Inbox Zero: Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε

Εισερχόμενα email—ποιο είναι το πρώτο πράγμα που σας έρχεται στο μυαλό αφού ακούσετε αυτόν τον όρο; Λοιπόν, μερικοί από εσάς πρέπει να αρχίσατε να φαντάζεστε ένα πλημμυρισμένο φάκελο εισερχομένων με χιλιάδες διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να αιωρούνται πάνω από την οθόνη, σωστά; Λοιπόν, πότε ήταν η τελευταία φορά που προσπαθήσατε να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας; Τόνοι μηνυμάτων email συνεχίζουν να βρίσκονται στα εισερχόμενά μας για χρόνια και χρόνια, και δυστυχώς δεν κάνουμε τίποτα για αυτό.

Μιλώντας για τη διαχείριση email, το Inbox Zero είναι μια νέα προσέγγιση που στοχεύει στο να διατηρεί τα εισερχόμενά σας άδεια. Και λέγοντας κενό δεν εννοούμε ότι έχει απολύτως μηδενικό αριθμό email. Στην πραγματικότητα, το Inbox Zero είναι περισσότερο μια αυστηρή στρατηγική που διαχειρίζεται αποτελεσματικά τα εισερχόμενα email σας για να βελτιώσει και να ενισχύσει την παραγωγικότητά σας. Ακούγεται ενδιαφέρον, έτσι δεν είναι; Αναρωτιέστε τι είναι το Inbox Zero και πώς μπορεί κανείς να το πετύχει; Μην ανησυχείς! Ήρθατε στο σωστό μέρος. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα μιλήσουμε για το Inbox Zero και οτιδήποτε άλλο περιστρέφεται γύρω από αυτόν τον όρο.

Πηγή εικόνας: Help Scout

Ας αρχίσουμε.

Τι είναι το Inbox Zero;

Η έννοια του Inbox Zero εισήχθη το 2006, από έναν διάσημο εμπειρογνώμονα παραγωγικότητας γνωστό ως Merlin Mann. Όσον αφορά την κατανόηση της προσέγγισης στο Inbox Zero, πρέπει πρώτα να καταλάβουμε ότι ο όρος Zero στον όρο "Inbox Zero" δεν αναφέρεται στην ύπαρξη κενού εισερχομένων.

Καθώς τα email έχουν γίνει ένας από τους πιο ισχυρούς τρόπους επικοινωνίας με την πάροδο του χρόνου, αυτό συμβαίνει να είναι η μόνη αξιόπιστη και αξιόπιστη πηγή για το πώς κάποιος προσπαθεί να επικοινωνήσει μαζί σας. Είτε πρόκειται για τους πελάτες της εργασίας σας είτε για προωθητικούς μάρκετινγκ, σχεδόν όλοι γύρω στοχεύουν στα εισερχόμενά σας email με τα μηνύματά τους. Φανταστείτε πόσο τρομερό είναι όταν ανοίγουμε τα εισερχόμενά μας μετά από διακοπές; Τόνοι αδιάβαστων αδιάκοπων μηνυμάτων email γεμίζουν τα εισερχόμενά μας κοιτώντας μας, περιμένοντας να απαντήσουμε. Και με την πάροδο του χρόνου, ο αριθμός των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνει κάποιος αυξάνεται, γεγονός που κάνει τα εισερχόμενά μας ακόμα πιο βρώμικα.

Πηγή εικόνας: Kinkread Tech

Λοιπόν, τι ακριβώς είναι το Inbox Zero; Αν προσπαθήσουμε να το κατανοήσουμε με απλά λόγια, το Inbox Zero είναι μια στρατηγική διαχείρισης email που στοχεύει στην οργάνωση των εισερχομένων μας. Ο απώτερος στόχος της ύπαρξης ενός Inbox Zero είναι όταν έχετε μηδενικά μη αναγνωσμένα email στα εισερχόμενά σας και όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαντώνται δεόντως, διαβάζονται, επισημαίνονται ή ότι οποιαδήποτε απαραίτητη ενέργεια απαιτεί θα πρέπει να γίνεται αποτελεσματικά.

