Microsoft Teams: Πώς να ορίσετε ειδοποιήσεις εκτός γραφείου

Τα μηνύματα εκτός γραφείου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ενημερώσετε τους συναδέλφους και τους συνεργάτες σας ότι δεν είστε στη δουλειά. Όποιος επικοινωνήσει μαζί σας ενώ είστε εκτός γραφείου θα λάβει αυτό το μήνυμα. Το καλύτερο μέρος είναι ότι μπορείτε να προγραμματίσετε την αποστολή μηνυμάτων "Εκτός γραφείου" στις επαφές σας σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

Ας δούμε τι προσφέρει το Microsoft Teams όσον αφορά τις ρυθμίσεις "Out of Office".

Τρόπος ρύθμισης μηνυμάτων "Out of Office" στο Microsoft Teams

Εάν πήρατε κάποιο χρόνο άδειας από τη δουλειά, το MS Teams μπορεί να εμφανίζει ένα μήνυμα "Εκτός γραφείου" κάθε φορά που κάποιος προσπαθεί να σας στείλει ένα μήνυμα ή το @ σας αναφέρει σε ένα κανάλι.

Μέθοδος 1 – Αλλαγή μηνύματος κατάστασης

Εκκινήστε το Teams και κάντε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μήνυμα Ορισμός κατάστασης .

Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας "Εκτός γραφείου". Υπάρχει όριο 280 χαρακτήρων στο μήνυμά σας.

• Παρεμπιπτόντως, μπορείτε επίσης να @αναφέρετε το άτομο με το οποίο μπορούν να επικοινωνήσουν οι άνθρωποι ενώ είστε εκτός σύνδεσης.

Επιλέξτε την επιλογή Εμφάνιση όταν μου στέλνουν μηνύματα .

Κάντε κλικ στο Εκκαθάριση μηνύματος κατάστασης μετά το .

Ορίστε πόσο καιρό θέλετε το μήνυμα να είναι ορατό σε όλους.

Εφαρμόστε τις αλλαγές και τελειώσατε.

Μέθοδος 2 – Χρησιμοποιήστε το Outlook

Εάν χρησιμοποιήσατε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook για τη δημιουργία του λογαριασμού σας στο Microsoft Teams, μπορείτε να ορίσετε ένα μήνυμα "Εκτός γραφείου" στο Outlook. Στη συνέχεια, η υπηρεσία email θα συγχρονίσει το μήνυμά σας με το Teams.

Εκκινήστε το Outlook και κάντε κλικ στο Αρχείο .

Στη συνέχεια επιλέξτε Αυτόματες απαντήσεις .

Κάντε κλικ στο Αποστολή αυτόματων απαντήσεων και πληκτρολογήστε το μήνυμά σας.

Κάντε κλικ στο Μόνο αποστολή κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού εύρους .

Ορίστε το χρονικό εύρος που θέλετε το Outlook να στέλνει αυτόματα το μήνυμα "Εκτός γραφείου".

Αποθηκεύστε τις αλλαγές.

Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις ρυθμίσεις του προγράμματος-πελάτη επιφάνειας εργασίας για να ρυθμίσετε το μήνυμά σας.

Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις και επιλέξτε Αυτόματες απαντήσεις .

Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις μηνυμάτων "Εκτός γραφείου".

Αποθηκεύστε τις αλλαγές.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα  Τρόπος ρύθμισης της απάντησης εκτός γραφείου στο Outlook .

⇒ Σημαντικές σημειώσεις

Το μήνυμα "Out of Office" που ρυθμίσατε στο Outlook δεν θα μεταφερθεί αμέσως στο Microsoft Teams. Η ρύθμιση είναι αμέσως ορατή στο Outlook. Ωστόσο, μερικές φορές μπορεί να χρειαστούν μερικές ώρες μέχρι να ενημερωθεί η κατάσταση των ομάδων σας. Συνήθως, το Teams σαρώνει το ημερολόγιο και τις αλλαγές κατάστασής σας περίπου κάθε ώρα περίπου.

Λάβετε, λοιπόν, υπόψη ότι υπάρχει μια καθυστέρηση μεταξύ της στιγμής που ορίζετε τις αυτόματες απαντήσεις στο Outlook και της στιγμής που οι ομάδες ενημερώνουν την κατάστασή σας. Εάν θέλετε το μήνυμά σας "Εκτός γραφείου" να είναι άμεσα ορατό, κάντε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας στο Teams και επιλέξτε "Ορισμός μηνύματος κατάστασης".