Πώς να διαγράψετε αυτόματα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail

Το email μπορεί να είναι δύσκολο να το διαχειριστείς. Σε ένα εργασιακό περιβάλλον, είναι επιτακτική ανάγκη να διατηρείτε οργανωμένα εισερχόμενα για να διατηρήσετε την αποτελεσματικότητά σας. Τα ακατάστατα εισερχόμενα μπορεί να αποδειχθεί πολύ μεγάλος πόνος, ειδικά όταν αναγκάζεστε να περιηγηθείτε σε βουνά από παλαιότερα email που μπορεί να μην χρειάζεστε πλέον. Κάποτε, αυτά τα παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να εξυπηρετούσαν κάποιο σκοπό, αλλά από τότε έχουν μετατραπεί σε πρόσθετα εμπόδια κατά την αναζήτηση ενός συγκεκριμένου email. Ένα inbox γεμάτο με ανεπιθύμητα μηνύματα μπορεί πραγματικά να αφαιρέσει την ικανότητά σας να διαχειρίζεστε τη βιβλιοθήκη email σας και, ενώ υπάρχουν πολλοί τρόποι για να μην εμφανίζεται το email σας σε πρόσθετες λίστες ανεπιθύμητων μηνυμάτων—συνιστούμε να στείλετε το email σας ανώνυμα —θα πρέπει να διαγράψετε παλιά ανεπιθύμητα μηνύματα που βρήκαν τον δρόμο τους στα εισερχόμενά σας εξαρχής.

Για να αποφύγετε τη μεγάλη κατανάλωση χρόνου, δεν θα συνιστούσα να προσπαθήσετε να διαγράψετε όλα τα παλαιότερα email σας με μη αυτόματο τρόπο. Αντίθετα, χάρη στη βοήθεια των φίλτρων, θα μπορείτε να απαλλαγείτε από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολύ πιο γρήγορα. Δημιουργώντας ένα φίλτρο μπορείτε να διαγράψετε παλιά μηνύματα με βάση ένα καθορισμένο χρονικό πλαίσιο. Το μόνο πρόβλημα που μπορώ να δω με τη χρήση φίλτρων είναι ότι ισχύουν μόνο για μηνύματα που ελήφθησαν πρόσφατα. Μπορείτε να εφαρμόσετε φίλτρα στο μέλλον για να διασφαλίσετε ότι η συσσώρευση δεν θα συμβεί για δεύτερη φορά, αλλά τι γίνεται με αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που γεμίζουν τα εισερχόμενά σας τώρα;

Αυτόματη διαγραφή παλαιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail

Υπάρχουν μερικά πράγματα στα οποία πρέπει να βουτήξετε όταν πρόκειται να απαλλαγείτε από αυτά τα παλαιότερα, μη απαραίτητα email που μαστίζουν τα εισερχόμενά σας στο Gmail. Θα εξετάσω πώς να ρυθμίσετε τα φίλτρα σας, να τα εφαρμόσετε για μελλοντική χρήση και να απαλλαγείτε από όλα τα τρέχοντα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το πρόσθετο Gmail, Email Studio .

Ρύθμιση των φίλτρων σας

Πρώτα πρώτα, ας ρυθμίσουμε τα φίλτρα σας .

Να ξεκινήσω:

1. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Gmail με τα απαιτούμενα διαπιστευτήρια.
2. Εντοπίστε το εικονίδιο Cog . Αυτό είναι το μενού Ρυθμίσεις Gmail και βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου. Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις από το αναπτυσσόμενο μενού.
3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Φίλτρα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Δημιουργία νέου φίλτρου .
4. Στο πλαίσιο Έχει τις λέξεις εισαγωγής, πληκτρολογήστε τα εξής – older_than:x όπου το "x" είναι το χρονικό πλαίσιο των μηνυμάτων που θέλετε να διαγραφούν. Αυτός θα είναι ένας αριθμός ακολουθούμενος από ένα γράμμα. Τα γράμματα που ακολουθούν θα αφορούν το χρονικό πλαίσιο. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το "d" για ημέρες, το "w" για εβδομάδες και το "m" για μήνες. Ένα παράδειγμα θα ήταν older_than:3d αν θέλετε να διαγράψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι παλαιότερα των τριών ημερών.
5. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου με αυτό το κουμπί αναζήτησης.
6. Συμπληρώστε τα πλαίσια με την ένδειξη Διαγραφή και Εφαρμόστε επίσης το φίλτρο με ένα σημάδι επιλογής κάνοντας κλικ πάνω τους.
7. Τέλος, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρου για να παρακολουθήσετε όλα τα παλαιότερα email σας, με βάση την ημερομηνία που μόλις ορίσατε, να μετακινούνται από τα εισερχόμενά σας στον φάκελο απορριμμάτων.

Όταν τα μηνύματα διαγράφονται στο Gmail, δεν εξαφανίζονται αμέσως από την ύπαρξη. Αντίθετα, μπορείτε να τα βρείτε στον φάκελο Κάδος απορριμμάτων. Αυτό σημαίνει ότι αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα εξακολουθούν να υπολογίζονται στη συνολική χωρητικότητα δεδομένων σας. Για να τα απαλλαγείτε στο σύνολό τους, μπορείτε είτε να περιμένετε να τα διαγράψει αυτόματα το Gmail μετά από 30 ημέρες είτε να τα διαγράψετε όλα τώρα μόνοι σας. Για να εκτελέσετε το τελευταίο, κάντε κλικ στο φάκελο Κάδος απορριμμάτων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο σύνδεσμο Άδειασμα κάδου τώρα .

Φίλτρο για μελλοντική διαγραφή (Εκ νέου εφαρμογή)

Ο τίτλος αυτού του άρθρου αναφέρεται στην αυτόματη διαγραφή. Δυστυχώς, τα φίλτρα δεν μπορούν να ενεργοποιηθούν αυτόματα. Θα χρειαστεί να επιστρέψετε και να εφαρμόσετε ξανά το φίλτρο στα τρέχοντα εισερχόμενά σας.

Για να εφαρμόσετε ξανά ένα φίλτρο:

1. Επιστρέψτε στις Ρυθμίσεις σας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Cog στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου του Gmail και επιλέγοντας Ρυθμίσεις από το αναπτυσσόμενο μενού.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Φίλτρα .
3. Εφόσον έχετε ήδη δημιουργήσει ένα φίλτρο στο παρελθόν, μπορείτε τώρα να κάνετε κλικ στην Επεξεργασία , που βρίσκεται δίπλα σε αυτό το φίλτρο. Εάν έχετε δημιουργήσει στο παρελθόν πολλά φίλτρα, μπορείτε εύκολα να βρείτε αυτό που επιθυμείτε καθώς θα εμφανίζονται τα κριτήρια για κάθε φίλτρο.
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Συνέχεια στην ενότητα που εμφανίζεται με τα κριτήρια αναζήτησής σας. Θα είναι μια οθόνη παρόμοια με αυτή που εμφανίστηκε όταν ρυθμίσατε το αρχικό φίλτρο.
5. Επιλέξτε ξανά το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή Εφαρμογή φίλτρου σε .
6. Αυτή τη φορά, για να ενεργοποιήσετε το φίλτρο, κάντε κλικ στην Ενημέρωση φίλτρου . Όλα τα παλαιότερα email σας, τα οποία έχουν οριστεί στο καθορισμένο χρονικό πλαίσιο, θα μεταφέρονται τώρα στον φάκελο Κάδος απορριμμάτων .

Email Studio

Το Email Studio διαθέτει μια εξαιρετική δυνατότητα που θα διαγράφει αυτόματα όλα τα παλαιότερα email σας από έναν καθορισμένο αποστολέα ή αυτά που βρίσκονται σε έναν συγκεκριμένο φάκελο. Η ενσωματωμένη λειτουργία Auto-Purge θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε το γραμματοκιβώτιό σας στο Gmail πολύ πιο οργανωμένο, οδηγώντας σε ένα πιο αποτελεσματικό περιβάλλον εργασίας.

