Πώς να δείτε ποιος είδε το Έγγραφό σας Google

Τα Έγγραφα Google είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για συνεργασία, καθώς επιτρέπει σε πολλά άτομα να επεξεργάζονται και να εργάζονται σε ένα μόνο έγγραφο ταυτόχρονα χωρίς να χάνουν την παρακολούθηση των αλλαγών που πραγματοποιούνται από διάφορα μέλη της ομάδας. Εξάλλου, το να γνωρίζετε ποιος είδε ποιο έγγραφο και πότε μπορεί να είναι χρήσιμο εάν εσείς ή ο οργανισμός σας χρησιμοποιείτε τα Έγγραφα Google. Από τη διασφάλιση ότι όλοι διαβάζουν ένα προσχέδιο, βλέπουν τους όρους και τις προϋποθέσεις, την πιο πρόσφατη υποβολή, τις πολιτικές και τις διαδικασίες σας ή κάποιο άλλο σημαντικό έγγραφο, είναι απαραίτητο να δουν ποιος έκανε τι και πότε.

Σημείωση: Ο Πίνακας ελέγχου Δραστηριότητας Google είναι διαθέσιμος μόνο σε λογαριασμούς Google Workspace ή σε άτομα με πρόσβαση σε ένα αρχείο του λογαριασμού. Δεν είναι επιλογή για προσωπικούς λογαριασμούς.

Μέχρι πρόσφατα, δεν μπορούσατε να δείτε ποιος έβλεπε τα Έγγραφά σας Google. Μπορούσες να δεις ποιος το επεξεργάστηκε αλλά όχι ποιος μόλις το διάβασε. Εάν δεν αποθήκευσαν, δεν επεξεργάζονταν ή δεν άφησαν ένα σχόλιο, δεν είχατε ιδέα εάν ένα συγκεκριμένο άτομο διάβασε την πιο πρόσφατη έκδοση ενός εγγράφου. Επίσης, δεδομένου ότι μπορείτε να μοιραστείτε τα Έγγραφα Google με δικαιώματα μόνο για ανάγνωση, μπορείτε να μοιραστείτε το έγγραφο με ορισμένα άτομα με την πρόθεση ότι θα το ελέγξουν αλλά δεν θα κάνουν αλλαγές.

Οι τρέχουσες εκδόσεις των Εγγράφων Google σάς επιτρέπουν να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις για να δείτε ποιος προέβαλε τα Έγγραφά σας Google. Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς μπορείτε να το κάνετε μόνοι σας.

Το G Suite Activity Monitor

Το G Suite χρησιμοποιείται συνήθως από οργανισμούς στους οποίους η συνεργασία είναι απαραίτητη. Εάν χρησιμοποιείτε το G Suite για να συνεργάζεστε τακτικά με άλλους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Παρακολούθηση δραστηριότητας για να δείτε το ιστορικό προβολής οποιουδήποτε αρχείου Εγγράφων Google.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να το κάνετε:

1. Ανοίξτε ένα αρχείο Φύλλου Google
   
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο βέλους με ανοδικές τάσεις στην επάνω δεξιά ενότητα ή μεταβείτε στο αναπτυσσόμενο μενού Εργαλεία .
   
3. Ανοίξτε τον πίνακα ελέγχου Δραστηριότητας .
   
4. Κάντε κλικ στην καρτέλα Όλοι οι θεατές για τον οργανισμό σας.
   

Αυτή η διαδικασία θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε όλες τις προβολές στο έγγραφο, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας και της ώρας της τελευταίας από κάθε μέλος της ομάδας.

Εάν δεν βλέπετε την επιλογή Παρακολούθηση δραστηριότητας στο Έγγραφο Google σας, πιθανότατα είστε συνδεδεμένοι σε μια προσωπική έκδοση των Εγγράφων Google και όχι σε μια έκδοση G Suite.

Τάσεις θεατών και σχολίων

Εκτός από το να βλέπετε ποιοι είδαν τα Έγγραφά σας Google, το Activity Monitor σάς επιτρέπει επίσης να βλέπετε τις τάσεις σχετικά με το πότε οι άνθρωποι είδαν ή σχολίασαν το έγγραφό σας.

Τάση θεατή: Αυτό σας δείχνει ένα γράφημα ράβδων με τον αριθμό των μοναδικών θεατών σε ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα, που κυμαίνεται από επτά ημέρες έως όλες τις εποχές.

Τάση σχολίου: Εμφανίζει γραφήματα ράβδων της τάσης σχολίων από επτά ημέρες έως και πάντα.

Απενεργοποιήστε το ιστορικό προβολής στα Έγγραφα Google

Εάν, για οποιονδήποτε λόγο, θέλετε να απενεργοποιήσετε το ιστορικό προβολής ενός εγγράφου, μπορείτε να το κάνετε επίσης ακολουθώντας αυτά τα γρήγορα βήματα:

1. Ανοίξτε το Φύλλο Google.
   
2. Κάντε κλικ στο βέλος με τις ανοδικές τάσεις στην επάνω δεξιά πλευρά του εγγράφου σας ή μεταβείτε στα Εργαλεία από το αναπτυσσόμενο μενού.
   
3. Ανοίξτε τον  πίνακα ελέγχου Δραστηριότητας .
   
4. Επιλέξτε Ρυθμίσεις απορρήτου .
   
