Κατανόηση των ρόλων και των ευθυνών ενός συμβούλου πληροφορικής

Είναι πολύ συνηθισμένο για έναν διαχειριστή έργου να προσλαμβάνει έναν σύμβουλο πληροφορικής που θα είναι σε θέση να παρέχει τις γνώσεις και τις δεξιότητες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό θα πρέπει να είναι μια εργασία ρουτίνας που απαιτεί λίγο χρόνο και προσπάθεια από την πλευρά σας. Ωστόσο, μπορεί συχνά να σας αφήσει να ξύνετε το κεφάλι σας καθώς προσπαθείτε να προσδιορίσετε ποιος ρόλος πρέπει να πέσει στους ώμους του εργολάβου σας.

Για να απομακρυνθούν όλα τα μέρη που εμπλέκονται σε αυτό το είδος σεναρίου από την εμπειρία που νιώθουν ικανοποιημένοι, όλοι πρέπει να κατανοήσουν εκ των προτέρων τους ρόλους και τις ευθύνες τους. Με αυτόν τον τρόπο δεν θα υπάρχει καμία σύγχυση ή παρερμηνεία όταν τα πράγματα πάνε στραβά.

Ακολουθούν όλοι οι ρόλοι και οι ευθύνες που πρέπει να περιμένετε από τον σύμβουλο πληροφορικής σας:

Περιεχόμενα

• 1 1. Προτείνετε μια προσέγγιση
• 2 2. Εφαρμόστε τη Λύση
• 3 3. Διαχείριση και παρακολούθηση του έργου
• 4 4. Δοκιμή και ενσωμάτωση
• 5 5. Διατήρηση και παρακολούθηση της υποδομής και της λύσης
• 6 6. Σχεδιάστε και διαχειριστείτε πρωτοβουλίες ασφάλειας
• 7 7. Διασφαλίστε τη συμμόρφωση με όλες τις πολιτικές και τους κανονισμούς

1. Προτείνετε μια προσέγγιση

Ο ανάδοχος πληροφορικής σας θα πρέπει να είναι σε θέση να προτείνει μια προσέγγιση που να καλύπτει όλες τις ανάγκες πληροφορικής σας. Η πρόταση θα πρέπει να περιλαμβάνει το επίπεδο της υπηρεσίας πληροφορικής που αναζητάτε μαζί με το επίπεδο ευθύνης, τον προϋπολογισμό και το χρονοδιάγραμμα.

Μόλις ληφθεί, αυτή η πρόταση θα σας δώσει μια σαφή ιδέα σχετικά με το τι αναμένεται από τον σύμβουλο πληροφορικής σας να προχωρήσει. Όταν αναζητάτε τις καλύτερες υπηρεσίες πληροφορικής, θα πρέπει πάντα να αναζητάτε πρώτα την εταιρεία που μπορεί να προτείνει μια λύση που να καλύπτει όλες τις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, εάν αναζητάτε μια εταιρεία πλήρους υποστήριξης IT, τότε ο ανάδοχός σας θα πρέπει να μπορεί να σας δώσει μια πρόταση που περιλαμβάνει υποστήριξη IT από άκρο σε άκρο.

Από την άλλη πλευρά, εάν αναζητάτε μια συγκεκριμένη λύση πληροφορικής, όπως η υλοποίηση νέου υλικού, τότε ο ανάδοχός σας θα πρέπει να μπορεί να σας δώσει μια πρόταση που περιλαμβάνει μόνο τις απαραίτητες υπηρεσίες και το κόστος εργασίας.

2. Εφαρμόστε τη Λύση

Ένας σύμβουλος πληροφορικής είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία μιας υποδομής ή συστήματος πληροφορικής που έχει εγκριθεί από εσάς. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει τους πόρους. λογισμικό; σκεύη, εξαρτήματα; τεχνικοί? και συμβουλευτικές υπηρεσίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας. Είναι σημαντικό όλες οι υπηρεσίες παροχής συμβουλών πληροφορικής να ορίζουν με σαφήνεια ποιοι πόροι θα απαιτηθούν για την κάλυψη των απαιτήσεων πληροφορικής σας.

Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει μια λεπτομερή εξήγηση σχετικά με το τι περιλαμβάνει η εγκατάσταση κάθε πτυχής της υποδομής πληροφορικής, ποιος θα το κάνει, πόσο χρόνο θα διαρκέσει και πότε θα ολοκληρωθεί. Μπορείτε επίσης να τους κάνετε ερωτήσεις σχετικά με τους κινδύνους που συνεπάγεται η εκτέλεση αυτού του έργου, μαζί με σχέδια έκτακτης ανάγκης σε περίπτωση οποιασδήποτε καταστροφής πληροφορικής.

Αυτό θα σας δώσει μια ξεκάθαρη ιδέα για το είδος των υπηρεσιών που λαμβάνετε από τον ανάδοχο πληροφορικής σας. Η δουλειά του συμβούλου πληροφορικής είναι να σας διευκολύνει όσο το δυνατόν πιο εύκολα την πρόσβαση στο IT.

3. Διαχείριση και παρακολούθηση του έργου

Αυτό μπορεί να είναι εξίσου σημαντικό με την υλοποίηση της υποδομής πληροφορικής, διότι θα ενημερώσει πώς οι υπόλοιπες φάσεις εξελίσσονται ομαλά. Ο σύμβουλος πληροφορικής σας θα πρέπει να μπορεί να παρακολουθεί όλη την πρόοδο που σημειώνεται κατά τη διάρκεια ενός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου χρησιμοποιώντας ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης έργου που περιλαμβάνει ορόσημα, προθεσμίες, εργασίες και χρονοδιαγράμματα.

Πρέπει επίσης να μπορούν να επικοινωνούν με όλους όσους εμπλέκονται σε αυτή τη διαδικασία, ώστε να γνωρίζουν ακριβώς πού βρίσκονται τα πράγματα ανά πάσα στιγμή. Θα πρέπει να επικοινωνείτε με όλα τα μέλη της ομάδας σας κάθε εβδομάδα, ώστε να έχετε μια συνολική ιδέα για το πώς πάνε τα πράγματα.

Επίσης, μη διστάσετε να ρωτήσετε τον σύμβουλο πληροφορικής σας σχετικά με το συγκεκριμένο έργο σας, ώστε να λάβετε όλες τις απαντήσεις που χρειάζεστε για να προχωρήσει ομαλά αυτή η διαδικασία.

4. Δοκιμή και ενσωμάτωση

Μόλις τεθεί σε εφαρμογή η υποδομή ή η λύση, ο σύμβουλος πληροφορικής σας είναι υπεύθυνος για τη διεξοδική δοκιμή της πριν τη θέσει σε χρήση. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να χρησιμοποιήσουν τις γνώσεις και την τεχνογνωσία τους για να διασφαλίσουν ότι όλα λειτουργούν σύμφωνα με το σχέδιο.

Η δοκιμή της λύσης θα πρέπει να είναι σε θέση να προσδιορίσει εάν υπάρχουν προβλήματα συμβατότητας, μαζί με την παραγωγή αναφορών που περιγράφουν λεπτομερώς τυχόν κινδύνους ή προβλήματα που σχετίζονται με τη χρήση αυτού του συστήματος ή της υποδομής.

Ο ανάδοχός σας θα πρέπει επίσης να μπορεί να παρέχει εκπαιδευτικά εγχειρίδια και διαδικτυακά σεμινάρια για οποιονδήποτε χρειάζεται ολοκληρωμένες οδηγίες για το πώς λειτουργούν τα πράγματα μετά την εφαρμογή.

5. Διατήρηση και παρακολούθηση της υποδομής και της λύσης

Μόλις ο σύμβουλος πληροφορικής σας θέσει σε εφαρμογή ένα νέο σύστημα ή υποδομή, θα πρέπει να είναι σε θέση να παρέχει συνεχή υποστήριξη και συντήρηση. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει τυχόν ενημερώσεις ή αναβαθμίσεις που απαιτούνται, καθώς και τη διαχείριση τυχόν άλλων ζητημάτων που μπορούν να επηρεάσουν την απόδοση των λειτουργιών της επιχείρησής σας.

Θα είναι επίσης υπεύθυνοι για την ομαλή λειτουργία όλου του υλικού , όπως διακομιστές, δρομολογητές, διακόπτες, μόντεμ κ.λπ. Θα πρέπει επίσης να διατηρούν λεπτομερή αρχεία καταγραφής όλων όσων συμβαίνουν σε αυτό το δίκτυο, καθώς και να κάνουν τακτικές αναφορές για το τι συμβαίνει πίσω από το σκηνές.

