Sådan indsætter du variable smartchips (pladsholdere) i Google Docs

Hvis du nogensinde har oprettet et dokument, hvor du har brugt tekstpladsholdere, vil du sætte pris på denne Google Docs-funktion. Ved hjælp af en variabel Smart Chip kan du indsætte en pladsholder, tildele dens værdi og automatisk opdatere den i hele dokumentet.

I stedet for at besvære med tilføjelser eller tredjepartsapps, kan du forbedre din arbejdsgang, når du opretter forskellige typer dokumenter med Variable Smart Chip-funktionaliteten .

Indholdsfortegnelse

Bemærk : Når dette skrives, er Variable Smart Chip tilgængelig for Google Workspace Business Standard and Plus-, Enterprise Standard and Plus-, Education Plus- og Nonprofit-kunder. Forhåbentlig vil Google bringe funktionen til personlige Google-konti på et tidspunkt.

Om Variable Smart Chips

Som nævnt er Variable Smart Chip en tekstpladsholder, som du kan indsætte i dit dokument. Dette er ideelt til tekst, du vil have en anden til at tilføje, såsom for- eller efternavn, adresse eller telefonnummer. Du kan også bruge variabler til ting, du skal tilføje, men venter på, f.eks. en produkttitel, dato eller webstedsadresse.

Uanset om du bruger variabler til dig selv eller en anden, du deler med, giver de dig mulighed for at oprette dit dokument og tilføje disse elementer senere.

Når du tilføjer en variabel, kan du til enhver tid tildele dens værdi, teksten. Derefter opdateres hvert sted, du bruger variablen i dokumentet, med denne værdi.

Lad os se på, hvordan du indsætter og bruger variabler i Google Docs med et par eksempler.

Sådan indsætter du en variabel smart-chip

Følg disse enkle trin for at tilføje en variabel Smart Chip til dit dokument.

1. Placer din markør, hvor du vil have den, og gør derefter et af følgende:
2. Vælg Indsæt > Smart-chips , og vælg Variabler i pop-out-menuen.
3. Indtast @ (At) symbolet, og vælg Variabel fra rullemenuen.

1. I det lille vindue, der vises, skal du vælge Indsæt ny variabel .

1. Giv din variabel et navn i det efterfølgende pop op-vindue. Du kan også bruge standardnavnekonventionen, Variabel 1, Variabel 2 og så videre. Vælg Opret .

1. Du vil derefter se variablen med dens navn i dit dokument og i sidebjælken Variabler, der åbner til højre.

Du kan tilføje flere variabler for andre elementer til dit dokument på samme måde. Bare husk på, at de ekstra variabler skal bruges til forskellige elementer. For eksempel kan du oprette en variabel for navn og en anden variabel for adresse.

Genbrug en variabel Smart Chip

Formålet med variablen er at placere den i dit dokument, hvor du har brug for den og derefter opdatere den med dens værdi, når du er klar.

For at indsætte den samme variabel et andet sted skal du gøre et af følgende:

• Vælg Indsæt > Smartchips , vælg Variabler , og vælg variabelnavnet fra pop op-listen.
• Indtast @ (At) symbolet, vælg Variabel , og vælg variabelnavnet fra pop op-listen.
• Åbn sidebjælken Variabler, hold markøren over den variabel, du vil bruge, og vælg Indsæt .

Tildel en værdi til en variabel

Når du har tilføjet en variabel til dit dokument, kan du tildele dens værdi til enhver tid. Værdien er den tekst, du vil bruge. Du kan gøre dette i selve variablen eller i sidebjælken.

Tilføj tekst ved hjælp af variablen

For at tildele en værdi til variablen på stedet skal du vælge variablen og indtaste den tekst, du vil bruge. Dette gemmer automatisk værdien til den pågældende variabel.

Tilføj tekst ved hjælp af sidebjælken

For at tildele en værdi i sidebjælken Variabler skal du enten vælge Variablen og bruge ikonet Åbn i sidebjælke på den værktøjslinje, der vises, eller gå til Værktøjer > Variabler i menuen.

Vælg Ingen værdi under variabelnavnet. Du vil se variablen i dit dokument tom og klar til at du kan indtaste teksten. Når du gør det, skal du bruge Enter eller Return for at gemme det.

Når du har tildelt en værdi til din variabel, vil du se denne opdatering på hver placering, hvor du placerer variablen i dit dokument, hvilket er hensigten med Smart-chippen.

Omdøb en variabel

Fordi standardnavnene for variabler ikke er indlysende, vil du måske give dem mere meningsfulde navne. Dette er især nyttigt, hvis du opretter flere variabler til dit dokument.

Åbn sidebjælken Variabler, hold markøren over den variabel, du vil omdøbe, og vælg ikonet Rediger navn (blyant).

Når pop op-vinduet med omdøb vises, skal du give det et nyt navn og vælge Gem .

Du vil derefter se det opdaterede navn i sidebjælken, listen over variabler, der skal indsættes, og inde i selve variablen, indtil du tildeler dens værdi.

Fjern en variabel

Hvis du beslutter dig for ikke længere at bruge en variabel, kan du slette den. Husk, at dette vil fjerne variablen og dens værdi, hvis den tildeles, fra hver placering i dit dokument.

Åbn sidebjælken for variabler, hold markøren over den variabel, du vil fjerne, og vælg ikonet Slet variabeldefinition (papirkurv).

Vælg Slet i pop op-vinduet til bekræftelse for at fjerne variablen.

Eksempel på anvendelser af variabler i Google Docs

Hvis du undrer dig over, hvordan du bruger variabler til dine egne formål, har vi et par eksempler.

Markedsføringskopi

Her opretter vi et dokument til vores kundes nye produkt. Vi har ikke produktnavnet eller webstedsadressen endnu, så vi indsætter Variabler for disse to varer i stedet. Med Variable-sidebjælken åben, kan du se dem med blå kanter i hele teksten.

Når vores klient har givet os disse detaljer, tildeler vi simpelthen værdierne til variablerne, og vores dokument opdateres automatisk. Disse variabler viser derefter teksten og de grå kanter.

Når du lukker sidebjælken Variabler, vil du bemærke, at disse variabler ligner resten af ​​teksten uden nogen grænser.

Delte dokumenter

I dette næste eksempel har vi et dokument, som vi ønsker, at en anden skal udfylde med deres detaljer. Vi opsætter variabler for fornavn, efternavn, adresse, telefonnummer og dato.

Når vi deler dokumentet, vælger modtageren blot hver variabel og indtaster deres oplysninger. Variabler, der bruges mere end én gang, opdateres automatisk.

Vi har så vores færdige dokument, hvor Variablerne fremstår som enhver anden tekst.

Bemærk : Hvis du deler et dokument med variabler med mere end én person, opdateres de tildelte værdier med hver ændring. For at undgå dette kan du bede hver af dine modtagere om at lave en kopi til deres ændringer.

Spar tid, minimer fejl og organiser

Google har introduceret flere nye Smart Chips i det sidste år siden introduktionen af ​​Smart Canvas-funktionen. Du kan tilføje en kalenderbegivenhed ved hjælp af en Dato-chip, linke til et filnavn med Fil-chippen og inkludere kontaktoplysninger med People-chippen.

Nu kan du spare tid ved at skrive den samme tekst igen og igen samt reducere risikoen for stavefejl og organisere dit dokument ved hjælp af den variable smartchip i Google Docs. Husk denne praktiske funktion til dit næste dokument.

For flere måder at spare tid på i Google-apps, se, hvordan du bruger en rulleliste i Google Sheets .