Χρήσιμες συμβουλές για το πώς να οργανώσετε εικονικές συναντήσεις με τον σωστό τρόπο

Οι εικονικές συναντήσεις έχουν γίνει πιο συνηθισμένες, ειδικά κατά τη διάρκεια της πανδημίας, όταν οι περισσότεροι άνθρωποι άρχισαν να εργάζονται εξ αποστάσεως. Ορισμένες εταιρείες έχουν γραφεία σε όλο τον κόσμο, επομένως συχνά πραγματοποιούν διαδικτυακές συναντήσεις για να επικοινωνούν αποτελεσματικά.

Θα ήταν πολύ δύσκολο να συνδεθείτε με τους συναδέλφους, τους πελάτες ή τους υπαλλήλους σας χωρίς εφαρμογές εικονικής συνάντησης. Για να διεξάγετε μια εικονική συνάντηση με τον σωστό τρόπο, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη, τα οποία θα συζητηθούν σε αυτό το άρθρο.

Περιεχόμενα

• 1 Προετοιμασία λίστας ελέγχου συσκέψεων
• 2 Επιλέγοντας τη σωστή πλατφόρμα
• 3 Επικοινωνία και δέσμευση

Προετοιμασία λίστας ελέγχου συνάντησης

Είναι σημαντικό να συμμετέχετε σε εικονικές συναντήσεις έχοντας κατά νου ένα σχέδιο για να αξιοποιήσετε τον χρόνο σας όπως θα κάνατε σε μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να καθορίσετε τους στόχους και τους στόχους που θα θέλατε να επιτύχετε σε αυτή τη συνάντηση. Γράψτε όλα τα σημεία που θέλετε να καλύψετε στην ατζέντα της σύσκεψης για να κρατήσετε τα πράγματα οργανωμένα και να εκτελέσετε μια ομαλή συνεδρία συνάντησης.

Σημειώστε ποιος θα φιλοξενήσει τη συνάντηση και ποιος θα εισαγάγει ένα συγκεκριμένο θέμα. Γράψτε αυτά τα ονόματα δίπλα σε κάθε σημείο συζήτησης στην ατζέντα της συνάντησής σας. Αφού τελειώσετε, στείλτε αυτήν την ατζέντα μέσω email σε όλους τους πιθανούς συμμετέχοντες εκ των προτέρων για να τους δώσετε την ευκαιρία να την ελέγξουν και να τους ενθαρρύνετε να προετοιμάσουν ερωτήσεις σχετικά με αυτά τα θέματα.

Επιλέγοντας τη σωστή πλατφόρμα

Υπάρχουν πολλά διαδικτυακά προγράμματα συσκέψεων που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι σε όλο τον κόσμο για τη διεξαγωγή των εικονικών τους συναντήσεων. Για να επιλέξετε το σωστό, πρέπει να λάβετε υπόψη ορισμένους παράγοντες. Εάν η εταιρεία σας θέλει να διεξάγει εικονικές συναντήσεις για μεγάλες εκδηλώσεις, προσπαθήστε να αναζητήσετε μια πλατφόρμα που να είναι συγκεκριμένη για αυτόν τον σκοπό.

Για τακτικές καθημερινές συναντήσεις, αναζητήστε ένα πρόγραμμα που σας επιτρέπει να καταγράφετε τις συσκέψεις για μελλοντική αναφορά ή εάν κάποιος έχασε τη σύσκεψη, μπορεί να το ελέγξει αργότερα. Ορισμένα προγράμματα περιέχουν μια παράπλευρη συνομιλία για να κάνετε ερωτήσεις στον ομιλητή χωρίς να διακόπτεται η ομιλία του. Μερικές φορές, οι άνθρωποι θέλουν να κάνουν πολλές ερωτήσεις ταυτόχρονα και αν μιλήσουν ταυτόχρονα, αυτό θα μπορούσε να διαταράξει τη συνάντηση και να χάσει χρόνο.

Μια άλλη χρήσιμη δυνατότητα είναι να δείτε εάν το πρόγραμμα σας επιτρέπει να συγχρονίσετε τα χρονοδιαγράμματα των συσκέψεων με το διαδικτυακό σας ημερολόγιο. Διευκολύνει την πρόσκληση ατόμων στη σύσκεψη και στέλνει αυτόματες υπενθυμίσεις σε κάθε άτομο.