Δείτε επίσης:-

Τρόπος διαχείρισης αρχείου PST στο Microsoft Outlook Το Microsoft Outlook είναι πολύ καλό μέσο για να συγχρονίσετε όλους τους λογαριασμούς email σας σε ένα μέρος. Αποθηκεύει όλες τις πληροφορίες...

Πώς μπορεί το Inbox Zero να ενισχύσει την παραγωγικότητά μας;

Φανταστείτε τον εαυτό σας να έχει μια κουραστική μέρα στη δουλειά, όταν έχετε πολλούς εκκρεμείς εργασίες να ολοκληρώσετε κατά τη διάρκεια της ημέρας. Και μετά, μόλις συνδεθείτε στον λογαριασμό email σας, βλέπετε ένα σωρό email που σας περιμένουν να απαντήσετε. Σίγουρα δεν θέλετε ένα κεράσι στην κορυφή, σωστά; Ακόμη και όταν προσπαθείτε να ολοκληρώσετε τις άλλες εργασίες σας, αυτά τα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα συνεχίσουν να σας ενοχλούν στο πίσω μέρος του κεφαλιού σας.

Ακολουθώντας μια προσέγγιση Inbox Zero είναι το σωστό που πρέπει να κάνετε όταν πρόκειται να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας. Εάν δεν θέλετε να υποφέρει η παραγωγικότητά σας, θα πρέπει να υιοθετήσετε τη στρατηγική Inbox Zero. Αφαιρέστε λίγο χρόνο από το πολυάσχολο πρόγραμμά σας και πραγματοποιήστε τις απαραίτητες ενέργειες για να απαλλαγείτε από όλα αυτά τα μη αναγνωσμένα μηνύματα email από τα εισερχόμενά σας. Ακολουθούν ορισμένες σημαντικές ενέργειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να κάνετε για να επιτύχετε τη στρατηγική Inbox Zero.

Inbox Zero Strategies

Πηγή εικόνας: Tech Soup Canada

• Διαγραφή: Είναι το email σχετικό με εσάς; Ούτε ένα Ζιλχ! Τότε τι περιμένεις; Πατήστε το κουμπί διαγραφής και στείλτε αυτό το email στον κάδο απορριμμάτων αμέσως.
• Εκπρόσωπος: Αυτό το αντίστοιχο email έχει κάποια σχέση με εσάς; Εάν ναι, τότε απαντήστε. Και αν απαιτεί την προσοχή κάποιου άλλου, αναθέστε αμέσως το email απευθύνοντάς το στον ενδιαφερόμενο.
• Αρχείο: Υπάρχουν ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν απαιτούν την άμεση προσοχή σας, αλλά περιέχουν ένα σημαντικό μήνυμα. Για να αντιμετωπίσετε τέτοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η καλύτερη ενέργεια που πρέπει να κάνετε είναι η "Αρχειοθέτηση" ώστε να μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά στο μέλλον όποτε θέλετε.
• Απάντηση: Ακόμα κι αν δεν έχετε χρόνο και εάν ένα email απαιτεί την επείγουσα προσοχή σας, μην καθυστερείτε να απαντήσετε σε αυτό. Δεν χρειάζονται σχεδόν δύο λεπτά από το χρόνο σας για να συντάξετε μια απάντηση, σωστά; Λοιπόν, γιατί να περιμένετε όλη μέρα για να το κάνετε και να υποφέρετε από την παραγωγικότητά σας; Κάντε το αμέσως!

συμπέρασμα

Ανεξάρτητα από την προαναφερθείσα στρατηγική Inbox-Zero που θα χρησιμοποιήσετε, σίγουρα θα σας επιτρέψει να αποκτήσετε ηρεμία. Η ενασχόληση με μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα ενισχύσει επίσης την παραγωγικότητά σας, καθώς θα πρέπει να ανησυχείτε για ένα λιγότερο στη μέρα σας. Ελπίζουμε ότι αυτή η ανάρτηση εξάλειψε όλες τις αμφιβολίες σας σχετικά με το τι είναι το Inbox Zero και πώς μπορεί κανείς να το πετύχει για τη διαχείριση των εισερχομένων του email σας. Λοιπόν, τι πιστεύετε για αυτήν τη στρατηγική διαχείρισης email; Μη διστάσετε να μοιραστείτε τις πληροφορίες και τα σχόλιά σας στο παρακάτω πλαίσιο σχολίων.