Πώς να αφήσετε τους ανθρώπους να εισέλθουν στο ζουμ

Μπορεί να είναι τόσο εύκολο να χάσετε τον έλεγχο μιας αφήγησης και ακόμη περισσότερο όταν η αφήγηση είναι μια τηλεδιάσκεψη που πρέπει να οργανώσετε για επαγγελματικούς σκοπούς. Το Zoom είχε σίγουρα ένα αρκετά ταραχώδες ταξίδι στην πλοήγηση σε θέματα που σχετίζονται με τον έλεγχο στην εφαρμογή τηλεδιάσκεψης. Γίναμε ακόμη και μάρτυρες καθώς αντιμετώπιζαν μεγάλες παραβιάσεις ασφαλείας κατά το πρώτο μισό του lockdown, όταν η εφαρμογή ξαφνικά είδε μια μεγάλη άνοδο στους χρήστες που αγωνίζονταν να προσαρμοστούν στις νέες συνθήκες.

Είναι λοιπόν ενδιαφέρον πώς μια εφαρμογή εικονικής τηλεδιάσκεψης όπως το Zoom αντιμετώπισε αυτήν την κρίση και καθιέρωσε ένα αποτελεσματικό στοιχείο ελέγχου στην εφαρμογή της. Με ορισμένους ελέγχους και ισορροπίες σε ισχύ, συμπεριλαμβανομένης μιας διαδικασίας για την ασφαλή αφαίρεση των ατόμων σε μια συνάντηση Zoom, σίγουρα έχουν προβλέψει και έχουν καλύψει όλες τις βάσεις τους. Δείτε πώς μπορείτε να αφήσετε άτομα να εισέλθουν σε μια σύσκεψη Zoom.

Σχετικό: Πώς να αλλάξετε το όνομα στο ζουμ

Περιεχόμενα

• Η διαδικασία αποδοχής στο Zoom
• Τι είναι το Zoom Waiting Room;
• Πώς να αφήσετε άτομα να εισέλθουν σε μια συνάντηση Zoom
  • Σε Η/Υ
  • Στο τηλέφωνο
• Τι γίνεται αν η συνάντηση είναι κλειδωμένη;
• Τι βλέπει ο συμμετέχων όταν βρίσκεται σε μια αίθουσα αναμονής;
• Πώς να απενεργοποιήσετε την αίθουσα αναμονής στο Zoom
  • Σε Η/Υ
  • Στο τηλέφωνο

Η διαδικασία αποδοχής στο Zoom

Μπορείτε να πείτε ότι οι προγραμματιστές του Zoom λαμβάνουν όσο το δυνατόν περισσότερα σχόλια και τα εφαρμόζουν αποτελεσματικά λόγω του τρόπου με τον οποίο οι χρήστες γίνονται δεκτοί σε συσκέψεις. Έχει τεθεί σε εφαρμογή μια αξιοπρεπώς προσαρμόσιμη διαδικασία αποδοχής για τη διευκόλυνση του οικοδεσπότη. Αυτή η διαδικασία φέρνει περισσότερο έλεγχο με τρόπους όπως να επιτρέπει στον οικοδεσπότη να αποφασίσει ποιος και πώς θα αφήσει άτομα στη σύσκεψη Zoom.

Βασικά, ο οικοδεσπότης μπορεί να επιλέξει να δεχτεί όποιον θέλει στη σύσκεψη ως μέρος αυτής της διαδικασίας, και δεν είναι τόσο βασικό όσο το κλικ σε μια επιλογή Αποδοχής, υπάρχουν προσεγμένες τροποποιήσεις που διευκολύνουν τον οικοδεσπότη, ειδικά εάν υπάρχει τεράστιος αριθμός συμμετεχόντων.

Η μεγαλύτερη δυνατότητα της διαδικασίας εισδοχής στη λειτουργία Αίθουσα αναμονής. Ας καταλάβουμε τώρα τον σκοπό της Αίθουσας Αναμονής.

Σχετικό: Πώς να σηκώσετε το χέρι στο ζουμ

Τι είναι το Zoom Waiting Room;

Σκεφτείτε μια πραγματική αίθουσα αναμονής στην οποία πρέπει να περιμένει κανείς πριν πάει στην πραγματική αίθουσα όπου μπορεί να έχετε την εξέταση/διαβούλευση με τον γιατρό σας, η λειτουργία Zoom Waiting Room είναι μια εικονική εκδοχή του πραγματικού πράγματος.

