Πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε πριν προσλάβετε έναν εικονικό βοηθό

Ίσως έχετε ακούσει για εικονικούς βοηθούς. Παρά το πόσο συχνά χρησιμοποιείται ο τίτλος εργασίας, πολύ λίγοι άνθρωποι γνωρίζουν τι είναι ή τι κάνει ένας εικονικός βοηθός. Μπορεί να είναι κάτι που θα πρέπει να εξετάσετε εάν αισθάνεστε λίγο συγκλονισμένοι με τις διοικητικές πτυχές της επιχείρησής σας, εάν γνωρίζετε ότι η φορολογική περίοδος θα ήταν απείρως ευκολότερη εάν κρατούσατε καλύτερα αρχεία όλη την ημέρα, μόνο που δεν έχετε τον χρόνο για να το διαχειριστείτε ή εάν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι αλληλεπιδράσεις πελατών καταλαμβάνουν τόσο μεγάλο μέρος του χρόνου σας, δεν μπορείτε να φτάσετε στην πραγματική εργασία που πρέπει να κάνετε.

Τα παρακάτω θα διερευνήσουν μερικά πράγματα που πρέπει να καταλάβετε σχετικά με τους εικονικούς βοηθούς προτού αποφασίσετε να προσλάβετε έναν. Φυσικά, οι βοηθοί μπορούν να βοηθήσουν με αμέτρητα πράγματα. Στη διαδικασία πρόσληψης, φροντίστε να ρωτήσετε τους βοηθούς ή τα πρακτορεία τι θα μπορούσαν να προτείνουν, δεδομένων των όσων γνωρίζουν για την επιχείρησή σας. Μερικές υπέροχες ιδέες για εξορθολογισμό μπορεί να σας αποκαλυφθούν.

Περιεχόμενα

• 1 Τι είναι ο εικονικός βοηθός;
• 2 Ξεκαθαρίστε τις ευθύνες
• 3 Κάντε την επικοινωνία ως προτεραιότητα

Τι είναι ο εικονικός βοηθός;

Με λίγα λόγια, ένας εικονικός βοηθός είναι ένας βοηθός διαχείρισης που υποστηρίζει την εταιρεία σας εξ αποστάσεως. Μπορεί να έχετε ακούσει να τους αποκαλούν διαδικτυακούς γραμματείς (αλλά μην χρησιμοποιείτε αυτόν τον όρο εκτός εάν το κάνουν, γιατί φαίνεται λίγο παλιό) ή διαδικτυακούς βοηθούς. Κάνουν όλη τη δουλειά που κάνει μια παραδοσιακή γραμματέας, αλλά δεν απαιτούν χώρο στο γραφείο ή στο εργαστήριό σας.

Ορισμένα πρακτορεία σάς επιτρέπουν να προσλάβετε έναν εικονικό βοηθό ανάλογα με τις ανάγκες, εάν χρειάζεστε βοήθεια μερικές φορές και όχι άλλοι. Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα ενός εικονικού βοηθού είναι ότι μπορεί να βελτιώσει δραστικά τον χρόνο απόκρισης των πελατών σας—στον σημερινό στιγμιαίο ψηφιακό κόσμο, ο χρόνος απόκρισης μπορεί να κάνει ή να χαλάσει μια επιχείρηση.

Ξεκαθαρίστε τις ευθύνες

Ανεξάρτητα από τη θέση για την οποία προσλαμβάνετε, εάν είναι απομακρυσμένη, πρέπει να έχετε μια σαφή περιγραφή των διαφορετικών ευθυνών που περιμένετε. Η εικονική εργασία δεν είναι σαν την εργασία στο γραφείο. δεν θα μπορείτε να δείτε τον υπάλληλο σας. θα μπορείτε μόνο να ελέγξετε εάν τα πράγματα έγιναν ή όχι και πόσο καλά.

Το να έχετε ξεκάθαρες ευθύνες θα βοηθήσει εσάς και το μελλοντικό σας προσωπικό να συμφωνήσετε καλύτερα εκ των προτέρων σχετικά με το κόστος του εικονικού βοηθού . Θα κάνει επίσης όλους να γνωρίζουν ποια είναι τα καθήκοντά τους και ποια ανήκουν σε κάποιον άλλο.

Κάντε την επικοινωνία ως προτεραιότητα

Παρόμοια με το παραπάνω σημείο, εάν ένας υπάλληλος εργάζεται εικονικά, θέλετε να είστε βέβαιοι ότι έχετε δημιουργήσει σαφείς γραμμές επικοινωνίας, ώστε να μην χάνεται τίποτα στα εισερχόμενα. Πολλοί άνθρωποι, όταν αρχίζουν να εργάζονται για πρώτη φορά με απομακρυσμένους συναδέλφους, δοκιμάζουν πάρα πολλές μορφές ανταλλαγής μηνυμάτων—θα έχουν ένα κοινόχρηστο έγγραφο που ενημερώνουν όλοι, μια έξυπνη εφαρμογή (ή δύο), email εταιρείας, αριθμούς τηλεφώνου, κλήσεις ζουμ… κ.λπ.

Επιλέξτε μία ή δύο μεθόδους επικοινωνίας και μείνετε σε αυτές. Με πάρα πολλά μέρη για έλεγχο για μηνύματα ή ενημερώσεις, όλοι οι εμπλεκόμενοι διατρέχουν τον κίνδυνο να χάσουν κάτι σημαντικό.

Τα παραπάνω σημεία θα σας βοηθήσουν να οδηγηθείτε στη σωστή κατεύθυνση όταν πρόκειται να προσλάβετε έναν εικονικό βοηθό. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ακόμα κι αν ένας υπάλληλος είναι απομακρυσμένος, εξακολουθείτε να είστε νομικά υποχρεωμένος να διασφαλίσετε ότι το εργασιακό του περιβάλλον είναι ασφαλές και πληροί τα πρότυπα υγείας. Ίσως χρειαστεί να συμπεριλάβετε εκπαίδευση σχετικά με τη σωστή ρύθμιση του γραφείου στο σπίτι, μεταξύ άλλων, για να βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει τη δέουσα επιμέλειά σας.