Πώς να χρησιμοποιήσετε τους τύπους In Notion

Σήμερα είμαστε συχνά συγκλονισμένοι από πολλά έργα και δραστηριότητες. Μερικά από τα οποία είναι πολύπλοκα και ενεργοβόρα. Ευτυχώς, η Notion έχει αναπτύξει τύπους για να βοηθήσει στη διαπραγμάτευση οποιουδήποτε εμποδίου, όσο απαιτητικό κι αν είναι.

Αν θέλετε να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τύπους στο Notion, έχετε έρθει στο σωστό μέρος. Αυτό το άρθρο θα σας πει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε.

Έννοια: Πώς να χρησιμοποιήσετε τους τύπους

Παρόλο που μπορεί να ακούγονται τρομακτικοί, οι τύποι στο Notion είναι πραγματικά φιλικοί προς το χρήστη. Αυτό είναι που πρέπει να κάνετε, για να χρησιμοποιήσετε τύπους στο Notion:

1. Συνδεθείτε στο Notion
   
2.  Ανοίξτε τη βάση δεδομένων και προσθέστε μια νέα ιδιότητα στη βάση δεδομένων και επιλέξτε έναν τύπο.
   
3. Κάντε κλικ στον τύπο και θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο.
   
4. Επιλέξτε τη σταθερά και τους τελεστές.

Να θυμάστε ότι οι τύποι απαιτούν μια βάση δεδομένων, επομένως θα χρειαστείτε μια σελίδα που να περιλαμβάνει μία.

Σε τι χρησιμεύει η έννοια;

Το Notion είναι ένας κενός χώρος εργασίας που σας επιτρέπει να δημιουργείτε σελίδες. Μπορείτε να αφιερώσετε κάθε σελίδα σε ένα έργο ή μια εκδήλωση στην οποία εργάζεστε. Αυτές οι σελίδες μπορούν να κοινοποιηθούν με άλλους χρήστες ή να χρησιμοποιηθούν μόνο από εσάς. Λάβετε υπόψη ότι η κοινή χρήση με άλλους χρήστες ενδέχεται να απαιτεί συνδρομή.

Σε κάθε σελίδα μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων. Οι βάσεις δεδομένων μπορούν να έχουν διαφορετικές μορφές, ανάλογα με τα δεδομένα και τον σκοπό που τα χρησιμοποιείτε. Αυτές είναι οι διαθέσιμες προβολές:

• Χρονοδιάγραμμα
• Εκθεσιακός χώρος
• Ημερολόγιο
• Τραπέζι
• Λίστα

Μπορείτε πάντα να αλλάξετε την προβολή της βάσης δεδομένων σας για να την προσαρμόσετε στις ανάγκες σας. Μπορεί να γίνει με δύο μόνο κλικ και δεν απαιτεί να ξεκινήσετε από την αρχή. Μπορείτε επίσης να το διαγράψετε εάν είναι απαραίτητο. Ακόμα κι αν θέλετε να αλλάξετε γνώμη και να ανακτήσετε κάτι που διαγράψατε, αυτό είναι επίσης δυνατό.

Σε τι χρησιμοποιούνται οι φόρμουλες;

Όπως ίσως ήδη γνωρίζετε, το Notion σας βοηθά να παρακολουθείτε τις υποχρεώσεις σας δημιουργώντας σελίδες. Ως εκ τούτου, μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας βάσεις δεδομένων σε προβολές που σας ταιριάζουν.

Όλα αυτά μπορεί να σας κάνουν να αναρωτηθείτε: "Εάν έχω ήδη επιλέξει μια βάση δεδομένων, γιατί να χρειάζομαι τύπους;" Υπάρχουν τρεις λόγοι για την ενσωμάτωση τύπων στα δεδομένα σας:

• Υπολογίστε νέες τιμές. Για παράδειγμα, έχετε μια σειρά από δραστηριότητες που απευθύνονται σε διαφορετικά μέλη. Εάν θέλετε να υπολογίσετε πόσο προσθέτει κάθε μέλος στα έργα, θα μπορούσατε να υπολογίσετε το ποσοστό των δραστηριοτήτων του σε σύγκριση με έναν συνολικό αριθμό δραστηριοτήτων.
• Εμφάνιση τιμών με διαφορετικό τρόπο. Μπορεί να έχετε αναφέρει την ηλικία καθενός από τα μέλη της ομάδας σας. Αλλά επειδή πρόκειται για μια πληροφορία που μπορεί να μεταβληθεί, μπορείτε να υπολογίσετε το έτος γέννησής τους εφαρμόζοντας έναν τύπο.
• Βρείτε μια συσχέτιση μεταξύ των τιμών. Ίσως θελήσετε να ελέγξετε εάν μια πληροφορία που συνδέεται με ένα μέλος υπονοεί και άλλες πληροφορίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ελέγξετε αν τα παντρεμένα μέλη της ομάδας σας έχουν παιδιά ή όχι. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να βρείτε έναν κανόνα στα δεδομένα σας.