Βασικά, ως οικοδεσπότης, μπορείτε να επιλέξετε να προσθέσετε μια αίθουσα αναμονής στη σύσκεψή σας όπου οι συμμετέχοντες πρέπει να «περιμένουν» μέχρι να εγκρίνετε την αποδοχή τους στη σύσκεψη. Το Zoom ανέβασε ακόμη και αυτή τη λειτουργία της αίθουσας αναμονής στο επόμενο επίπεδο, επιτρέποντας στους χρήστες επί πληρωμή να προσαρμόσουν το δωμάτιο με το λογότυπο και τα χρώματα της επωνυμίας.

Όσον αφορά την αναπαραγωγή μιας πραγματικής δυνατότητας, η αίθουσα αναμονής Zoom όχι απλώς πλησιάζει, αλλά βελτιώνει επίσης την εμπειρία για τους χρήστες, κάτι που μπορεί κανείς πάντα να εκτιμήσει.

Σχετικό: Πώς να δείτε όλους στο Zoom σε υπολογιστή και τηλέφωνο

Πώς να αφήσετε άτομα να εισέλθουν σε μια συνάντηση Zoom

Η εφαρμογή Zoom τόσο για επιτραπέζιους υπολογιστές όσο και για φορητές συσκευές επιτρέπει στον κεντρικό υπολογιστή να ενεργοποιήσει την επιλογή Αίθουσα αναμονής την οποία θα επεξεργαστούμε στο σεμινάριο. Ας δούμε πώς μπορείτε να αφήσετε άτομα να συμμετέχουν στις συσκέψεις Zoom τώρα.

Σε Η/Υ

Όταν ένας συμμετέχων κάνει κλικ στον σύνδεσμο της σύσκεψης για να συμμετάσχει στη σύσκεψή σας, θα δείτε την επικεφαλίδα "Αίθουσα αναμονής" στη δεξιά πλευρά της οθόνης της σύσκεψης. Κάντε κλικ στο Αποδοχή για να αφήσετε τον συμμετέχοντα να συμμετάσχει στη σύσκεψη και να αλληλεπιδράσει με άλλους.

Με αυτόν τον τρόπο αφήνετε (ή όχι) συμμετέχοντες στην εφαρμογή Zoom για επιτραπέζιους υπολογιστές.

Στο τηλέφωνο

Στην εφαρμογή Zoom, πατήστε την οθόνη μία φορά για να εμφανιστούν οι επιλογές στο κάτω μέρος της οθόνης. Τώρα, πατήστε Συμμετέχοντες.

Θα δείτε τους χρήστες που μπορείτε να αφήσετε να εισέλθουν στην ενότητα "Αναμονή". Πατήστε στο Παραδοχή για να επιτρέψετε στον χρήστη να συμμετάσχει στη σύσκεψη.

Τι γίνεται αν η συνάντηση είναι κλειδωμένη;

Πρέπει να έχετε προσέξει τη λειτουργία Lock Meeting ακριβώς πάνω από τη λειτουργία Αίθουσα αναμονής. Αυτή είναι μια άλλη δυνατότητα που παρέχεται από το Zoom για να επιτρέψει περισσότερο έλεγχο για τον κεντρικό υπολογιστή. Μόλις συμμετάσχουν όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη ή αν χάσουν την προθεσμία που απαιτείται για να συμμετάσχουν σε αυτήν, τότε μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Κλείδωμα σύσκεψης για να απαγορεύσετε σε οποιονδήποτε άλλον να εισέλθει στη σύσκεψη.

Βασικά, μόλις ενεργοποιηθεί η λειτουργία Κλείδωμα σύσκεψης, ακόμα κι αν ο συμμετέχων έχει το αναγνωριστικό/πρόσκληση σύσκεψης, δεν μπορεί να συμμετάσχει. Αυτή η δυνατότητα είναι ένας πολύ αποτελεσματικός τρόπος για να σταματήσετε να επιτρέπετε σε περισσότερα άτομα σε μια σύσκεψη Zoom.

Για να επιτρέψετε σε περισσότερους συμμετέχοντες να εισέλθουν, πρέπει να ξεκλειδώσετε τη σύσκεψη και να πατήσετε το κουμπί Αποδοχή όπως δίνεται παραπάνω για να δεχτείτε τους συμμετέχοντες.

