Όταν εργάζεστε, η διαχείριση εγγράφων μπορεί μερικές φορές να είναι ο όλεθρος της ύπαρξής σας. Από μεγάλα αρχεία έως αμέτρητα email, η διαχείριση πολλών πληροφοριών μπορεί να είναι δύσκολη, ειδικά όταν έχετε προθεσμίες από όλες τις διαφορετικές κατευθύνσεις.
Το πρόβλημα είναι ότι υπάρχουν τόσα πολλά εργαλεία στην αγορά που υπόσχονται να σας βοηθήσουν, αλλά κάνουν περισσότερο κακό παρά καλό. Ακολουθούν μερικοί απλοί τρόποι για να μειώσετε τα επίπεδα άγχους και να εξοικονομήσετε χρήματα με την αποτελεσματική διαχείριση των εγγράφων σας.
Περιεχόμενα
Οφέλη από την αποτελεσματική διαχείριση εγγράφων
Ο προγραμματισμός, η διαχείριση και ακόμη και η οργάνωση εργασιών ή εγγράφων είναι πολλή δουλειά. Υπάρχουν πολλοί πάροχοι υπηρεσιών που μπορούν να το αφαιρέσουν από το πιάτο σας, αλλά ποια είναι τα οφέλη από τη χρήση αποτελεσματικής διαχείρισης εγγράφων;
Ποια είναι μερικά απλά βήματα που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε καλύτερα τα έγγραφά σας;
Η διαχείριση εγγράφων δεν είναι εύκολη υπόθεση. Με την έλευση του διαδικτύου, έχουμε πλέον μια πλημμύρα πληροφοριών και μια πληθώρα επικοινωνιών στη διάθεσή μας. Τα πάντα είναι online, από τη λήψη ταινιών έως τις αγορές για είδη παντοπωλείου. Εξαιτίας αυτού, η διαχείριση των εγγράφων σας έχει γίνει πιο δύσκολη από ποτέ.
Υπάρχουν πολλά εργαλεία/λογισμικό για τη διαχείριση διαφόρων εγγράφων που χρησιμοποιούνται από μια επιχείρηση καθημερινά. Για τα κανονικά έγγραφα, διαθέτουμε Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων, ενώ ένα Σύστημα Διαχείρισης Συμβάσεων είναι το πλέον κατάλληλο για συγκεκριμένα έγγραφα όπως συμβόλαια. Ωστόσο, αυτά τα απλά βήματα είναι αποτελεσματικά για όλες τις μορφές εγγράφων.
1. Καθιερώστε τη διαδικασία διαχείρισης αρχείων σας
Πολλές επιχειρήσεις έχουν πολλά έγγραφα που πρέπει να παρακολουθούν ανά πάσα στιγμή, αλλά δεν έχουν ιδέα πόσο καλά τα παρακολουθούν πόσο μάλλον τι να τα κάνουν για εύκολη πρόσβαση όταν χρειάζεται. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουν όλες οι επιχειρήσεις είναι να καθιερώσουν μια διαδικασία για τη διαχείριση εγγράφων.
Αυτό επιτυγχάνεται με τη δημιουργία συγκεκριμένων οδηγιών και διαδικασιών που σκοπεύετε να ακολουθήσετε στη διαχείριση των εγγράφων σας. Θα πρέπει να αφιερωθεί χρόνος για να εξηγηθούν προσεκτικά τα έγγραφα που πρέπει να φυλάσσονται. τα έγγραφα που απαιτούνται σε καθημερινή βάση, πόσο καιρό πρέπει να φυλάσσεται ένα έγγραφο ή πότε πρέπει να απορρίπτεται.
2. Σχεδιάστε ένα σχέδιο αρχείου και χρονοδιάγραμμα
Για να είστε επιτυχείς στη διαχείριση των εγγράφων σας, ακολουθήστε ένα σχέδιο αρχείων και χρονοδιάγραμμα. Αυτό θα δημιουργήσει συνέπεια και θα σας βοηθήσει να γίνετε πιο παραγωγικοί στην επιχείρησή σας. Είτε εργάζεστε σε ένα ζήτημα για έναν πελάτη είτε στέλνετε έναν λογαριασμό σε έναν πελάτη, όλα αυτά τα πράγματα πρέπει να μπαίνουν σε φακέλους. Τα αρχεία πρέπει να προστίθενται στο πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε για τη διαχείριση εγγράφων όσο το δυνατόν συχνότερα.
3. Οργανώστε τα υπάρχοντα αρχεία
Η οργάνωση των υπαρχόντων αρχείων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ξεκινήσετε τη διαχείριση των εγγράφων σας. Είτε ψάχνετε να αγοράσετε λογισμικό είτε όχι, είναι σημαντικό να οργανώσετε πρώτα τα υπάρχοντα έγγραφα.
Αυτό θα σας δώσει μια ιδέα για το ποια στοιχεία του συστήματος διαχείρισης εγγράφων επιθυμείτε και τι ακριβώς πρόκειται να κάνουν για εσάς.
Θα σας βοηθήσει επίσης να γνωρίζετε εάν χρειάζεστε λογισμικό ή μπορείτε απλώς να βασιστείτε σε στυλό και χαρτί για τη διαχείριση των εγγράφων σας.
4. Απορρίψτε μη ενημερωμένα και περιττά αρχεία
Ο καθένας συνήθως έχει μερικά αρχεία στους υπολογιστές του που δεν είναι ενημερωμένα ή δεν είναι πλέον απαραίτητα. Δυστυχώς, όμως, αυτά τα αρχεία τείνουν να συσσωρεύονται σε μεγάλους αριθμούς. Είναι εξαιρετικά σημαντικό να απαλλαγείτε από παλαιότερες εκδόσεις και να μάθετε πού έχετε αποθηκευμένα περιττά αντίγραφα . Είναι επίσης σημαντικό να αποφεύγετε την αποθήκευση των ίδιων αρχείων ξανά και ξανά.