Ορισμένα προγράμματα σάς επιτρέπουν να προσθέτετε το λογότυπο της εταιρείας σας και τα χρωματικά θέματα στις εικονικές αίθουσες συσκέψεων, ώστε να αντικατοπτρίζετε την επαγγελματική σας ταυτότητα όταν συναντάτε πελάτες. Άλλες λειτουργίες, όπως η αποστολή κουίζ και παιχνιδιών στους υπαλλήλους σας κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, μπορούν να σας βοηθήσουν να το κάνετε ενεργό και να ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να ασχοληθούν. Θα χρειαστείτε κάθε δυνατό εργαλείο για να διασφαλίσετε ότι οι άνθρωποι συμμετέχουν ενεργά σε μια εικονική συνάντηση.

Επικοινωνία και Δέσμευση

Για να διασφαλίσετε ότι η σύσκεψη θα κυλήσει ομαλά, θα πρέπει να καθορίσετε ορισμένα βασικά σημεία της εθιμοτυπίας της συνάντησης που πρέπει να ακολουθούν όλοι οι συμμετέχοντες. Αρχικά, αποφασίστε πώς οι συμμετέχοντες μπορούν να κάνουν ερωτήσεις όταν κάποιος μιλάει.

Πρέπει να πατήσουν το κουμπί «σήκωσε το χέρι» ή να κάνουν τις ερωτήσεις τους στη συνομιλία; Σε κάθε περίπτωση, ζητήστε από τους παρευρισκόμενους να πατήσουν το κουμπί σίγασης όταν κάποιος μιλάει για να αποκλείσει τους θορύβους του περιβάλλοντος και να μιλήσουν μόνο όταν ο οικοδεσπότης τους ζητήσει να συμμετάσχουν στη συνομιλία για να αποφύγουν διακοπές.

Λάβετε υπόψη ότι ενδέχεται να υπάρχουν διαφορές στις ταχύτητες σύνδεσης στο Διαδίκτυο, γεγονός που προκαλεί καθυστερήσεις και διακοπές ομιλίας που μπορεί να είναι χρονοβόρες. Φροντίστε να αφιερώσετε λίγα λεπτά για να ρωτήσετε πώς είναι τα άτομα πριν ξεκινήσετε τη συνάντηση. Μπορείτε να συμμετάσχετε σε μια φιλική συνομιλία για πέντε λεπτά για να συνδεθείτε με τους υπαλλήλους σας και να τους επιτρέψετε να επικοινωνούν μεταξύ τους.

Η συμμετοχή των παρευρισκομένων σε μια εικονική συνάντηση μπορεί να είναι δύσκολη. Εάν οι εργαζόμενοι τείνουν να κοιμούνται κατά τη διάρκεια των συναντήσεων πρόσωπο με πρόσωπο, πώς πιστεύετε ότι θα ενεργήσουν στις εικονικές συναντήσεις; Φροντίστε να φωνάζετε κάθε άτομο με το όνομά του για να τραβήξετε την προσοχή του και να κάνετε μια ερώτηση εδώ και εκεί.

Εάν αισθάνεστε ότι ένα άτομο δεν ανταποκρίνεται ή δεν συμμετέχει στην παράπλευρη συνομιλία, επιτρέψτε του να μιλάει κάθε τόσο και ζητήστε του να συμμετάσχει στη συζήτηση. Αυτό θα κάνει και άλλους να δώσουν προσοχή, σε περίπτωση που τους κάνετε μια ερώτηση. Τους κάνει επίσης να νιώθουν ότι θέλετε να ακούσετε τη συμβολή τους στη συνάντηση.

Το σημαντικό σε κάθε εικονική συνάντηση είναι να βεβαιωθείτε ότι κάθε άτομο συμμετέχει μερικές φορές ή όσο το επιτρέπει η συνάντηση. Επιτρέψτε σε κάθε άτομο να μιλήσει τουλάχιστον μία φορά στη σύσκεψη και ενθαρρύνετέ το να πληκτρολογήσει ερωτήσεις στην παράπλευρη συνομιλία.

Είναι επίσης χρήσιμο να διεξάγετε μια διασκεδαστική συνάντηση τουλάχιστον μία φορά το μήνα, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να εξοικειωθούν μεταξύ τους, κάνοντας τις συναντήσεις να τρέχουν πιο φυσιολογικά.