Τι βλέπει ο συμμετέχων όταν βρίσκεται σε μια αίθουσα αναμονής;

Ενώ από τη μια πλευρά, ο οικοδεσπότης ενδέχεται να βομβαρδιστεί με τα ονόματα των συμμετεχόντων που περιμένουν να γίνουν δεκτοί στη Συνάντηση, οι ίδιοι οι συμμετέχοντες θα βρεθούν πρόσωπο με πρόσωπο με μια οθόνη που μοιάζει κάπως έτσι:

Εάν διαθέτετε λογαριασμό Zoom επί πληρωμή, θα μπορείτε ακόμη και να προσαρμόσετε την εμφάνιση και την αίσθηση της αίθουσας αναμονής όπως θέλετε. Έτσι, εάν θέλετε να προσθέσετε το λογότυπο, το σχέδιο και τα χρώματα που αντιπροσωπεύουν την εταιρεία/τον οργανισμό σας, τότε το μόνο που μπορείτε να κάνετε για να δημιουργήσετε μια μοναδική εμπειρία για τους συμμετέχοντες.

Πώς να απενεργοποιήσετε την αίθουσα αναμονής στο Zoom

Εάν δεν θέλετε να κρατήσετε άτομα στην αίθουσα αναμονής, μπορείτε να απενεργοποιήσετε την αίθουσα αναμονής, ώστε οποιοσδήποτε έχει μια πρόσκληση να μπορεί απλώς να συμμετάσχει απευθείας. Δείτε πώς μπορείτε να απενεργοποιήσετε την αίθουσα αναμονής για να επιτρέψετε στους χρήστες να συμμετέχουν χωρίς να χρειάζεται να γίνουν δεκτοί.

Σε Η/Υ

Το Zoom διαθέτει μια εφαρμογή επιφάνειας εργασίας στην οποία μπορείτε να έχετε πρόσβαση με έναν από τους δύο τρόπους. Είτε μεταβείτε στον ιστότοπο του Zoom μέσω ενός προγράμματος περιήγησης, όπου μπορείτε να εκκινήσετε την εφαρμογή κάνοντας κλικ στην επιλογή Φιλοξενία συνάντησης > Με ενεργοποίηση/απενεργοποίηση βίντεο 

Εναλλακτικά, εκκινήστε την εφαρμογή Zoom απευθείας από το μενού Έναρξη .

Στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Νέα σύσκεψη για τους σκοπούς αυτού του σεμιναρίου.

Η σελίδα της σύσκεψης θα ανοίξει σε ξεχωριστή καρτέλα. Μπορείτε να προσκαλέσετε έναν άλλο συμμετέχοντα εάν θέλετε να δείτε πώς ανταποκρίνεται η δυνατότητα ασφαλείας και στη δική σας περίπτωση. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ασφάλεια που θα δείτε προς τα κάτω.

Στο μενού που εμφανίζεται, μπορείτε να αποφασίσετε εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε την επιλογή Αίθουσα αναμονής . Η επιλογή Αίθουσα αναμονής είναι προ-ενεργοποιημένη ως εξής:

Κάνοντας κλικ σε αυτό, θα το απενεργοποιήσετε, οπότε οι συμμετέχοντες θα φτάσουν απευθείας στη σύσκεψη και δεν θα μπορείτε να ελέγξετε την εισροή.

Επιπλέον, μπορείτε επίσης να αποφασίσετε τι μπορούν ή δεν μπορούν να κάνουν οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη Zoom με αυτές τις επιλογές ρυθμίσεων στο ίδιο μενού Ασφάλεια.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε τη λειτουργία Αίθουσα αναμονής από το μενού με τις τρεις κουκκίδες κάτω δεξιά.

Μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση αίθουσας αναμονής και εδώ.

Στο τηλέφωνο

Ανοίξτε την εφαρμογή Zoom στο τηλέφωνό σας. Εάν δεν το έχετε, κατεβάστε το και εγκαταστήστε το από το Play Store ή το App Store , ανάλογα με τη συσκευή σας. Αφού ανοίξετε την εφαρμογή, επιλέξτε την επιλογή Νέα σύσκεψη .

Θα σας ζητηθεί να ξεκινήσετε μια Νέα σύσκεψη.

Τώρα, θα βρεθείτε στη συνάντηση. Εδώ, επιλέξτε την επιλογή Ρυθμίσεις σύσκεψης .

Μόλις μεταβείτε στις Ρυθμίσεις συσκέψεων, μπορείτε να ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε τη λειτουργία Αίθουσα αναμονής ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να αφήσετε τους συμμετέχοντες στην Αίθουσα ζουμ.

Είστε έτοιμοι!

Πώς ήταν η εμπειρία σας στο Zoom μέχρι στιγμής; Ανυπομονούμε να ακούσουμε νέα σας στα σχόλια. Προσέξτε και μείνετε ασφαλείς!