Σταματήστε την υποκλοπή: Δείτε πώς μπορείτε να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης τα αρχεία του Office 365

Στον πιο πρόσφατο οδηγό μας για το Office 365, θα ρίξουμε μια ματιά στον τρόπο με τον οποίο προστατεύετε αρχεία με κωδικό πρόσβασης από τις εφαρμογές του Microsoft Office.

Στο Microsoft Word: Μεταβείτε στην κορδέλα Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες, Προστασία εγγράφου και, στη συνέχεια, Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης. Μόλις το κάνετε αυτό, μπορείτε να εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης και να πατήσετε OK.

Στο Microsoft PowerPoint: Μεταβείτε στην κορδέλα Αρχείο και κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες. Μετά από αυτό, επιλέξτε Προστασία παρουσίασης και, στη συνέχεια, Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης. Στη συνέχεια, θα θέλετε να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης και κάντε κλικ στο OK.

Στο Microsoft Excel: Μεταβείτε στην κορδέλα Αρχείο και κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε Προστασία βιβλίου εργασίας και να επιλέξετε Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης. Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης και να κάνετε κλικ στο OK. Μπορείτε επίσης να κλειδώσετε ορισμένες περιοχές ενός μη προστατευμένου φύλλου με την επιλογή Μορφοποίηση κελιών.

Είναι εύκολο να προστατεύσετε ένα αρχείο ή έναν φάκελο στα Windows 10 , αλλά ξέρατε ότι μπορείτε επίσης να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης ένα συγκεκριμένο αρχείο του Office 365; Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν μοιράζεστε ένα αρχείο με εμπιστευτικές πληροφορίες ή εάν θέλετε να σταματήσετε την υποκλοπή και να κρατήσετε το έγγραφο μακριά από κάποιον που ίσως δεν θέλετε να το δει. Στον πιο πρόσφατο οδηγό μας για το Office 365, θα ρίξουμε μια ματιά στον τρόπο με τον οποίο προστατεύετε αρχεία με κωδικό πρόσβασης από τις εφαρμογές του Microsoft Office.

Στο Microsoft Word

Η προστασία με κωδικό πρόσβασης ενός εγγράφου του Microsoft Word είναι εύκολη. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κατευθυνθείτε στην κορδέλα Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες, Προστασία εγγράφου και, στη συνέχεια, Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης. Μόλις το κάνετε αυτό, μπορείτε να εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης και να πατήσετε OK. Λάβετε υπόψη ότι οι κωδικοί πρόσβασης κάνουν διάκριση πεζών-κεφαλαίων και μπορούν να έχουν μήκος έως 15 χαρακτήρες. Είναι επίσης σημαντικό να σημειωθεί ότι εάν χάσετε έναν κωδικό πρόσβασης, το Microsoft Word δεν θα μπορεί να τον ανακτήσει. Φροντίστε να σημειώσετε τον κωδικό πρόσβασης ή να τον αποθηκεύσετε κάπου όπου θα μπορείτε να τον βρείτε.

Στο Microsoft PowerPoint

Ακριβώς όπως η προστασία ενός εγγράφου του Microsoft Word, η προστασία ενός PowerPoint είναι εύκολη. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ σε μερικά μενού. Θα θελήσετε να κατευθυνθείτε στην κορδέλα Αρχείο και να κάνετε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες. Μετά από αυτό, επιλέξτε Προστασία παρουσίασης και, στη συνέχεια, Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης. Στη συνέχεια, θα θέλετε να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης και κάντε κλικ στο OK. Το PowerPoint θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε τον κωδικό πρόσβασης και, στη συνέχεια, θα χρειαστεί να αποθηκεύσετε το αρχείο για να βεβαιωθείτε ότι ο κωδικός θα τεθεί σε ισχύ.

Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι η προστασία με κωδικό πρόσβασης δεν υποστηρίζεται στο PowerPoint για αρχεία ODP. Επίσης, δεν θα μπορείτε να συντάξετε από κοινού οποιοδήποτε αρχείο που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης στο οποίο εργάζεται κάποιος άλλος αυτήν τη στιγμή, καθώς το αρχείο θα εμφανίζεται σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση.

Στο Microsoft Excel

Η προστασία με κωδικό πρόσβασης ενός υπολογιστικού φύλλου του Microsoft Excel είναι μια πιο περίπλοκη κατάσταση. Για να αποτρέψετε την πρόσβαση άλλων δεδομένων ή τη μετακίνησή τους σε ένα υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε να κλειδώσετε τα κελιά και να προστατέψετε το φύλλο με κωδικό πρόσβασης. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν έχετε ένα φύλλο εργασίας, αλλά θέλετε μόνο τα μέλη της ομάδας να προσθέτουν δεδομένα μόνο σε συγκεκριμένα κελιά, χωρίς να αγγίζουν τίποτα άλλο.

Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι η προστασία σε επίπεδο φύλλου εργασίας δεν προορίζεται ως χαρακτηριστικό ασφαλείας. Επίσης, η προστασία ενός φύλλου εργασίας δεν είναι το ίδιο με την προστασία ενός αρχείου Excel ή ενός βιβλίου εργασίας με κωδικό πρόσβασης. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα ξεκινήσουμε πρώτα με την προστασία με κωδικό πρόσβασης ενός ολόκληρου εγγράφου Excel. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας κλικ στην κορδέλα Αρχείο και κάνοντας κλικ στην επιλογή Πληροφορίες. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε Προστασία βιβλίου εργασίας και να επιλέξετε Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης. Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης και να κάνετε κλικ στο OK. 

Σε περίπτωση που δεν θέλετε να προστατέψετε ένα ολόκληρο έγγραφο του Excel, μπορείτε επίσης να κλειδώσετε ορισμένες περιοχές ενός μη προστατευμένου φύλλου. Αυτό κυμαίνεται από το να μην επιτρέπετε σε άλλους να δουν τους τύπους ή τα εύρη σας. Μπορείτε να το κάνετε επιλέγοντας το εύρος δεδομένων, κάνοντας δεξί κλικ σε αυτό και επιλέγοντας τις επιλογές Μορφοποίηση κελιών. Στη συνέχεια, θα θέλετε να διαγράψετε το πλαίσιο όπου γράφει Κλειδωμένο. Στη συνέχεια, θα πρέπει να διατηρήσετε την επιλογή τονισμένη και να κατευθυνθείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση. Επιλέξτε Προστασία και, στη συνέχεια, Προστασία φύλλου και αποεπιλέξτε αυτό που θέλετε να μην επεξεργάζονται οι χρήστες.

Ρίξτε μια ματιά στους άλλους οδηγούς μας για το Office 365 για περισσότερα!

Αυτή είναι μόνο η πιο πρόσφατη καταχώριση στη συνεχιζόμενη σειρά Office 365. Έχουμε καλύψει πολλά άλλα θέματα. Τα θέματα ποικίλλουν από τις καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου στο Excel, συμβουλές και κόλπα για το Excel και πολλά άλλα. Θεωρείτε ότι η προστασία των αρχείων του Office 365 θα είναι χρήσιμη; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω.