Sådan bruger du Mail Merge i Gmail

Når du vil sende den samme e-mail til dine kunder, klienter, medarbejdere, klubmedlemmer eller en lignende gruppe, kan du skrive en e-mail én gang og sende en besked til alle ved hjælp af Gmail-mailfletningsværktøjet.

Når du har døbt "multi-send"-funktionen, giver mailfletning i Gmail dig mulighed for at indsætte Google-kontakter eller en postliste fra Google Sheets. Tilpas derefter din e-mail-besked med flette-tags, inkluder unikke afmeldingslinks, og nyd en simpel masse-e-mail-proces ved hjælp af dit foretrukne e-mail-program.

Indholdsfortegnelse

Om brevfletning i Gmail

Lad os tage et kig på Google-kontokravene, afsendelsesgrænser og andre detaljer omkring brevfletning i Gmail.

• Brevfletning er tilgængelig for Google Workspace-abonnenter, herunder Workspace Individual, Business Standard and Plus, Enterprise Starter, Standard og Plus, og Education Standard and Plus.
• Understøttede Google Workspace-konti har en daglig grænse på 2.000 udgående e-mails. Med brevfletning har du tilladelse til at e-maile op til 1.500 modtagere, hvilket giver dig 500 til andre e-mails.
• Du kan kun tilføje én modtager til CC- eller BCC-feltet ved hjælp af brevfletning. Bare husk på, at dette sender en e-mail til den pågældende adresse for hver modtager i feltet Til. Hvis du f.eks. sender en brevfletning til 100 modtagere, modtager adressen i CC-feltet 100 kopier af den mail.
• Du kan inkludere vedhæftede filer ved hjælp af brevfletning; dette tæller dog med i din lagerplads. For eksempel, hvis du sender en vedhæftet fil på 1 MB til 100 modtagere, bruger du 100 MB plads.
• Hver besked indeholder et unikt autogenereret Afmeld-link nederst i tilfælde af, at den pågældende modtager ikke længere ønsker at modtage dine e-mails.
• Hvis en modtager tidligere har afmeldt dine beskeder, og du inkluderer dem i en brevfletning, vil du se en notifikation, når du har sendt mailen med antallet af modtagere, der ikke vil modtage beskeden.
• Du kan ikke bruge brevfletning til svar eller videresendelser, eller når du planlægger e-mails eller bruger fortrolig tilstand .

Sådan tilføjer du modtagere til brevfletning i Gmail

Selvom du kan vælge modtagerne til din e-mail, efter du har skrevet din besked, er det bedst at vælge dem på forhånd, når du bruger brevfletning. Dette beder dig derefter med de tilgængelige flettetags for at tilpasse beskeden.

Tilføj modtagere fra Google Kontakter

Følg disse trin for at komme i gang med at bruge dine Google-kontakter som modtagere.

1. Vælg Skriv øverst til venstre for at oprette en ny e-mail. Brug ikonet Vis hovedmenu (tre linjer), hvis du ikke kan se Compose.

1. I vinduet Opret skal du vælge ikonet Brug brevfletning (kontaktsymbol) yderst til højre i feltet Til og markere afkrydsningsfeltet for Brevfletning .

1. Du kan derefter begynde at skrive navnene på dine modtagere og vælge dem fra forslagene eller vælge linket Til og vælge modtagere fra vinduet Vælg kontakter.

Tilføj modtagere fra Google Sheets

For at indsætte modtagere fra Google Sheets skal du begynde med at sikre dig, at dit ark er konfigureret korrekt.

• Alle modtageroplysninger skal være på den første fane i regnearket.
• Hver modtager og deres oplysninger skal stå i en separat række.
• Brug kun tekstkolonneoverskrifter til at angive flettetags. Hvis en overskrift indeholder et specialtegn, identificeres flettetagget med kolonnebogstavet i stedet for, for eksempel @A for kolonne A.

Hvis dit ark er klar til brug, skal du vælge Skriv øverst til venstre i Gmail for at oprette beskeden.

1. Vælg ikonet Brug brevfletning yderst til højre i feltet Til , og marker afkrydsningsfeltet for Brevfletning . Vælg derefter Tilføj fra et regneark .

1. I det vindue, der vises, skal du bruge Google Drev-fanerne øverst til at finde og vælge Google Sheet. Vælg derefter knappen Indsæt nederst til højre.

1. I det efterfølgende vindue skal du bruge rullemenuerne til at vælge kolonnenavnene, der indeholder modtagernes detaljer for flettetags. Bemærk, at du muligvis kun kan se rullemenuer for E-mail, Fornavn og Efternavn; dog vil du se flettetags tilgængelige i e-mailen for de andre detaljer i dit ark.

1. Vælg Udfør , og du vender tilbage til vinduet Skriv med navnet på arket i feltet Til .

Tip : Hvis din modtagerliste er i Excel, skal du se på måder at konvertere Excel-filen til Google Sheets for brevfletningen.

Sådan bruger du Merge Tags i din e-mail

Når du har føjet dine modtagere til brevfletningen, har du flettetags til rådighed til brug.

Når dette skrives:

• Hvis du tilføjer modtagere fra Google Kontakter, kan du bruge tags til for-, efter- eller fulde navn samt e-mailadresse.

• Hvis du tilføjer modtagere fra Google Sheets, kan du bruge tags til kolonneoverskrifterne i dit regneark.

Tilføj et Merge Tag

For at tilføje et tag til din e-mail skal du skrive @ (At) symbolet med tagnavnet eller vælge tagget fra rullelisten, der vises.

Du kan tilføje tags til det meste hvor som helst i din besked undtagen e-mailens emnelinje og i hyperlinket tekst.

Se forhåndsvisning af et flettetag

Hvis du er nysgerrig efter, hvordan detaljerne vises efter indsættelse af et flettetag, kan du nemt se en forhåndsvisning.

1. Hold markøren over et flettetag i din besked, og vælg Eksempel .

1. Du vil derefter se et vindue, der viser hver modtager og deres tilsvarende detaljer for det pågældende tag. Hvis du har mange modtagere, kan du bruge Søgningen øverst til at finde dem.

1. Vælg OK, når du er færdig, og du vender tilbage til vinduet Skriv.

Inkluder en standardværdi for et flettetag

Du kan også indstille standardværdier for flettetags. Dette er nyttigt, hvis en modtager mangler den detalje, du forsøger at tilføje. Hvis du f.eks. indsætter Fornavnsfletningsmærket, og en modtager ikke har et fornavn på listen, kan du bruge et standardord eller -sætning i stedet.

For at tilføje en standardværdi skal du holde markøren over flettetagget i din e-mail og vælge Indstil standardværdi .

Tilføj ordet eller sætningen i den boks, der vises, og vælg Gem .

For enhver modtager, der mangler oplysningerne, vil flettetagget i e-mailen blive erstattet med standardværdien.

Se forhåndsvisning og send din e-mail

Når du er færdig med at oprette din brevfletning i Gmail, vil du være i stand til at se et eksempel på e-mailen, før du sender den. Dette giver dig mulighed for at se e-mailen, som dine modtagere vil, så hvis du har brug for at foretage ændringer, kan du gøre det, før du trykker på knappen Send.

1. Når du er klar, skal du vælge Fortsæt nederst i vinduet Skriv.

1. Du vil se en pop op-meddelelse med korte detaljer om uønsket e-mail, når du sender masse-e-mails. Vælg Lær mere for at få yderligere oplysninger, og vælg derefter OK for at fortsætte.

1. Dernæst vil du se et andet pop op-vindue, der viser dig antallet af modtagere, du sender e-mailen til, og en mulighed for at se en forhåndsvisning. Vælg Send forhåndsvisning .

Du modtager en e-mail mærket "Testbesked" til din indbakke inden for et par minutter. Fletningstags vil blive udfyldt med den første modtager på din liste eller standardværdien, hvis det er relevant.

Når du har gennemgået forhåndsvisningen, kan du vende tilbage til vinduet Skriv for at foretage de justeringer, du kan lide. Når du er klar til at sende e-mailen, skal du følge de samme trin og vælge Send alle i vinduet Klar til afsendelse.

Du kan finde de brevfletnings-e-mails, du sender, i mappen Sendt som enhver anden e-mail, der sendes.

Gør e-mails nemme med Gmail Mail Merge

Når du skal sende et nyhedsbrev, en meddelelse eller anden e-mail til en masse, skal du huske brevfletningsfunktionen i Gmail. Med muligheden for at indsætte kontakter fra Google Sheets, bruge flettefelter til personlige e-mails og se forhåndsvisning af beskeden, før du sender den, alt sammen uden en tredjeparts mailfletningstilføjelse, kunne processen ikke være nemmere.

For relaterede selvstudier med andre apps, se på, hvordan du opretter en brevfletning i Microsoft Word til trykte meddelelser i stedet for e-mail-marketing.