Πώς να δημιουργήσετε μια ροή στο Microsoft Teams και γιατί μπορεί να θέλετε να σας βοηθήσουμε να παραμείνετε παραγωγικοί

Με το Power Automate και το Microsoft Flow, μπορείτε να δημιουργήσετε ορισμένες "Ροές" για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε την επιχείρησή σας και να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας. Να πώς.

Ρυθμίστε την εφαρμογή Power Automate στο Microsoft Teams εγκαθιστώντας την από τον κατάλογο εφαρμογών στην αριστερή πλαϊνή γραμμή του Teams

Μετά τη ρύθμιση, θα μεταφερθείτε στην Αρχική σελίδα του Power Automate. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα ροή. Στη συνέχεια, επιλέξτε ένα που ταιριάζει με το Microsoft Teams.

Φροντίστε να συνδέσετε τους λογαριασμούς σας με το Flow, για να ανάβει πράσινο

Συνεχίστε και ακολουθήστε τις οδηγίες στην οθόνη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία ροής

Το Flow θα συμπληρωθεί στο Teams και θα εμφανιστεί στη λίστα στην κύρια σελίδα Power Automate

Θέλατε ποτέ να λαμβάνετε μια ειδοποίηση σχετικά με δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα μέσα στο Teams σχετικά με έγγραφα που μεταφορτώνονται, υπογράφουν φόρμες ή ακόμα και εργασίες που ολοκληρώνονται στο Planner; Συνήθως, ίσως χρειαστεί να ελέγξετε κάθε μία από αυτές τις εφαρμογές του Microsoft 365 ξεχωριστά για να ενημερωθείτε για τα πράγματα. Ωστόσο, με το Power Automate και το Microsoft Flow, μπορείτε να δημιουργήσετε ορισμένες "Ροές" που θα σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε την επιχείρησή σας και να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας. Σήμερα, θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό.

Προσθήκη Power Automate στις ομάδες

Πρώτα πρώτα, θα πρέπει να προσθέσετε το Power Automate στο Microsoft Teams για να συνεχίσετε. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην ενότητα Εφαρμογές στην πλαϊνή γραμμή Ομάδες. Από εκεί, αναζητήστε το Power Automate. Στη συνέχεια, επιλέξτε την εφαρμογή Power Automate που ανοίγει και επιλέξτε το μωβ κουμπί προσθήκης. Εάν θέλετε ροές σε ένα συγκεκριμένο κανάλι ή μια ολόκληρη ομάδα για όλους τους χρήστες, μπορείτε επίσης να επιλέξετε το κάτω βέλος και να επιλέξετε Προσθήκη στην ομάδα, εάν έχετε τα δικαιώματα να προσθέσετε έναν Αυτοματισμό για όλους. Μόλις τελειώσετε, θα δείτε την εφαρμογή Power Automate να ανοίγει στην πλαϊνή γραμμή στο Teams.

Δημιουργία ενός premade, "δημοφιλούς" Flow in Teams

Στη συνέχεια, θα πρέπει να μεταφερθείτε σε μια φιλτραρισμένη επιλογή που εμφανίζει μόνο ροές και πρότυπα του Microsoft Teams. Μπορείτε να φιλτράρετε σε άλλες Ροές, εάν θέλετε, κάνοντας κλικ στο κουμπί φίλτρου δίπλα στο κουμπί Ροές αναζήτησης (αλλά περισσότερα για αυτό αργότερα.) Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει επίσης να παρατηρήσετε ορισμένα δημοφιλή πρότυπα για Ροές σε ομάδες. Αυτά είναι προκατασκευασμένα πρότυπα από τη Microsoft, τα οποία μπορείτε να ενεργοποιήσετε με λίγα μόνο κλικ, χωρίς να απαιτείται κωδικοποίηση!

Θα εστιάσουμε πρώτα σε αυτά, καθώς αυτά είναι τα πιο δημοφιλή και βοηθούν στην αντιμετώπιση ορισμένων από τις πιο κοινές ανάγκες για ειδοποιήσεις στο Teams. Ακολουθεί μια λίστα παρακάτω, αλλά έχετε κατά νου ότι μπορείτε να δείτε μια λίστα με όλες τις ροές του Teams επιλέγοντας Εμφάνιση όλων των προτύπων Teams στο κάτω μέρος της εφαρμογής Power Automate. Σε γενικές γραμμές, οποιαδήποτε από τις Ροές στη λίστα Ομάδες θα είναι άμεση για να ρυθμιστεί, απαιτώντας μόνο μερικά απλά βήματα.

• Ειδοποιήστε μια ομάδα όταν υποβάλλεται μια νέα απάντηση Φόρμες
• Όταν η κατάσταση μιας εργασίας στο Planner αλλάζει για να ολοκληρωθεί, ειδοποιήστε ένα κανάλι
• Ειδοποιήστε μια ομάδα όταν δημιουργείται ένα νέο στοιχείο σε μια λίστα SharePoint
• Αποθηκεύστε ένα μήνυμα στο OneNote
• Δημιουργήστε ένα αντικείμενο εργασίας από ένα μήνυμα
• Ειδοποιήστε μια ομάδα όταν μια νέα εργασία προστίθεται σε έναν πίνακα Trello
• Ειδοποιήστε μια ομάδα όταν αλλάζει η κατάσταση ενός στοιχείου εργασίας στο Azure DevOps
• Ειδοποιήστε μια ομάδα όταν ενεργοποιείται μια ειδοποίηση στο PowerBI.

