Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να διαχειριστείτε καλύτερα τα ψηφιακά σας στοιχεία

Όταν πρόκειται για τη λειτουργία μιας επιχείρησης, σύντομα θα ανακαλύψετε ότι πολλές πτυχές απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή και ανάλυση. Η διαχείριση ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων αναφέρεται στη διαδικασία οργάνωσης των ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων μιας εταιρείας. Αυτό περιλαμβάνει το λογότυπο, εικόνες, λευκές βίβλους, μελέτες περιπτώσεων και πολλούς άλλους τύπους περιεχομένου. Δεδομένου ότι είναι πολύτιμα για μια επιχείρηση, είναι εξαιρετικά σημαντικό να τα αποθηκεύετε και να τα επιβλέπετε. Αυτός είναι ο λόγος που θα σας παρουσιάσουμε μερικές καταπληκτικές συμβουλές για τη διαχείριση ψηφιακών στοιχείων.

Περιεχόμενα

• 1 1. Δημιουργήστε μια βιβλιοθήκη
• 2 2. Διατηρήστε την ασφάλεια στην κορυφή της λίστας ελέγχου
• 3 3. Κάντε εύκολη την πλοήγηση
• 4 4. Χρησιμοποιήστε Πρότυπα Εγκεκριμένα από την Εταιρεία
• 5 5. Απαλλαγείτε από το παλιό περιεχόμενο
• 6 6. Συμβουλευτείτε την ομάδα σας
• 7 7. Η συντήρηση είναι το κλειδί

1. Φτιάξτε μια βιβλιοθήκη

Μπορεί να είναι δύσκολο να βρείτε σημαντικά αρχεία εάν δεν έχετε έναν κεντρικό φάκελο που περιέχει όλα τα απαραίτητα δεδομένα. Επιπλέον, αυξάνει επίσης τις πιθανότητες λανθασμένης τοποθέτησης εγγράφων που περιέχουν βασικές πληροφορίες. Έτσι, οι επωνυμίες πρέπει να δημιουργήσουν μια βιβλιοθήκη και να κρατήσουν τα πάντα σε ένα μέρος. Ωστόσο, εάν θέλετε να κάνετε τη διαδικασία ακόμα πιο απλοποιημένη, είναι καλύτερο να ακολουθήσετε το μάντρα λιγότερο είναι περισσότερο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να παρέχετε περιορισμένη πρόσβαση σε δεδομένα σε διαφορετικούς υπαλλήλους.

2. Διατηρήστε την ασφάλεια στην κορυφή της λίστας ελέγχου

Είτε πρόκειται για επαγγελματική κάρτα είτε για PDF μιας εταιρείας, κάθε ψηφιακό στοιχείο είναι εξίσου πολύτιμο. Ως εκ τούτου, είναι πολύ σημαντικό να τα προστατεύσουμε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφιερώσει αρκετό χρόνο για να δώσετε πρόσβαση με προστασία κωδικού πρόσβασης στα αρχεία και τους φακέλους σας. Επιπλέον, συνεχίστε να αλλάζετε τους κωδικούς πρόσβασης τακτικά. Αυτό διασφαλίζει ότι οι πρώην εργαζόμενοι δεν έχουν ίχνος πληροφοριών σχετικά με την εταιρεία σας.

3. Κάντε εύκολη την πλοήγηση

Τις περισσότερες φορές, καθίσταται χρονοβόρο για τους υπαλλήλους να περιηγούνται σε εκατοντάδες αρχεία και φακέλους μόνο για να βρουν μία εικόνα. Επομένως, για να αποφύγετε οποιαδήποτε σύγχυση, βεβαιωθείτε ότι διαχειρίζεστε και ταξινομείτε το περιεχόμενο πιο απλά.

Χωρίς ένα συγκεκριμένο σύστημα διαχείρισης ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων, τα ευαίσθητα δεδομένα της εταιρείας σας μπορεί να διακυβεύονται. Επομένως, είναι σημαντικό να ελέγχετε τους υπαλλήλους που έχουν πρόσβαση στα αρχεία. Εάν θέλετε να διαχειριστείτε τα περιουσιακά στοιχεία της επωνυμίας σας , τότε ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε είναι να επενδύσετε σε λογισμικό που κάνει τη διαδικασία πολύ πιο εύκολη στην πλοήγηση. Θα διαπιστώσετε ότι υπάρχουν αξιόπιστες επιλογές στο διαδίκτυο που πρέπει να εξετάσετε.

