Hacks παραγωγικότητας με το Gmail και το Slack

Εν μέσω νέων ανησυχιών για τον κορωνοϊό και ενός ολοένα και πιο τεχνολογικού δικτύου, η διαδικτυακή δραστηριότητα αναπτύσσεται ως εναλλακτικό μέσο επικοινωνίας για συναδέλφους και μαθητές για αύξηση της παραγωγικότητας. Αρκετοί ιστότοποι και εφαρμογές έχουν αυξηθεί σε δημοτικότητα για να διευκολύνουν πιο αποτελεσματικές μορφές επικοινωνίας και συζήτησης τόσο εντός όσο και εκτός του χώρου εργασίας.

Ας ρίξουμε μια ματιά στο Gmail και το Slack, δύο εφαρμογές, που όταν χρησιμοποιούνται παραγωγικά, μπορούν να είναι σε μεγάλο βαθμό ωφέλιμες για χρήση στο χώρο εργασίας.

Hacks παραγωγικότητας για το Gmail

Το Gmail λειτουργεί ως υπηρεσία email που λειτουργεί από την Google. Μέσω της εφαρμογής, οι άνθρωποι στέλνουν και λαμβάνουν email, έγγραφα, φωτογραφίες, βίντεο και μερικές φορές ακόμη και ειδοποιήσεις στην τάξη. Το Gmail επιτρέπει στους συναδέλφους, τους εκπαιδευτικούς και γενικά τους ανθρώπους να επικοινωνούν μεταξύ τους για διάφορους λόγους με πολλά διαφορετικά συνημμένα. Ενώ έχει διαπιστωθεί ότι το Gmail είναι μια χρήσιμη εφαρμογή, ακολουθούν αρκετοί πρόσθετοι τρόποι για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας στο Gmail:

1. Εφαρμογές και ειδοποιήσεις

Κατεβάστε το Gmail για το smartphone σας από το App Store ή το Google Play Store. Σημειώστε το σελιδοδείκτη στον φορητό υπολογιστή σας. Υποθέτοντας ότι διαθέτετε λογαριασμό Gmail και ελέγχετε τα email σας για να επικοινωνείτε με άλλους, κάνοντας αυτά τα πράγματα διευκολύνετε την πρόσβαση στον λογαριασμό σας και, ως εκ τούτου, γίνεστε πιο ανταποκρινόμενοι και προληπτικοί όταν πρόκειται να παραμείνετε στην κορυφή της παραγωγικής επικοινωνίας. Κάθε φορά που λαμβάνετε ένα email, μπορείτε να ενεργοποιείτε τις ειδοποιήσεις, ώστε να μπορείτε να απαντάτε και να παραμένετε ενημερωμένοι πολύ γρήγορα για αυτές που είναι πολύ σημαντικές.

2. Λίστες email

Στείλτε ομαδικά email με λίστες email. Εάν είστε διευθυντής ή αρχηγός συλλόγου και θέλετε να στείλετε ένα μαζικό email σε πολλά άτομα σχετικά με συναντήσεις, θα ήταν χρήσιμο να δημιουργήσετε ομάδες και να στείλετε το email σε μια ομάδα, αντί να πληκτρολογήσετε το μεμονωμένο email κάθε παραλήπτη για κάθε μεμονωμένο email . Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τις Επαφές Google, προσβάσιμες από τις εννέα κουκκίδες στην επάνω δεξιά γωνία του gmail.com. Επιλέξτε τις επαφές για τις οποίες θέλετε να δημιουργήσετε μια ομάδα και χρησιμοποιήστε την καρτέλα σελιδοδείκτη στη σειρά ακριβώς κάτω από τη γραμμή αναζήτησης για να ονομάσετε την ομάδα. Όταν συντάσσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, μπορείτε τώρα να πληκτρολογήσετε το όνομα της ομάδας αντί για το όνομα κάθε ατόμου που προσπαθείτε να στείλετε email. Αυτό αναπόφευκτα θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.