5. Κάντε σχέδια για αποθήκευση και απόρριψη
Για να διαχειριστείτε σωστά τα έγγραφά σας, πρέπει να καθορίσετε τι είναι σημαντικό και τι μπορεί να αρχειοθετηθεί προσωρινά μετά από ένα κατάλληλο χρονικό διάστημα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να κάνετε σχέδια αποθήκευσης και απόρριψης, έτσι ώστε τα έγγραφά σας να μην αιωρούνται απλώς.
6. Εξασφαλίστε τακτική συντήρηση
Είναι σημαντικό να έχετε τακτική συντήρηση των επαγγελματικών σας εγγράφων, όπως τα δικαιώματα ιδιοκτησίας και τα αρχεία των συμβάσεων. Αυτά τα έγγραφα τείνουν να συσσωρεύονται γρήγορα και ως εκ τούτου, θα είναι δύσκολο να τα βρείτε όταν τα χρειάζεστε. Είναι, λοιπόν, απαραίτητο να έχετε ένα οργανωμένο σύστημα διαχείρισης των επαγγελματικών σας εγγράφων.
Καθώς σχεδόν όλοι εργάζονται με υπολογιστές σήμερα και με την ανάπτυξη των κινητών τηλεφώνων, η σημασία της καλά οργανωμένης και ασφαλούς διαχείρισης εγγράφων είναι υψίστης σημασίας. Αλλά η διαχείριση των αρχείων σας θα είναι κάτι που όλοι συναντάμε. Είναι σημαντικό να έχετε τα σωστά εργαλεία στη θέση τους και τις πληροφορίες σας να αποθηκεύονται με ασφάλεια.
Ίσως να μην συνειδητοποιείτε καν πόσο εύκολο είναι να χάσετε πληροφορίες ή ότι τις αποθηκεύετε σε λάθος μέρος αυτήν τη στιγμή. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι εργαλείων διαχείρισης που θα σας βοηθήσουν να αποθηκεύσετε σωστά τα αρχεία σας. Επομένως, είναι κάτι που πρέπει να παρακολουθείτε καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται για να βεβαιωθείτε ότι αντιμετωπίζετε αποτελεσματικά όλες τις πτυχές της επιχείρησής σας – συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης των αρχείων σας.
Το Chrome, από προεπιλογή, δεν σας εμφανίζει την πλήρη διεύθυνση URL. Μπορεί να μην σας ενδιαφέρει πάρα πολύ αυτή η λεπτομέρεια, αλλά αν για κάποιο λόγο χρειάζεστε να εμφανίζεται η πλήρης διεύθυνση URL, Λεπτομερείς οδηγίες για το πώς να κάνετε το Google Chrome να εμφανίζει την πλήρη διεύθυνση URL στη γραμμή διευθύνσεων.
Το Reddit άλλαξε τον σχεδιασμό του για άλλη μια φορά τον Ιανουάριο του 2024. Ο επανασχεδιασμός μπορεί να δει από τους χρήστες του προγράμματος περιήγησης για επιτραπέζιους υπολογιστές και περιορίζει την κύρια ροή παρέχοντας συνδέσμους
Η πληκτρολόγηση του αγαπημένου σας αποσπάσματος από το βιβλίο σας στο Facebook είναι χρονοβόρα και γεμάτη λάθη. Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Google Lens για να αντιγράφετε κείμενο από βιβλία στις συσκευές σας.
Οι υπενθυμίσεις ήταν πάντα το σημαντικότερο σημείο του Google Home. Σίγουρα κάνουν τη ζωή μας πιο εύκολη. Ας κάνουμε μια γρήγορη περιήγηση σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας υπενθυμίσεων στο Google Home, ώστε να μην χάνετε ποτέ να αναλαμβάνετε σημαντικά καθήκοντα.
Μερικές φορές, όταν εργάζεστε στο Chrome, δεν μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε συγκεκριμένους ιστότοπους και εμφανίζεται το σφάλμα "Διόρθωση διεύθυνσης DNS διακομιστή δεν βρέθηκε στο Chrome". Εδώ είναι πώς μπορείτε να επιλύσετε το πρόβλημα.
Πώς να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασής σας στην υπηρεσία ροής βίντεο Netflix χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησης ή την εφαρμογή Android που προτιμάτε.
Εάν θέλετε να απαλλαγείτε από το μήνυμα Επαναφορά σελίδων στον Microsoft Edge, απλώς κλείστε το πρόγραμμα περιήγησης ή πατήστε το πλήκτρο Escape.
Η βαθιά σύνδεση είναι η μοντέρνα τεχνική ανακατεύθυνσης χρήστη. Μάθετε για τη σύνδεση σε βάθος εδώ για να τη χρησιμοποιήσετε για να αυξήσετε την επισκεψιμότητα του ιστότοπού σας ή της εφαρμογής σας.
Το AR είναι το επόμενο μεγάλο πράγμα του Διαδικτύου για ψυχαγωγία, εργασία ή επιχείρηση. Μάθετε το cloud AR με λεπτομέρειες για να γίνετε ενημερωμένος χρήστης.
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Edge Drop και μοιραστείτε εύκολα αρχεία και μηνύματα μεταξύ συσκευών ακολουθώντας αυτά τα βήματα που είναι φιλικά για αρχάριους.