Αυτό περιλαμβάνει την προσθήκη ημερομηνιών, ετικετών, λέξεων-κλειδιών και τη βέλτιστη ιεραρχία φακέλων που καθιστά εύκολη την εξατομίκευση του περιεχομένου. Αυτό μπορεί αργότερα να χρησιμοποιηθεί και από τα άλλα μέλη της ομάδας.

4. Χρησιμοποιήστε Πρότυπα Εγκεκριμένα από την Εταιρεία

Είτε πρόκειται για παρουσίαση PowerPoint είτε για έγγραφο του Word, κάθε επιχείρηση ή εταιρεία έχει μια αυστηρή δομή που πρέπει να ακολουθείται. Το καλύτερο πράγμα σχετικά με αυτές τις δομές είναι ότι είναι προκατασκευασμένες, και έτσι οι υπάλληλοί σας δεν θα χρειάζεται να τις επεξεργάζονται ξανά και ξανά. Τους κρατά επίσης μακριά από τη διάπραξη μεγάλων σφαλμάτων.

Παρά το γεγονός ότι έχετε ένα πρότυπο εγκεκριμένο από την εταιρεία, υπάρχει πάντα χώρος για να προσθέσετε μια μικρή ανατροπή και να εξατομικεύσετε τις παρουσιάσεις ή τα έγγραφα.

5. Απαλλαγείτε από το παλιό περιεχόμενο

Είναι σημαντικό να ενημερώσετε τα τρέχοντα περιουσιακά στοιχεία και να τα διατηρήσετε άμεσα διαθέσιμα. Ωστόσο, πολλές εταιρείες δεν αισθάνονται την ανάγκη να απαλλαγούν από ξεπερασμένες πληροφορίες. Υπερφορτώνουν τα συστήματα, κάτι που τελικά πλήττει την παραγωγικότητα των εργαζομένων τους.

Ο κύριος στόχος ενός συστήματος διαχείρισης ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων είναι να βοηθήσει την ομάδα σας να βρει γρήγορα δεδομένα . Αλλά όταν το σύστημα είναι υπερφορτωμένο με ανεπιθύμητα δεδομένα, μπορεί να αποδειχθεί τεράστιο εμπόδιο όσον αφορά την τήρηση των προθεσμιών και την ολοκλήρωση των εργασιών. Επιπλέον, καταλαμβάνει επίσης πολύ χώρο που επιβραδύνει περαιτέρω την αποτελεσματικότητα της αναζήτησης.

6. Συμβουλευτείτε την ομάδα σας

Πριν ξεκινήσετε ένα σύστημα DAM για τον οργανισμό σας, είναι καλύτερα να μιλήσετε με τους υπαλλήλους σας σχετικά. Αυτό θα ξεκαθαρίσει τις αμφιβολίες τους και θα έχουν καλύτερη εικόνα για το πώς λειτουργεί. Επιπλέον, οδηγήστε τους σε οποιαδήποτε οδηγία που θα τους ενθαρρύνει να λειτουργούν έξυπνα ενώ χρησιμοποιούν κοινόχρηστους φακέλους. Δώστε τους μια σύντομη ενημέρωση σχετικά με το ποιοι έχουν πρόσβαση σε διαφορετικά αρχεία και φακέλους για να αποφύγετε οποιαδήποτε σύγχυση.

7. Η συντήρηση είναι το κλειδί

Μόλις το ψηφιακό σας σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων είναι έτοιμο να λειτουργήσει, θα πρέπει να το διατηρήσετε. Βοηθά στον εντοπισμό μικροπροβλημάτων και αποτρέπει τη μετατροπή τους σε τεράστιο χάος. Δεδομένου ότι τα ψηφιακά περιουσιακά στοιχεία δεν θα σταματήσουν ποτέ να αναπτύσσονται, συνιστάται επίσης να παραμένετε ενημερωμένοι με την τεχνολογία και τις πιθανές απειλές.

Ένα ψηφιακό σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων βοηθά τους οργανισμούς να αναλάβουν τον έλεγχο σημαντικών δεδομένων σε πραγματικό χρόνο. Επιτρέπει την παράδοση του σωστού περιεχομένου στα σωστά άτομα. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι μπορούν εύκολα να παρακολουθούν και να ελέγχουν εάν το σύστημα λειτουργεί αποτελεσματικά. Εάν σκέφτεστε να το ενσωματώσετε στον οργανισμό σας, λάβετε βοήθεια από τα βήματα που αναφέρονται παραπάνω.