Ting du skal vide, før du ansætter en virtuel assistent

Du har måske hørt om virtuelle assistenter. På trods af hvor almindeligt jobtitlen bruges, er det meget få mennesker, der ved, hvad en virtuel assistent er eller gør. Det kan være noget, du bør kigge nærmere på, hvis du føler dig en smule overvældet med de administrative aspekter af din virksomhed, hvis du ved, at skattesæsonen ville være uendeligt meget nemmere, hvis du holdt bedre optegnelser i løbet af dagen, men du har ikke tid at administrere det, eller hvis kunde-e-mails og interaktioner optager så meget af din tid, at du ikke kan nå det faktiske arbejde, du skal udføre.

Det følgende vil udforske et par ting, du skal forstå om virtuelle assistenter, før du beslutter dig for at ansætte en. Assistenter kan selvfølgelig hjælpe med uendelig mange ting. I ansættelsesprocessen skal du sørge for at spørge assistenter eller bureauer, hvad de kan foreslå, givet hvad de ved om din virksomhed. Nogle vidunderlige ideer til strømlining kan blive afsløret for dig.

Indhold

• 1 Hvad er en virtuel assistent?
• 2 Bliv klar over ansvar
• 3 Gør kommunikation til en prioritet

Hvad er en virtuel assistent?

I en nøddeskal er en virtuel assistent en administrativ assistent, der fjernunderstøtter din virksomhed. Du har måske hørt dem kaldet onlinesekretærer (men brug ikke dette udtryk, medmindre de gør det, fordi det virker en smule dateret) eller onlineassistenter. De udfører alt det arbejde, en traditionel sekretær udfører, men kræver ikke plads på dit kontor eller værksted.

Visse bureauer giver dig mulighed for at ansætte en virtuel assistent efter behov, hvis du har brug for hjælp nogle gange og ikke andre. En af de største fordele ved en virtuel assistent er, at de kan forbedre din kundes responstid drastisk – i nutidens øjeblikkeligt-digitale verden kan responstiden skabe eller ødelægge en virksomhed.

Bliv klar over ansvar

Uanset hvilken stilling du ansætter til, hvis det er fjernt, skal du have en klar oversigt over de forskellige ansvarsområder, du forventer. Virtuelt arbejde er ikke som arbejde på kontoret; du vil ikke kunne se din medarbejder; du vil kun være i stand til at kontrollere, om tingene blev gjort eller ej, og hvor godt.

At have klare ansvarsområder vil hjælpe dig og dine fremtidige medarbejdere til bedre at blive enige om prisen på den virtuelle assistent på forhånd. Det vil også gøre alle opmærksomme på, hvilke pligter der er deres, og hvilke der tilhører en anden.

Gør kommunikation til en prioritet

I lighed med ovenstående punkt, hvis en medarbejder arbejder virtuelt, vil du være sikker på, at du har oprettet klare kommunikationslinjer, så intet går tabt i indbakken. Mange mennesker, når de først begynder at arbejde med eksterne kolleger, prøver alt for mange former for meddelelser – de vil have et delt dokument, som alle opdaterer, en smart app (eller to), firma-e-mail, telefonnumre, zoom-opkald... osv.

Vælg en eller to kommunikationsmetoder og hold dig til dem. Med for mange steder at søge efter beskeder eller opdateringer, risikerer alle involverede at gå glip af noget vigtigt.

Ovenstående punkter bør hjælpe med at styre dig i den rigtige retning, når det kommer til at ansætte en virtuel assistent. Det er vigtigt at bemærke, at selvom en medarbejder er fjern, er du stadig juridisk forpligtet til at sikre, at deres arbejdsmiljø er sikkert og opfylder sundhedsstandarder. Du skal muligvis inkludere træning i den korrekte hjemmekontoropsætning, blandt andet for at sikre, at du har gjort din due diligence.