Αυτές οι αναφορές θα πρέπει να αναφέρουν λεπτομερώς πιθανά ζητήματα και κινδύνους που αντιμετωπίζει αυτό το σύστημα, ώστε να μπορείτε να ανταποκρίνεστε γρήγορα σε τυχόν προβλήματα προτού ξεφύγουν από τον έλεγχο. Οι καλύτερες εταιρείες συνεργάζονται στενά με τους πελάτες τους για να τους βοηθήσουν να αντιδράσουν σε τυχόν αλλαγές, προβλήματα ή ζητήματα που μπορεί να επηρεάσουν την επιχείρησή τους.

6. Σχεδιάστε και διαχειριστείτε πρωτοβουλίες ασφάλειας

Ένας εμπειρογνώμονας πληροφορικής κατανοεί καλά πόσο σημαντικό είναι οι πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε διακομιστές και βάσεις δεδομένων της εταιρείας να παραμένουν εμπιστευτικές ανά πάσα στιγμή. Είτε πρόκειται για τη διαχείριση πρόσβασης χρηστών είτε για τη διαχείριση ταυτότητας που απαιτεί προσοχή, ο σύμβουλος πληροφορικής σας δεν θα έχει κανένα πρόβλημα να βρει ένα σχέδιο δράσης που θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα πιο ασφαλές περιβάλλον εργασίας.

Μπορούν επίσης να παρέχουν εκπαιδευτικές συνεδρίες σε όλους τους υπαλλήλους που θα χρησιμοποιούν αυτή τη νέα υποδομή, ώστε να γνωρίζουν τις κατάλληλες διαδικασίες για να κρατούν τις εμπιστευτικές πληροφορίες μακριά από λάθος χέρια.

Επιπλέον, μπορούν να παρέχουν στην επιχείρησή σας ένα πλήρες σχέδιο δράσης που θα βοηθήσει τους εργαζόμενους να ανακάμψουν από οποιαδήποτε κρίση γρήγορα και αποτελεσματικά, χωρίς να επηρεάσουν τις καθημερινές λειτουργίες ή την ικανότητά τους να ανταποκρίνονται στις προσδοκίες των πελατών.

7. Διασφαλίστε τη συμμόρφωση με όλες τις πολιτικές και τους κανονισμούς

Ο ανάδοχος πληροφορικής σας θα πρέπει να έχει τις απαραίτητες γνώσεις για να κατανοήσει πώς η εφαρμογή ενός νέου συστήματος ή υποδομής θα επηρεάσει την εταιρεία σας μόλις τεθεί σε εφαρμογή. Είναι υπεύθυνοι για τη διασφάλιση ότι αυτή η λύση είναι συμβατή με τις υπάρχουσες πολιτικές, παράλληλα με την παραμονή των προτύπων του αναδυόμενου κλάδου, ώστε να μπορούν να σας βοηθήσουν να γίνετε πιο παραγωγικοί, παραμένοντας ταυτόχρονα βιώσιμοι στο μέλλον.

Πρέπει να συζητήσετε τυχόν ανησυχίες σχετικά με την πολιτική πριν προχωρήσετε, επειδή θα καθορίσει πώς ο σύμβουλος πληροφορικής σας χειρίζεται ζητήματα που σχετίζονται με την ασφάλεια, το απόρρητο, τη διατήρηση/αποθήκευση δεδομένων κ.λπ. Πρέπει επίσης να γνωρίζετε εάν υπάρχουν συγκεκριμένοι νόμοι που χρειάζεστε τις λύσεις σας ή υποδομής που πρέπει να συμμορφωθεί μόλις τεθεί σε λειτουργία.

Όπως μπορείτε να δείτε, πολλά καθήκοντα και ευθύνες πρέπει να διευθετηθούν από έναν σύμβουλο πληροφορικής. Ένας ανάδοχος πληροφορικής θα σας βοηθήσει να παραμείνετε παραγωγικοί, ενώ παράλληλα θα μειώσει το κόστος που σχετίζεται με το χρόνο διακοπής λειτουργίας καθώς και την εκπλήρωση τυχόν βιομηχανικών προτύπων με τα οποία θα πρέπει να συμμορφώνεται η επιχείρησή σας. Γι' αυτό είναι σημαντικό να επιλέξετε έναν πάροχο υπηρεσιών πληροφορικής που θα συνεργάζεται στενά μαζί σας καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, ώστε να κατανοεί καλύτερα τις τρέχουσες ανάγκες σας μαζί με τους μελλοντικούς στόχους.