Οι 3 κορυφαίες συμβουλές για τη μετατροπή του γραφείου σας σε χωρίς χαρτί

Η επιλογή της μετατροπής σε χαρτί είναι μια εξαιρετική κίνηση για πολλά γραφεία στις μέρες μας. Δεν είναι μόνο μια φιλική προς το περιβάλλον επιλογή για την επιχείρησή σας, αλλά είναι επίσης μια εξαιρετική κίνηση για την οργάνωση και τη φροντίδα ορισμένων εγγράφων γύρω από το γραφείο. Ακολουθούν μερικές από τις καλύτερες συμβουλές μας για τη μετατροπή σας σε χωρίς χαρτί.

Περιεχόμενα

• 1 1. Πάρτε το αργά
• 2 2. Έχετε το κατάλληλο λογισμικό έτοιμο και σε αναμονή
• 3 3. Αποφασίστε Τι να Αρχειοθετήσετε

1. Πάρτε το αργά

Ένα από τα χειρότερα πράγματα που μπορείτε να κάνετε εδώ είναι να ολοκληρώσετε τη μεταφορά πολύ γρήγορα. Αυτό πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο αργό και μεθοδικό . Εάν είστε πολύ γρήγοροι, υπάρχει κίνδυνος να χαθεί κάτι εύκολα. Πρέπει να το κάνετε αργά, ώστε να είστε βέβαιοι ότι όλα έχουν υπολογιστεί σωστά.

Θα μπορούσατε να αποφασίσετε να χειριστείτε το τμήμα μετατροπών ανά τμήμα ή οποιονδήποτε άλλο τρόπο θεωρείτε κατάλληλο. Ωστόσο, επιλέγετε να το κάνετε, βεβαιωθείτε ότι κανένα έγγραφο δεν θα μείνει πίσω. Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν μετατραπεί σε μορφή χωρίς χαρτί. Θα μπορούσε να είναι απίστευτα ασήμαντο ή μπορεί να είναι ένα από τα πιο σημαντικά αρχεία στο γραφείο σας. Όλοι αξίζουν την ίδια φροντίδα και προσοχή κατά τη μετατροπή σε σύστημα χωρίς χαρτί.

2. Έχετε το κατάλληλο λογισμικό έτοιμο και σε αναμονή

Πριν καν ξεκινήσετε τη μετατροπή, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε το σωστό λογισμικό. Επιλέγοντας κάτι σαν το λογισμικό CAFM , θα έχετε όλα όσα χρειάζεστε για να διασφαλίσετε ότι η μετατροπή από έντυπη σε ψηφιακή αντιγραφή γίνεται ομαλά.

Δεν είναι τόσο απλό όσο απλά να κάνεις την αλλαγή για να γίνεις χωρίς χαρτί. Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή υποδομή για να αντικαταστήσετε ορισμένες από τις διαδικασίες που μπορεί να είχατε χειριστεί στο παρελθόν σε χαρτί. Βεβαιωθείτε ότι αυτό το λογισμικό είναι διαισθητικό και εύκολο στη χρήση και να είστε έτοιμοι να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας σε αυτό για να βοηθήσετε τη μεταφορά να περάσει ομαλά.

3. Αποφασίστε Τι να Αρχειοθετήσετε

Ακριβώς επειδή κάνετε μετάβαση σε χωρίς χαρτί δεν σημαίνει απαραίτητα ότι θα καταστρέψετε όλα τα έγγραφα που μετακινούνται στο νέο σύστημα. Ενώ θα ψηφιοποιήσετε πολλά από αυτά, υπάρχουν μερικά που ίσως θέλετε να κρατήσετε και τα έντυπα αντίγραφα. Τα παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν σημαντικές συμβάσεις ή άλλα παρόμοια έγγραφα.

Με αυτά, είναι σημαντικό να αρχειοθετούνται σωστά και να αρχειοθετούνται για διατήρηση. Εάν επιλέξετε να καταστρέψετε ένα έγγραφο , βεβαιωθείτε ότι το κάνετε σωστά – ειδικά εάν το αρχείο περιέχει οποιοδήποτε είδος ευαίσθητων πληροφοριών.

Η επιλογή της μετατροπής σε γραφείο χωρίς χαρτί είναι μια εξαιρετική κίνηση, αλλά θα χρειαστεί πολλή προσοχή και προγραμματισμό. Αφιερώστε χρόνο για να βρείτε τον σωστό δρόμο και ρυθμό για την επιχείρησή σας σε αυτήν την προσπάθεια, ειδικά εάν πρόκειται να συνεχίσετε να εργάζεστε ως συνήθως όσο πραγματοποιείται η μετατροπή. Με πολλή σκληρή δουλειά, σύντομα θα τελειώσετε και θα είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε αυτό το νέο κεφάλαιο χωρίς χαρτί στην ιστορία της εταιρείας σας.