Fang detaljerne til dit videomøde med dette fremragende værktøj

I de sidste seks eller syv måneder er flere aspekter af vores liv blevet virtuelle. Fra udelukkende at handle på e-handelswebsteder og afholde undervisning og laboratorier online til at ansætte medarbejdere via videokonferenceinterviews, er det digitale skift under COVID-pandemien virkelig uden fortilfælde på alle måder.

Hvis du er en arbejdende professionel eller studerende, ville du have indset, hvor vigtige videomødetjenester er. Definitionerne af kommunikation og samarbejde har ændret sig væsentligt for at inkorporere det faktum, at ansigt-til-ansigt interaktioner hører fortiden til.

Men med de bedste videomødeværktøjer kan din oplevelse være så tæt på en rigtig konference som muligt. Her er de forskellige aspekter, du skal huske på, når du vælger en videoengagementplatform for at fange alle de væsentlige detaljer om virtuelle sessioner.

Indhold

• 1 funktioner, du kan forvente i videomødeplatforme
  • 1.1 1. Lyd og video af høj kvalitet
  • 1.2 2. Skærmdeling
  • 1.3 3. Enhedskompatibilitet
  • 1.4 4. E-mails med videoer
  • 1.5 5. Chat og deling
  • 1.6 6. Sikkerhed
• 2 Krystalklar kommunikation online

Funktioner at forvente i videomødeplatforme

1. Lyd og video af høj kvalitet

Det grundlæggende krav til enhver videoengagement-software er, at video- og lydkvaliteten er uberørt, som om de mennesker, der kommunikerer, er i samme rum. Der er et bidrag fra hardware og software til at sikre, at møderne er af høj kvalitet.

Hardwarekomponenterne som dit bærbare kamera, mikrofon og højttalere skal være i god stand for at sikre klar overførsel af beskeder. Samtidig kan platformen også hjælpe kommunikationen ved at inkorporere funktioner som støjreduktion, auto-mute for  ikke-talende deltagere og passende justeringer for brugere med lav båndbredde.

2. Skærmdeling

Uanset om det er til deling af virksomhedspræsentationer eller forelæsningsnoter, er skærmdelingsmuligheden  blevet det samme som en projektor. Efterhånden som møder bliver mere samarbejdende, er denne funktion et must-have på alle videomødeplatforme, så brugerne kan vise deres arbejde eller indhold eller resultater til alle tilstedeværende. Skærmdelingsindstillingen skal også have mulighed for hurtigt at slå den til og fra.

Hvis du vil dele forudindspillet indhold, bør du have en funktion til at optage skærmaktiviteterne. Skærmoptageren  skal være af høj kvalitet og skal have yderligere muligheder for at fremhæve eller fokusere på specifikke elementer, dele skærmoptagelsesvideoer  og generere et link, der kan deles, så en gæsteopkalder kan optage en video og sende den til dig.

På nogle udvalgte platforme giver softwaren dig mulighed for at redigere optagelserne (uden vandmærker), før du deler dem på skærmen. Hvis du er en professor, der bruger en sådan platform til at forbinde med dine studerende, er dette redigeringsværktøj nyttigt til at lave en fejlfri forudindspillet video (hvis du vælger at gøre det) over en livesession.

3. Enhedskompatibilitet

Selvom rejser rundt i verden er reduceret betydeligt, foretrækker folk stadig en platform, der muliggør kommunikation på farten. Den samme videomødetjeneste bør være tilgængelig på stationære computere, bærbare computere, tablets og mobile grænseflader uden at gå på kompromis med kvaliteten på nogen enhed. Opkaldsmuligheder fra mobiler og muligheder for at give adgang til gæstebrugere er nyttige funktioner for at muliggøre kompatibilitet med flere enheder.

4. E-mails med videoer

Tekstindhold i e-mails forbliver ofte ubemærket, især hvis indholdet bliver ved og ved. Hvad hvis du havde en måde at integrere videolinks i din Gmail eller Outlook? Din svarprocent vil stige markant, hvilket hjælper dig med at kommunikere mere effektivt med dine kolleger og kunder.

Du kan altid optage videoer og sende dem som vedhæftede filer med dine e-mails. Nogle videoengagementplatforme har dog funktionen til at oprette video-e-mail-skabeloner og sende en enkelt video-e-mail til flere kandidater ved at personalisere den med deres navn, e-mail, firmanavn og så videre.

Denne  video-e-mail  -funktion er især nyttig, når du har at gøre med CRM (Customer Relationship Management) eller marketing for at fange dine kunders opmærksomhed med det samme. Hvis platformen har et indbygget analyseværktøj, kan du overvåge videovisningerne og visningsprocenten, kvalificere dine kundeemner bedre og flytte dem hurtigere gennem tragten.

5. Chat og deling

Udover lyd- og videokommunikation bliver chatfunktionen en anden nødvendighed i videomødeplatforme. Hovedformålet med at have en chat-mulighed er at formidle information privat til værten eller andre medlemmer uden at forstyrre mødets flow og at kommunikere før og efter mødet. Værten kan også bruge chat til at gennemføre undersøgelser eller afstemninger eller til at bede publikum om at svare uden at få dem alle til at råbe på én gang.

I lighed med en chatboks til at sende beskeder privat, er en anden nyttig tilføjelse til softwareværktøjet muligheden for at dele filer med alle eller at vælge medlemmer over platformen. Nu kan mødedeltagere hurtigt sende på tværs af relevante data eller dokumenter uden at gå væk fra sessionen for at åbne deres e-mail-indbakke.

6. Sikkerhed

Kontormøder er ofte fortrolige, og derfor er mødelokalerne designet til at holde samtalen privat. Når "mødelokalet" kun er et online link, er der risiko for at blive hacket. En ekstern agent kan komme ind i mødet eller det virtuelle klasseværelse og potentielt forårsage skade eller få adgang til data, der ikke er tilgængelige udenfor.

Nogle funktioner i videomødeværktøjer, der kan booste den overordnede sikkerhedsopsætning, er brugergodkendelse, tilladelser og fortrolige deltagerlister. Disse vil sikre, at kun de berørte personer deltager i online sessioner og ikke nogen, der har linket.

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at optage møderne som en formalitet eller til fremtidig reference. Hvis ubudne deltagere eller hackere optager videoen, bliver indholdet offentligt. Så platformen bør sikre, at kun værten (eller medværterne) har mulighed for at optage mødet, og kun dem, der deltog i det, kan få adgang til indholdet senere.

Krystalklar kommunikation online

Konkurrencen blandt virksomheder om at levere de bedste kommunikations-, konference- og mødeoplevelser for erhvervsfolk og studerende er blevet hård i de sidste par måneder. Høj kvalitet, bekvemmelighed og muligheder for optagelse og deling i videoengagementplatforme er blevet tidens behov.

Så hvis du vil downloade et nyt softwareværktøj eller tilføje en udvidelse til Chrome, skal du sammenligne de forskellige muligheder, du har i disse aspekter. Tendensen med virtuel kommunikation kan sandsynligvis vare ved, selv efter at COVID-pandemien er forsvundet, så du bør kigge efter den bedste handel i dag.