Εάν η Ροή που θέλετε βρίσκεται σε αυτήν τη λίστα, κάντε κλικ σε αυτήν. Θα λάβετε ένα αναδυόμενο μήνυμα, που θα σας επιτρέπει να το διαμορφώσετε. Ως παράδειγμα, χρησιμοποιούμε τη ροή για αλλαγές εργασιών στο Planner. Συνήθως, θα πρέπει να δείτε ένα πλαίσιο που σας επιτρέπει να ονομάσετε τη ροή. Στη συνέχεια, κάτω από αυτό, θα υπάρχει μια λίστα με εισόδους (ή συνδέσεις) που θα χρειαστείτε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συνδεθεί σε καθένα από αυτά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη συνέχεια και ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη. Στην περίπτωσή μας, θα χρειαστεί να διαμορφώσουμε και να επιλέξουμε το Αναγνωριστικό ομάδας Σχεδιασμού, το Αναγνωριστικό σχεδίου, την Ομάδα ομάδων και, στη συνέχεια, το Κανάλι για να συνεχίσουμε.

Όταν τελειώσετε, μπορείτε να επιλέξετε Δημιουργία ροής. Στη συνέχεια, θα πρέπει να δείτε ένα αναδυόμενο μήνυμα που λέει ότι η ροή εργασίας σας δημιουργήθηκε. Εμφανίζεται τώρα στη λίστα των Ροών στην κύρια σελίδα Power Automate! Και θα εκτελείται αυτόματα από εδώ και πέρα.

Δημιουργία άλλης και προσαρμοσμένης ροής στο Teams

Χάρη στο Power Automate, δεν περιορίζεστε μόνο στις Ροές με θέμα τις ομάδες. Εάν θέλετε, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε και άλλες Ροές. Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή σε αυτά κάνοντας κλικ στο κουμπί Φίλτρο στο επάνω μέρος της οθόνης, δίπλα στο πλαίσιο αναζήτησης και επιλέγοντας Όλα τα πρότυπα. Στη συνέχεια, κοιτάξτε προς τα αριστερά για να επιλέξετε μια κατηγορία. Τα βήματα θα είναι τα ίδια, απαιτώντας από εσάς να συνδεθείτε και να συνδέσετε λογαριασμούς, όπως κάναμε παραπάνω.

Εάν είστε πιο προχωρημένος χρήστης, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα κενό Flow, μόνοι σας, χωρίς να ακολουθείτε ένα πρότυπο. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία σ��ο Power Automate και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία από κενό. Από εκεί, θα δείτε μια λίστα κανόνων και ενεργειών. Θα δείτε επίσης ορισμένα θέματα, στην περιοχή Όλα. Επιλέξτε το θέμα σας, για να φιλτράρετε το έναυσμα και τις ενέργειες.

Στη συνέχεια, επιλέξτε μια σκανδάλη, ακολουθώντας τις οδηγίες στην οθόνη. Αφού ολοκληρωθεί η σκανδάλη, ρυθμίστε την ενέργεια ακολουθώντας τις οδηγίες και τον οδηγό στην οθόνη. Κάθε Ροή έχει ένα διαφορετικό σύνολο οδηγιών, αλλά είναι πολύ απλό να το κατανοήσετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να δοκιμάσετε τη ροή κάνοντας κλικ στο κουμπί Test στο επάνω μέρος. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε τη ροή για σφάλματα επιλέγοντας επίσης Έλεγχος ροής. Όταν είστε έτοιμοι, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και η ροή σας θα τεθεί σε εφαρμογή.

Έλεγχος και διαγραφή Ροών

Τώρα που δημιουργήσατε τις Ροές σας, μπορείτε εύκολα να τις διαγράψετε ή να τις επεξεργαστείτε επίσης. Απλώς ανοίξτε την εφαρμογή Power Automate στο Teams κάνοντας κλικ στο ( . . .) στο Sidebar και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Home. Από εκεί, θα πρέπει να δείτε μια λίστα με τις Ροές σας. Μπορείτε να μετακινήσετε το ποντίκι σας προς τα δεξιά και να κάνετε κλικ στις τρεις τελείες στη λίστα και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Επεξεργασία ή Διαγραφή για να διαγράψετε τη Ροή. Το πιο σημαντικό, μπορείτε επίσης να ελέγξετε το Ιστορικό εκτέλεσης για να δείτε πώς εκτελείται, καθώς έχει καταντήσει απατεώνα.

Μόνο η αρχή των ατελείωτων δυνατοτήτων!

Η δημιουργία Flow in Teams with power Automate είναι μόνο η αρχή των δυνατοτήτων. Η Microsoft διαθέτει μια πλατφόρμα γνωστή ως PowerApps, η οποία σας επιτρέπει να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες εφαρμογές για την επιχείρησή σας χρησιμοποιώντας παρόμοια πρότυπα. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για αυτό εδώ . Και θυμηθείτε, ελέγξτε τον κόμβο Microsoft 365 για περισσότερα νέα και πληροφορίες.