποστολέα. Για να δείτε το email εάν είστε χρήστης του Gmail, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ανοίξτε το Gmail.
2. Εάν ο αποστολέας δεν χρειάζεται κωδικό πρόσβασης SMS, θα μπορείτε να έχετε απευθείας πρόσβαση στο email. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιείτε άλλο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να ανοίξετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να κάνετε κλικ στο Προβολή του συνδέσμου email και να συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τα διαπιστευτήριά σας στο Gmail για να προβάλετε το μήνυμα.
3. Εάν ο αποστολέας απαιτεί κωδικό πρόσβασης SMS, θα πρέπει να ακολουθήσετε τα ακόλουθα βήματα:

Επιλέξτε Αποστολή κωδικού πρόσβασης > θα τον λάβετε στο τηλέφωνό σας > πληκτρολογήστε τον ίδιο και κάντε κλικ στο Υποβολή.

Εάν χρησιμοποιείτε άλλο λογαριασμό email, τότε ανοίξτε το email > επιλέξτε Προβολή του συνδέσμου email. Αυτό θα ανοίξει μια νέα σελίδα, επιλέξτε Αποστολή κωδικού πρόσβασης > ελέγξτε για το μήνυμα με κωδικό πρόσβασης > πληκτρολογήστε το και κάντε κλικ στο Υποβολή.

Διαβάστε επίσης: -

Βελτιώστε την εμπειρία του Gmail με αυτές τις 15 συμβουλές και... Το Gmail είναι η πλήρης υπηρεσία webmail που βοηθάει ερασιτέχνες και επαγγελματίες χρήστες. Προσφέρει πολλές χρήσιμες λειτουργίες και συμβουλές για τη βελτίωση...

Πώς λειτουργεί η εμπιστευτική λειτουργία G Suite με το Vault και το eDiscovery;

Όταν αποστέλλεται ένα μήνυμα με Εμπιστευτική λειτουργία, το Gmail αντικαθιστά το σώμα του μηνύματος και τα συνημμένα με έναν σύνδεσμο. Αυτό σημαίνει ότι όταν ένας χρήστης στέλνει ένα μήνυμα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία εμπιστευτικότητας του G Suite, το Vault κρατά, διατηρεί, αναζητά και εξάγει μηνύματα εμπιστευτικής λειτουργίας. Το μήνυμα είναι προσβάσιμο μόνο όταν ο αποστολέας του μηνύματος προέρχεται από τον οργανισμό.

Τι να κάνετε εάν λάβετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει λήξει και ο αριθμός που παρέχεται είναι για ένα μήνυμα σφάλματος που δεν υποστηρίζεται;

Ενώ χρησιμοποιείτε την Εμπιστευτική λειτουργία στο Gmail, εάν λάβετε μήνυμα σφάλματος Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει λήξει, τότε υπάρχει πιθανότητα η πρόσβαση στο email να καταργηθεί πριν από την ημερομηνία λήξης. Σε μια τέτοια περίπτωση θα χρειαστεί να ζητήσετε από τον αποστολέα να στείλει ξανά το email.

Εάν λάβετε ο παρεχόμενος αριθμός είναι για μια χώρα που δεν υποστηρίζεται, θυμηθείτε ότι μπορείτε να στείλετε κωδικούς πρόσβασης SMS μόνο για αριθμούς που ανήκουν σε αυτές τις περιοχές:

Βόρεια Αμερική

νότια Αμερική

Ευρώπη

Αυστραλία

Ασία: Ινδία, Κορέα και Ιαπωνία

Πώς τελειώνει η εμπιστευτική λειτουργία του Gmail στους παραλήπτες;

Η Google στέλνει έναν σύνδεσμο, όταν ανοίγει είτε σε εφαρμογή είτε στον ιστό, εμφανίζει το περιεχόμενο του μηνύματος στη σειρά. Εάν ο παραλήπτης δεν είναι χρήστης του Gmail, θα πρέπει να κάνει κλικ για να προβάλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ξεχωριστή πύλη που φιλοξενείται στο cloud.

Επιπλέον, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την Εμπιστευτική λειτουργία στο G Suite σε Android, iPhone και iPad ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Πώς να χρησιμοποιήσετε την εμπιστευτική λειτουργία G Suite σε Android, iPhone και iPad ;

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Gmail > πατήστε Σύνταξη.
2. Πατήστε Περισσότερες τρεις οριζόντιες κουκκίδες επάνω δεξιά > Εμπιστευτική λειτουργία.

Εάν η Εμπιστευτική λειτουργία είναι ενεργοποιημένη, μεταβείτε στο κάτω μέρος > πατήστε Επεξεργασία > ενεργοποίηση Εμπιστευτικής λειτουργίας.

Μόλις τελειώσετε, εάν θέλετε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης, ημερομηνία λήξης και άλλα στοιχεία ελέγχου, επιλέξτε από:

Δεν υπάρχει κωδικός SMS

Κωδικός πρόσβασης SMS

Μετά από αυτό, πατήστε Τέλος.

Με αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα χρησιμοποιώντας την Εμπιστευτική λειτουργία από το Android, το iPhone και το iPad σας.

Ελπίζουμε να σας άρεσε το άρθρο και να χρησιμοποιήσετε την Εμπιστευτική λειτουργία για την προστασία των δεδομένων σας που παρέχονται από το G Suite. Αν υπάρχει κάτι άλλο, θα θέλατε να γράψουμε για αυτό αφήστε μας ένα σχόλιο.