3. Προγραμματίστε το email

Όταν είναι 3:37 π.μ. το βράδυ της Κυριακής / το πρωί της Δευτέρας, μπορεί ξαφνικά να συνειδητοποιήσετε ότι ξεχάσατε να στείλετε email σε κάποιον με σημαντικές πληροφορίες, αλλά και να μην θέλετε να τις στείλετε σε μια περίεργη ώρα. Για να μην ξεχάσετε να στείλετε το email αργότερα, μπορείτε να σχεδιάσετε το email και να κάνετε κλικ στο τρίγωνο στα δεξιά του κουμπιού αποστολής και, στη συνέχεια, να επιλέξετε προγραμματισμό αποστολής. Μπορείτε να στείλετε αυτόματα αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα, έτσι ώστε τα άτομα που το λαμβάνουν να μην αμφισβητούν το πρόγραμμα ύπνου ή τη λησμονιά σας.

Hacks παραγωγικότητας για το Slack

Το Slack λειτουργεί ως εναλλακτικό, πιο συνεργατικό λογισμικό. Μοιάζει περισσότερο με την αποστολή γραπτών μηνυμάτων παρά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Το Slack δίνει έμφαση στην ομαδική εργασία και την ενσωμάτωση μέσω πιο άμεσης επικοινωνίας. Το Slack είναι επίσης μια πολύ χρήσιμη εφαρμογή, αλλά εδώ είναι μερικές ακόμη μέθοδοι για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα σας:

1. Εφαρμογές και ειδοποιήσεις

Παρόμοια με το Gmail, το να κάνετε το Slack πιο προσιτό είναι ένας βασικός τρόπος για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας μέσω του λογισμικού. Κατεβάστε την εφαρμογή στο τηλέφωνό σας και είναι επίσης διαθέσιμη ως εφαρμογή ή διαδικτυακός σύνδεσμος για επιτραπέζιους/φορητούς υπολογιστές. Κάθε φορά που κάποιος στέλνει ένα μήνυμα, μπορείτε στη συνέχεια να βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε ειδοποιήσεις και μένετε ενημερωμένοι με σημαντικές πληροφορίες.

2. Star Channels

Εάν έχετε πολλά διαφορετικά κανάλια και μερικές φορές δυσκολεύεστε να βρείτε το σωστό, μπορεί να είναι χρήσιμο να προσθέσετε αστέρια σε σημαντικά κανάλια. Με αυτόν τον τρόπο, τα σημαντικά κανάλια εμφανίζονται στην κορυφή της αριστερής στήλης στο Slack και επιτρέπουν την εύκολη πρόσβαση. Αν σας πλημμυρίζουν μηνύματα από το Slack και δεν τα θεωρείτε απαραίτητα όλα σχετικά, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων στις προτιμήσεις ειδοποιήσεων για ένα κανάλι. Κάνοντας αυτό, μπορείτε να εστιάσετε στην ιεράρχηση σημαντικών εργασιών και στον έλεγχο του Slack από τις κρίσιμες ενημερώσεις που πραγματικά χρειάζεστε.

3. Αναζήτηση συνομιλιών

Αν υπάρχει κάτι πολύ σημαντικό που αναφέρθηκε προηγουμένως στο κανάλι, μπορείτε εύκολα να το αναζητήσετε μέσω της γραμμής αναζήτησης επάνω δεξιά. Απλώς πληκτρολογήστε λέξεις-κλειδιά και θα έχετε εύκολη πρόσβαση σε ένα αρχείο που ανεβάσατε κάποτε ή σε σημαντικές πληροφορίες που έστειλε κάποιος κάποτε.

Συνολικά, αυτές οι δύο εφαρμογές είναι απίστευτες χρήσεις τεχνολογίας για την αύξηση της παραγωγικότητας στο χώρο εργασίας. Μέσω του Gmail και του Slack, γίνεται πολύ πιο εύκολο για τους ανθρώπους να αλληλεπιδρούν μεταξύ τους σε διαφορετικές πλατφόρμες και να μοιράζονται σημαντικές πληροφορίες σε ένα μεγάλο δίκτυο. Η χρήση μερικών από αυτές τις συμβουλές που αναφέρονται παραπάνω θα σας βοηθήσει να γίνετε ακόμα πιο έξυπνοι με τη χρήση αυτών των εφαρμογών και η παραγωγικότητά σας ως εργαζόμενος μαθητής, εκπαιδευτικός, διευθυντής και τεχνολογικά συνδεδεμένος άνθρωπος θα αυξηθεί μόνο.