Όπως μπορείτε να δείτε, ο χειρισμός των δεδομένων σας με χρήση τύπων μπορεί να οδηγήσει σε συμπεράσματα στα οποία δεν θα είχατε καταλήξει διαφορετικά.

Στοιχεία μιας φόρμουλας

Εδώ είναι τα στοιχεία που χρειάζεστε, για να δημιουργήσετε έναν τύπο στο Notion:

• Οι τιμές εισόδου – Αυτές αντιπροσωπεύουν τα δεδομένα με τα οποία θέλετε να χειριστείτε.
• Η δράση – Τι ακριβώς θέλετε να κάνετε με τα δεδομένα σας; Προσθήκη? Αφαιρώ? Διαιρέστε?
• Πιθανές συνθήκες – Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να έχετε ορισμένες συνθήκες στις οποίες μπορεί να ισχύει αποκλειστικά ο τύπος. Για παράδειγμα, δεν θέλετε να αφαιρέσετε έναν αριθμό, εκτός αν είναι μεγαλύτερος από πέντε.

Τώρα που ξέρετε τι συνθέτει έναν τύπο στο Notion, μπορείτε να τον δοκιμάσετε στα δεδομένα σας.

Ορολογία που συνδέεται με τύπους

Ακολουθεί κάποια ορολογία που μπορεί να σας φανεί χρήσιμη όταν χρησιμοποιείτε τύπους:

• Συνάρτηση – Καθορίζει τη σχέση μεταξύ των μεταβλητών σας, δηλαδή των εισόδων σας.
• Σύνταξη – Αναφέρεται στη σειρά στον τύπο σας, η οποία θα επηρεάσει την έξοδο.
• Επιχείρημα – Αυτές είναι οι εισροές σας.
• Συμβολοσειρά – Ομάδα τιμών σε έναν τύπο. Αυτά συνδέονται συνήθως με εισαγωγικά.
• Boolean – Εμφανίζει την έξοδο ως true ή false.
• Concatenate – Αυτό σας επιτρέπει να κολλήσετε δύο τιμές μαζί σε μία.

Οι φόρμουλες μπορεί να είναι αρκετά μπερδεμένες. Ελπίζουμε ότι αυτό κάνει τα πράγματα λίγο πιο ξεκάθαρα.

Διαφορετικοί τύποι συναρτήσεων στην έννοια

Τώρα μπορείτε να ρωτήσετε: "Σίγουρα, το Notion μπορεί να με βοηθήσει να χρησιμοποιήσω τύπους, αλλά για ποιες λειτουργίες;" Ακολουθούν οι τύποι συναρτήσεων που καλύπτουν αυτοί οι τύποι:

• Λογικές συναρτήσεις – Χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο ορισμένων υποθέσεων, όπως εάν οι τιμές είναι ίσες, μεγαλύτερες, κενές κ.λπ.
• Αριθμητικές συναρτήσεις – Χρησιμοποιούνται για μαθηματικούς υπολογισμούς, όπως αφαίρεση, διαίρεση, εύρεση της ρίζας κ.λπ.
• Συναρτήσεις κειμένου – Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη συγχώνευση λέξεων, την αντικατάστασή τους, την καταμέτρηση χαρακτήρων κ.λπ.
• Συναρτήσεις ημερομηνίας – Αυτές μπορούν να σας βοηθήσουν να υπολογίσετε την ώρα μεταξύ των ημερομηνιών, να καθορίσετε μια ημερομηνία, την ημερομηνία λήξης επιστροφής κ.λπ.

Οι δυνατότητες είναι σχεδόν ατελείωτες. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε ότι το Notion ενδέχεται να μην είναι σε θέση να καλύψει τις ανάγκες σας για την ανάλυση δεδομένων, ανεξάρτητα από τη μορφή των δεδομένων.