5. Στην περιοχή Ρύθμιση εγγράφου , απενεργοποιήστε την επιλογή Εμφάνιση ιστορικού προβολής για αυτό το έγγραφο .
   

Αυτή η επιλογή είναι επίσης διαθέσιμη στην προσωπική ή δωρεάν έκδοση των Εγγράφων Google. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε το ιστορικό προβολής εάν εργάζεστε σε ένα έγγραφο, αλλά δεν θέλετε να το γνωρίζουν οι συνεργάτες σας μέχρι να είστε έτοιμοι να μοιραστείτε τις τελικές αναθεωρήσεις σας.

1. Ξεκινήστε ανοίγοντας τα Φύλλα Google και κάνοντας κλικ στις Ρυθμίσεις .
2. Το μενού Ρυθμίσεις σάς επιτρέπει να απενεργοποιήσετε το ιστορικό προβολής με τις ρυθμίσεις του Πίνακα ελέγχου δραστηριότητας. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές αφού το αλλάξετε στη θέση Off.

Πώς να δείτε ποιος έκανε αλλαγές στο Google Doc σας

Ο έλεγχος της έκδοσης είναι απαραίτητος, κυρίως εάν εργάζεστε σε έναν ρυθμιζόμενο κλάδο. Ο έλεγχος έκδοσης είναι κάτι που τα Έγγραφα Google έχουν κάνει καλά για λίγο. Τα Έγγραφα θα δείχνουν ποιος έχει επεξεργαστεί ένα έγγραφο, το έχει αποθηκεύσει ή το έχει μοιραστεί. Αυτό λειτουργεί όχι μόνο με το G Suite αλλά και με τα προσωπικά Έγγραφα Google.

Εάν ενδιαφέρεστε για τον έλεγχο έκδοσης ή θέλετε να βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν έχει κάνει αλλαγές που δεν θα έπρεπε χωρίς να κλειδώσει το αρχείο, μπορείτε να το μάθετε ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

1. Ανοίξτε ένα Φύλλο Google που θέλετε να παρακολουθήσετε.
   
2. Επιλέξτε Αρχείο και Ιστορικό εκδόσεων .
   
3. Επιλέξτε Προβολή ιστορικού εκδόσεων .
   
4. Θα πρέπει να εμφανιστεί ένα παράθυρο στα δεξιά της οθόνης σας, που θα δείχνει κάθε αποθήκευση και επεξεργασία για το εν λόγω έγγραφο.
   

Μέσα σε αυτό το παράθυρο, θα πρέπει επίσης να έχετε την επιλογή να προβάλετε την προηγούμενη έκδοση του εγγράφου πριν γίνουν οι αλλαγές.

Αυτό είναι απαραίτητο για τον έλεγχο έκδοσης, καθώς έχετε μια διαδρομή ελέγχου για το ποιες αλλαγές έγιναν, πότε έγιναν και από ποιον. Είναι επίσης χρήσιμο εάν κάνατε αλλαγές, κοιμηθήκατε, αλλάξατε γνώμη ή θέλετε να τις επαναφέρετε.

Πώς να δείτε ποιος έχει κοινοποιήσει το Google Doc σας

Μπορείτε επίσης να δείτε ποιος έχει κοινοποιήσει το Έγγραφό σας Google και πότε. Επιπλέον, οι ρυθμίσεις κοινής χρήσης σάς δίνουν καλύτερο έλεγχο της πρόσβασης στα έγγραφα.

1. Μεταβείτε στη διεύθυνση drive.google.com .
   
2. Κάντε κλικ στο My Drive στα αριστερά.
   
3. Κάντε κλικ στο μικρό κουμπί i στην επάνω δεξιά γωνία.
   
4. Τώρα, κάντε κλικ στην επιλογή Δραστηριότητα .
   
5. Κάντε κλικ σε κάθε αρχείο ή φάκελο ξεχωριστά ή ελέγξτε τα πάντα χρησιμοποιώντας τη γραμμή κύλισης. Αυτό θα σας δείξει ποιος μοιράστηκε το έγγραφό σας.
   

Μπορείτε επίσης να ελέγξετε μέσα από το έγγραφο επιλέγοντας Κοινή χρήση. Τα ονόματα ορισμένων ατόμων θα εμφανιστούν στο αναδυόμενο παράθυρο. Εάν έχετε μοιραστεί το αρχείο με περισσότερους χρήστες από αυτούς που αναφέρονται, κάντε κλικ σε ένα όνομα και θα εμφανιστεί η λίστα με όλα τα άτομα.

Τελικές σκέψεις

Η ικανότητά σας να προσδιορίζετε ποιος έχει δει, κοινοποιήσει και επεξεργάζεται τα έγγραφά σας είναι περιορισμένη εάν δεν μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε έναν λογαριασμό G Suite. Ωστόσο, υπάρχουν ακόμα τρόποι για να λάβετε κάποιες βασικές πληροφορίες.

Ακολουθώντας τα βήματα που παρέχονται σε αυτόν τον οδηγό, μπορείτε γρήγορα και εύκολα να δείτε ποιος έχει δει, επεξεργάζεται ή αλλάξει το έγγραφό σας στα Έγγραφα Google με οποιονδήποτε τρόπο. Έχετε ερωτήσεις, εμπειρία ή συμβουλές σχετικά με την προβολή δραστηριότητας στα Έγγραφά σας Google; Αφήστε ένα σχόλιο στην παρακάτω ενότητα.