Με το Email Studio, μπορείτε να αρχειοθετήσετε και να εφαρμόσετε τη "Επισήμανση ως αναγνωσμένη" σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βρίσκονται αυτή τη στιγμή στα εισερχόμενά σας και βρίσκονται εκεί για περισσότερους από τρεις μήνες. Σας επιτρέπει επίσης να αφαιρείτε μόνιμα όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους φακέλους σας Κάδος απορριμμάτων και ανεπιθύμητων μηνυμάτων αυτόματα μετά από δύο ημέρες. Ως επιπλέον πρόσθετο μπόνους, το Auto-Purge περιλαμβάνει μια δυνατότητα απεγγραφής μέσω email που μπορεί να σας βοηθήσει να αφαιρέσετε εύκολα τη διεύθυνση email σας από οποιαδήποτε από αυτές τις ενοχλητικές λίστες αλληλογραφίας ενημερωτικών δελτίων. Υπάρχουν επίσης πολλά περισσότερα που μπορεί να κάνει το πρόσθετο, αλλά πιστεύω ότι αυτά που αναφέρθηκαν ήδη υπογραμμίζουν ακριβώς αυτό που χρειαζόμαστε για αυτό το άρθρο.

Το βασικό πακέτο είναι δωρεάν για χρήση, αλλά για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το προϊόν, προσφέρεται μια premium έκδοση με ετήσια τιμή 29 $. Η αναβάθμιση θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε πολλά σετ κανόνων εκκαθάρισης και περιλαμβάνει έναν προγραμματιστή email, έναν προωθητή και έναν αυτόματο ανταποκριτή.

Ρυθμίστε και ενεργοποιήστε το Auto-Purging στο Gmail

Προφανώς, το πρώτο πράγμα που θα πρέπει να κάνετε είναι να κατεβάσετε και να εγκαταστήσετε το πρόσθετο Email Studio . Μόλις επιτευχθεί αυτό, θα μπορείτε να δείτε το εικονίδιο του Email Studio στη δεξιά πλευρική γραμμή όταν ανοίγετε οποιοδήποτε από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Gmail.

Για να το χρησιμοποιήσετε:

1. Ανοίξτε το πρόσθετο Email Studio και συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό σας στο Gmail.
2. Θα δείτε μια λίστα επιλογών. Από αυτές τις επιλογές, επιλέξτε το εργαλείο Εκκαθάρισης email .
3. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Προσθήκη νέου κανόνα για να ρυθμίσετε έναν κανόνα (κάπως σαν αυτό που κάνατε με τα φίλτρα ).
4. Υπάρχουν δύο μέρη για τη ρύθμιση ενός κανόνα – θα πρέπει να καθορίσετε μια συνθήκη και μετά μια ενέργεια. Σκεφτείτε «αιτία και αποτέλεσμα». Η ενέργεια θα ενεργοποιηθεί μόλις εκπληρωθεί η καθορισμένη συνθήκη.
5. Για να ορίσετε μια συνθήκη, θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε παραμέτρους σύνθετης αναζήτησης στο Gmail, όπως newer_than ή has:attachment ή μεγαλύτερο_από . Χρησιμοποιήστε αυτά για να σας βοηθήσουν να βρείτε την ακριβή αντιστοίχιση με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Gmail που θέλετε να αρχειοθετήσετε , να στείλετε στον Κάδο απορριμμάτων ή να μετακινηθείτε σε άλλο φάκελο.
6. Μόλις δημιουργηθεί ένας κανόνας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση . Το Email Studio θα λειτουργεί πλέον στο παρασκήνιο, εκτελώντας έναν έλεγχο κάθε ώρα εκτελώντας την καθορισμένη ενέργεια όταν ένα email πληροί τις προϋποθέσεις που σχετίζονται με αυτό. Δεν θα χρειαστεί να κάνετε τίποτα χειροκίνητα.