Διαφορές μεταξύ Excel και Notion Formulas

Το Excel είναι το πιο χρησιμοποιούμενο εργαλείο στον κόσμο όσον αφορά τους τύπους. Ποιες είναι όμως οι διαφορές μεταξύ Excel και Notion; Παραθέτουμε μερικά ονόματα:

• Αναφορές ιδιοτήτων – Στο Excel, αναφέρεστε μεμονωμένα κελιά. Η έννοια σάς επιτρέπει να αναφέρετε στήλες. Για κάθε στοιχείο σε μια στήλη, ο τύπος σας θα ισχύει για αυτό σε ολόκληρη τη βάση δεδομένων. Αυτό σίγουρα μπορεί να επιταχύνει τα πράγματα για εσάς.
• Τιμές σύνδεσης – Στο Excel, θα χρησιμοποιήσετε το "&" για να συνδέσετε δύο ή περισσότερες τιμές σε έναν τύπο. Στο Notion, θα χρησιμοποιήσετε το "+".
• Πολύπλοκοι υπολογισμοί – Αν και το Notion έχει τα πλεονεκτήματά του, όταν πρόκειται για σύνθετους υπολογισμούς, το Excel παίρνει τη νίκη.
• Λειτουργίες οπτικοποίησης δεδομένων – Το Excel προσφέρει διάφορους τύπους γραφημάτων: γραμμή, πίτα, στήλη, περιοχή κ.λπ. Δυστυχώς, αυτά δεν είναι ακόμη διαθέσιμα στο Notion. Έτσι, εάν χρειάζεστε γραφήματα, θα πρέπει να παραμείνετε στο Excel.
• Αναφορά σε ολόκληρη τη βάση δεδομένων – Η χρήση τύπων στο Excel ισχύει μόνο για ένα υπολογιστικό φύλλο. Έτσι, μπορείτε να έχετε δύο υπολογιστικά φύλλα με τα ίδια δεδομένα και να κάνετε εντελώς διαφορετικά πράγματα σε αυτά. Από την άλλη πλευρά, στο Notion οι τύποι σας θα ισχύουν για ολόκληρη τη βάση δεδομένων. Θα μπορούσαμε να πούμε ότι μια σελίδα βάσης δεδομένων στο Notion θα μπορούσε να μοιάζει με υπολογιστικό φύλλο στο Excel.

Δεν είστε σίγουροι ποιο εργαλείο να επιλέξετε; Όλα εξαρτώνται από την προσωπική προτίμηση. Αν και το Excel μπορεί να είναι η πιο γνωστή επιλογή, η δοκιμή νέων πραγμάτων μπορεί να φέρει απροσδόκητα αποτελέσματα.

Οι φόρμουλες είναι χρήσιμες

Κάθε έργο στο Notion θα έχει τη σελίδα του με βάσεις δεδομένων σε διάφορες μορφές. Εφόσον οι βάσεις δεδομένων περιλαμβάνουν μεγάλο αριθμό μεταβλητών, ίσως θελήσετε να τις χειριστείτε. Μπορείτε να εισαγάγετε διαφορετικούς τύπους τύπων για να λάβετε νέα δεδομένα ή να δημιουργήσετε συνδέσεις μεταξύ υπαρχόντων δεδομένων. Αν και το Excel είναι το πιο διάσημο εργαλείο για αυτό, η δοκιμή νέων πραγμάτων θα μπορούσε να σας εκπλήξει με θετικό τρόπο. Γιατί λοιπόν να μην δοκιμάσετε τύπους στο Notion;

Τα μαθηματικά μπορεί να μην ήταν το αγαπημένο σας μάθημα στο σχολείο, αλλά πρέπει να συμφωνήσουμε, η χρήση τύπων μπορεί να είναι χρήσιμη. Ειδικά όταν έχουμε να κάνουμε με ένα ευρύ φάσμα πληροφοριών, είτε είναι αριθμητικές, λογικές, κειμενικές ή ακόμα και σχετικές με την ημερομηνία. Θα σας αφήσουν να το αναλύσετε για να καταλήξετε σε συμπεράσματα και λύσεις. Μπορεί ακόμη και να σας δείξουν τη σχέση μεταξύ δεδομένων, για την οποία δεν γνωρίζατε καν.

Έχετε χρησιμοποιήσει τύπους στο Notion; Τα βρήκατε δύσκολα; Πείτε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.