Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Notion

Οι βάσεις δεδομένων στο Notion είναι ουσιαστικά συλλογές σελίδων που μπορείτε να προσαρμόσετε ώστε να ταιριάζουν σε εσάς ή στις ανάγκες του οργανισμού σας. Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες για να διαμορφώσετε τα σχέδιά σας, να διαχειριστείτε τα δεδομένα σας ή να συνεργαστείτε με άλλα άτομα.

Ωστόσο, η έννοια μπορεί να είναι συντριπτική για έναν αρχάριο. Αυτό το άρθρο θα προσπαθήσει να σας βοηθήσει να ξεπεράσετε τις δυσκολίες ενός αρχάριου του Notion και να δημιουργήσετε την πρώτη σας βάση δεδομένων.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων εννοιών

Οι βάσεις δεδομένων εννοιών μπορούν να περιγραφούν ως έξυπνα ερμάρια αρχείων που μπορούν να περιέχουν χιλιάδες σελίδες. Παρόμοια με το Excel και το OneNote, το Notion είναι διαφορετικό στις ακόλουθες πτυχές:

• Κάθε στοιχείο στη βάση δεδομένων μπορεί να ανοίξει ως νέα σελίδα και να επεξεργαστεί ανάλογα.
• Μπορείτε να προσαρμόσετε κάθε στοιχείο βάσης δεδομένων προσθέτοντας περισσότερο περιεχόμενο σε αυτά, όπως ημερομηνίες, προθεσμίες, συνδέσμους, συμμετέχοντες κ.λπ.
• Οι βάσεις δεδομένων μπορούν να προβληθούν με διάφορους τρόπους, όχι μόνο ως πίνακας.

Για να δημιουργήσετε την πρώτη σας βάση δεδομένων, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό. Μπορείτε να συνδεθείτε με ένα email, λογαριασμό Google ή λογαριασμό Apple. Στη συνέχεια, απλώς επιλέξτε για ποιο σκοπό θα χρησιμοποιήσετε το Notion (προσωπική χρήση, την ομάδα σας ή το σχολείο) και είστε έτοιμοι.

Αμέσως μετά, θα σας δοθούν προκατασκευασμένα πρότυπα για να ξεκινήσετε. Θα εξοικειωθείτε επίσης με τα βασικά που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε την πρώτη σας βάση δεδομένων. 

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Notion με δύο τρόπους:

• Κάντε κλικ στο "Προσθήκη σελίδας"
• Ξεκινήστε να γράφετε "/database" και επιλέξτε μια βάση δεδομένων από το αναπτυσσόμενο μενού

Πώς να προσαρμόσετε τη βάση δεδομένων σας

Τώρα μπορείτε να αρχίσετε να προσαρμόζετε τη βάση δεδομένων σας όπως θέλετε.

1. Επιλέξτε μία από τις έξι επιλογές διάταξης βάσης δεδομένων: πίνακας, πίνακας, λίστα, συλλογή, ημερολόγιο ή χρονοδιάγραμμα.
   
2. Στο δεξιό πλαίσιο, μπορείτε να επιλέξετε μια πηγή δεδομένων για να συνδέσετε περιεχόμενο από μια υπάρχουσα βάση δεδομένων στον χώρο εργασίας σας ή να κάνετε κλικ στο "+ Νέα βάση δεδομένων" για να ξεκινήσετε εκ νέου.
   
3. Στο επάνω μέρος της σελίδας, μπορείτε να ονομάσετε τη νέα σας βάση δεδομένων.
   
4. Κάθε διάταξη βάσης δεδομένων έχει ήδη ορισμένες οδηγίες και μια δομή που μπορείτε να συμπληρώσετε. Σημειώστε ότι ένας πίνακας έχει ένα όνομα, ετικέτες και ημερομηνία ως προεπιλογή, αλλά μπορείτε να τα αλλάξετε και να προσθέσετε όσες γραμμές και στήλες (που ονομάζονται "ιδιότητες" στο Notion) όσες χρειάζεστε για το έργο σας.
   
5. Μόλις προσθέσετε ένα νέο στοιχείο (όπως ένα όνομα ενός συμμετέχοντος έργου), μπορείτε να ανοίξετε το στοιχείο ως νέα σελίδα τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από αυτό και κάνοντας κλικ στο "Άνοιγμα".
   
6. Εκεί, μπορείτε να γράψετε οποιαδήποτε άλλη λεπτομέρεια δεν πιστεύετε ότι είναι απαραίτητη στην κύρια ενότητα της βάσης δεδομένων.
   
7. Προσθέστε ετικέτες, σχόλια ή ιδιότητες.
   
8. Μόλις ολοκληρώσετε τη δημιουργία της βάσης δεδομένων σας, μπορείτε να τη μετακινήσετε στον χώρο εργασίας σας ή να την προσθέσετε σε υπάρχουσες σελίδες.

Πώς να προσθέσετε ιδιότητες σε μια βάση δεδομένων Notion

Οι ιδιότητες αναφέρονται σε τμήματα πληροφοριών που θα εμφανίζονται για κάθε σελίδα που αποθηκεύετε σε μια ενιαία βάση δεδομένων. Χρησιμοποιούνται κυρίως για ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων. Μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή ποιες θέλετε να εμφανίζονται και ποιες όχι. Αυτό σας δίνει μια καλύτερη επισκόπηση της βάσης δεδομένων.

Όπως αναφέρθηκε, μπορείτε να προσθέσετε όσα ακίνητα χρειάζεστε. Έρχονται σε διάφορα σχήματα και μορφές, όπως ημερομηνίες, πλαίσια ελέγχου, τύπους, διευθύνσεις URL κ.λπ. Μπορείτε να αλλάξετε και να προσθέσετε ιδιότητες ως στήλες ή να προσθέσετε μια ιδιότητα για κάθε καταχώρηση σειράς.

Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε μια ιδιότητα σε έναν πίνακα στο Notion:

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο «+» στην τελευταία στήλη του πίνακα.
   
2. Επιλέξτε έναν τύπο ιδιοκτησίας.
   
3. Προσαρμόστε την ιδιοκτησία τροποποιώντας το όνομά της, επιλέγοντας ή αφαιρώντας το εικονίδιό της κ.λπ.
   

Εάν επιλέξετε μια ιδιότητα όπως "Κατάσταση", θα μπορείτε να προσθέσετε όσες επιλογές κατάστασης χρειάζεστε, όπως "Δεν ξεκίνησε", "Σε εξέλιξη" και "Τέλος", αλλάξτε το χρώμα κάθε επιλογής κατάστασης, ή εμφανίστε τα ως πλαίσια ελέγχου.

Μπορείτε να αποκρύψετε κάθε ιδιοκτησία κάνοντας κλικ σε αυτήν και επιλέγοντας "Απόκρυψη σε προβολή". Στο ίδιο μενού περιβάλλοντος, μπορείτε να τα αντιγράψετε, να τα διαγράψετε ή να τα εμφανίσετε με αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. 

Αφού προσαρμόσετε μια ιδιότητα, δεν θα χρειαστεί να πατήσετε "Αποθήκευση" ή ένα παρόμοιο κουμπί. Θα αποθηκευτεί στον πίνακα καθώς το φτιάχνετε.

Πώς να προσθέσετε περισσότερες προβολές βάσης δεδομένων

Οι προβολές στις βάσεις δεδομένων Notion σάς επιτρέπουν να βλέπετε τις ίδιες πληροφορίες σε διαφορετικές ρυθμίσεις. Θα παρατηρήσετε ότι αυτή είναι μια χρήσιμη δυνατότητα καθώς δημιουργείτε τις δικές σας βάσεις δεδομένων και εισάγετε όλο και περισσότερες πληροφορίες με την πάροδο του χρόνου. 

Ορισμένες διατάξεις απλώς δεν αδικούν τις πληροφορίες σας μετά από λίγο. Για παράδειγμα, εάν ξεκινήσατε με μια διάταξη πίνακα και προσθέσατε περισσότερες πληροφορίες προσανατολισμένες στην ημερομηνία, πιθανότατα θα θέλετε να μεταβείτε σε μια διάταξη ημερολογίου. 

Ευτυχώς, δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε μια ολοκαίνουργια βάση δεδομένων και να προσθέσετε ξανά τις ίδιες πληροφορίες. Μπορείτε απλώς να προσθέσετε μια άλλη προβολή με διαφορετική διάταξη, διατηρώντας ανέπαφη την αρχική προβολή. 

Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε μια προβολή σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων:

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "+" δίπλα στο όνομα της υπάρχουσας προβολής σας.
   
2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα προβολής και επιλέξτε τη διάταξη προβολής.
   
3. Προσαρμόστε τη νέα προβολή. 
   

Κάθε προβολή έχει το δικό της μενού που σας επιτρέπει να φιλτράρετε τυχόν πληροφορίες που δεν ταιριάζουν στη διάταξή της. Μπορείτε να αποκρύψετε, να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε ορισμένες ιδιότητες για την τελική οργάνωση δεδομένων. Ό,τι αλλάζετε σε μια προβολή θα αλλάξει και σε άλλες προβολές της ίδιας βάσης δεδομένων. Αλλά ο τρόπος με τον οποίο προσαρμόζετε μια προβολή δεν θα επηρεάσει άλλες προβολές.

Συχνές ερωτήσεις

Τι κάνει το κλείδωμα της βάσης δεδομένων στο Notion;

Το κλείδωμα μιας προβολής σε μια βάση δεδομένων Notion θα αποτρέψει άλλους από το να αλλάξουν τις προβολές και τις ιδιότητες στη βάση δεδομένων σας. Ωστόσο, μπορούν ακόμα να αλλάξουν το περιεχόμενο μέσα στη βάση δεδομένων όπως θέλουν. Επιπλέον, οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στον λογαριασμό σας μπορεί να ξεκλειδώσει την προβολή.

Ποιος μπορεί να επεξεργαστεί τη βάση δεδομένων Notion μου;

Θα βρείτε τις επιλογές συνεργασίας Notion κάνοντας κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" στο επάνω μέρος της σελίδας. Εκεί, μπορείτε να επεξεργαστείτε ποιος μπορεί να δει, να σχολιάσει, να επεξεργαστεί ή να αντιγράψει τη βάση δεδομένων σας. Στη συνέχεια, πρέπει απλώς να αντιγράψετε τον σύνδεσμο της βάσης δεδομένων και να τον προωθήσετε σε όποιον θέλετε.

Οργανώστε τον χώρο εργασίας σας με το Notion

Οι βάσεις δεδομένων Notion είναι μια τέλεια λύση για την οργάνωση του χώρου εργασίας σας και την παρακολούθηση των καθημερινών σας εργασιών. Μπορείτε ακόμη και να το χρησιμοποιήσετε για την προσωπική σας ζωή για να κάνετε ταξιδιωτικά σχέδια, να οργανώσετε εκδηλώσεις ή να παρακολουθείτε τα οικονομικά σας. Το Notion προσφέρει πολλές δυνατότητες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε κάθε πτυχή της ζωής σας σε ένα μέρος.

Έχετε ήδη δοκιμάσει να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Notion; Αν ναι, σε τι χρησίμευε η βάση δεδομένων; Πείτε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.