Γίνετε ειδικός στις συναντήσεις του Microsoft Teams με αυτές τις πέντε κορυφαίες βέλτιστες πρακτικές

The more time you spend in Teams, the more important it becomes to try and make the most of all the features available to you inside the service. Here's a look at some of those features and best Teams practices.

Blur your background or use background images: This helps protect your privacy during meetings by only putting emphasis on your face.

Χρησιμοποιήστε ακουστικά για καλύτερη εμπειρία: Αυτό σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι έχετε την καλύτερη ποιότητα ήχου και μικροφώνου κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης.

Προγραμματίστε τις συναντήσεις σας με τον Βοηθό προγραμματισμού: Αυτό διασφαλίζει ότι εσείς και οι συνάδελφοί σας είστε στην ίδια σελίδα και ότι δεν υπάρχουν διενέξεις προγραμματισμού.

Λήψη σημειώσεων συσκέψεων με τη λειτουργία σημειώσεων συσκέψεων στο Teams: Αυτή η ενσωματωμένη δυνατότητα Teams σάς βοηθά να αποφύγετε να κάνετε ταχυδακτυλουργίες μεταξύ διαφορετικών προγραμμάτων.

Καταγράψτε τις συναντήσεις σας: Με την άδεια του συναδέλφου σας, αυτό σας επιτρέπει να έχετε ένα αντίγραφο της σύσκεψης για μελλοντική αναφορά.

Now more than ever, you're likely spending more time in meetings in Microsoft Teams. However, the more time you spend in Teams, the more important it becomes to try and make the most of all the features available for you, so you can have a seamless experience. Here's a look at some of those features, and some best practices to leverage so you can become an expert at meetings in Microsoft Teams.

Practice 1: Blur your background or use background images

The first best practice on our list is one that is the most obvious and most popular in the current situation. That is, using the ability to blur your background in Teams or use background images.

Με αυτήν την βέλτιστη πρακτική, μπορείτε να πραγματοποιήσετε τη συνάντησή σας σχεδόν οπουδήποτε και να κρύψετε οτιδήποτε συμβαίνει στο παρασκήνιο γύρω σας. Πράγματι, χάρη στη δυνατότητα, το Teams θα δώσει έμφαση μόνο στο πρόσωπό σας και θα κρύψει οτιδήποτε άλλο. Απλώς να γνωρίζετε, χρησιμοποιεί τεχνητή νοημοσύνη και λειτουργεί μόνο με ανθρώπους. Οπότε, μπορεί να θέλετε να είστε λίγο προσεκτικοί αν οι γούνινοι φίλοι σας είναι στο βάθος.

Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να θολώσετε το φόντο σας ή να χρησιμοποιήσετε μια εικόνα φόντου στο Teams. Μπορείτε να το κάνετε πριν από τη συνάντηση ή κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

Πριν από τη σύσκεψη, στην οθόνη σύνδεσης, θα θέλετε να κάνετε κλικ στο τετράγωνο πλαίσιο στα αριστερά του μικροφώνου και των ηχείων υπολογιστή κάτω από τη ροή βίντεο. Από εκεί, θα δείτε μια επιλογή για Ρυθμίσεις φόντου. Μπορείτε να επιλέξετε το πρώτο, που λέει Blur. Ή, αν θέλετε διαφορετικό φόντο, μπορείτε να επιλέξετε ένα από τη λίστα. Η ροή σας θα αλλάξει στο επιθυμητό φόντο και όταν τελειώσετε, μπορείτε να κλείσετε το παράθυρο ρυθμίσεων φόντου με το X.

Για να θολώσετε το φόντο σας κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, κάντε κλικ στις τρεις περιόδους ( . . . . ) στο επάνω μέρος του παραθύρου της σύσκεψης. Στη συνέχεια, από εκεί, κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή εφέ φόντου. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε ένα από τη λίστα και να κάνετε κλικ στο Apply. 

Εξάσκηση 2: Χρησιμοποιήστε ακουστικά για καλύτερη εμπειρία

Next up, is a practice that your coworkers might end up appreciating: using a headset. With this practice, you'll end up having a higher quality call in Teams. You won't have to worry about coworkers not hearing you, or you not hearing them. Here's how you can set one up in Teams.

To use a headset with Teams, just make sure it is plugged in or connected to your device, either via Bluetooth or headphone jack. Once connected, you'll want to make sure Teams is configured properly for the headset. Again, there are two ways you can do this, either before the meeting on the join screen or during the meeting from the menu.

Πριν από τη σύσκεψη, μπορείτε να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις κάνοντας κλικ στο κουμπί PC Mic and Speakers κάτω από τη ροή βίντεο. Μόλις το κάνετε αυτό, θα εμφανιστούν οι Ρυθμίσεις συσκευής. Φροντίστε να δείτε τις ενότητες για Ηχείο και Μικρόφωνο. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος και επιλέξτε τα ακουστικά σας από τη λίστα τόσο για ηχείο όσο και για μικρόφωνο. Στη συνέχεια, κλείστε το παράθυρο με το X.

Κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, μπορείτε να αλλάξετε στο σετ μικροφώνου-ακουστικού κάνοντας κλικ στις τρεις περιόδους ( . . . ) στο επάνω μέρος της οθόνης και επιλέγοντας Ρυθμίσεις συσκευής. Από εκεί, θα μπορείτε να επιλέξετε τις ίδιες ρυθμίσεις με αυτές που περιγράφουμε παραπάνω. Όταν τελειώσετε, κλείστε το παράθυρο με το X.

Αξίζει να σημειωθεί ότι μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Πραγματοποίηση δοκιμαστικής κλήσης και εδώ, για να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν αμέσως πριν ξεκινήσετε μια σύσκεψη.

Εξάσκηση 3: Προγραμματίστε τις συναντήσεις σας

Ένα από τα χειρότερα πράγματα σχετικά με τις συναντήσεις είναι να τραβάτε σε μία την τελευταία στιγμή ή το δευτερόλεπτο. Γι' αυτό, ως βέλτιστη πρακτική, προτείνουμε τον προγραμματισμό και τη λεπτομερή ρύθμιση των συναντήσεών σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με τον Βοηθό προγραμματισμού στο Microsoft Teams. Δείτε πώς να το χρησιμοποιήσετε.

Πρώτα, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ημερολόγιο στην πλαϊνή γραμμή των Ομάδων. Από εκεί, κάντε κλικ στην καρτέλα Βοηθός προγραμματισμού στο επάνω μέρος. Από αυτήν την καρτέλα, θα μπορείτε να προγραμματίσετε μια συνάντηση με βάση τη διαθεσιμότητα των συναδέλφων σας. Μπορείτε να προσθέσετε τοποθεσίες, συμμετέχοντες και πολλά άλλα. Όταν προσθέτετε συμμετέχοντες, οι συνάδελφοί σας θα εμφανίζονται είτε ως διαθέσιμοι μη διαθέσιμοι είτε ως άγνωστοι. Ο βοηθός αντλεί πληροφορίες από το ημερολόγιο του Outlook του συναδέλφου σας για να τις συμπληρώσει. Θα δείτε μια προβολή προγράμματος, που δείχνει τις ήδη προγραμματισμένες συναντήσεις τους με μωβ. Μπορείτε επίσης να κάνετε κύλιση σε ημέρες και ώρες για να βρείτε την ώρα που είναι κατάλληλη για όλους.

Related to this, is the ability to share a meeting agenda. You can do this so that your coworkers and everyone in the meeting will be on the same page. When creating a net meeting, you'll see this in the compose box. You'll be able to put your agenda here, and it will appear in the invite email.

Practice 4: Take meeting notes

What happens if you're in the middle of an important meeting, but need a way to take some notes? You think you'd have to use Microsoft Word or another program, but did you know that Teams has its own meeting notes feature, too?

This is one of our other best practices for meetings in Teams. The reason why? Notes get saved as part of the meeting itself, and can go anywhere with you, and will be saved for later or for sharing with your coworkers.

To use the feature, join the meeting as you normally would, and then click the (. . . ) more actions button, followed by Meeting Notes. You should then see a Meeting Notes window pop up. From there, you'll want to click Take notes. This will then give you full access to a formatting toolbar, with bold, italic, highlighting, and some of other things you are used to in Microsoft Word. You also can create a new section with the (+) button, too.

When the meeting is finished, you can access your notes from the chat. There should be an option that says Show notes in full screen. Click it to view the notes.

Practice 5: Record your meetings (with permission of course!)

Final on our list of best practices is recording a meeting in Teams. One of the worst things in meetings is when you have to constantly ask your coworkers to repeat things over and over because you weren't able to get it down or take some notes. Well, if you have the consent of all parties in the meetings, you can actually record a meeting live, as it happens, to ensure that you can have a copy of the meeting for reference later.

To record a meeting, you can click the three dots ( . . . ) at the top of the screen, followed by the Start Recording button. From there, you'll see a disclaimer that the meeting is being recorded. You can ignore it, this is just for your coworker's security. When the meeting is over, and you're ready to stop, you can then click the same menu and choose Stop Recording.

When the recording is finished, you'll get an email letting you know that it is available in Microsoft Stream. You can click that link in the email to access it, and even download a file, so you can view it offline.

Check out our other tips

While the focus of this article has been some of the best practices for Teams meetings, there's a lot more to know about Microsoft Teams. Over the past few months, we've been diving deeper into Teams. Topics include how to run multiple instances of Teams, how to use Bots, manage notifications, and a lot more. Check out our news hub here for more, and let us know if you have any Teams tricks and tips of your own by dropping us a comment below.