Microsoft Teams: Sådan organiserer du dine filer

Hvis du omhyggeligt filtrerer og organiserer dine filer, finder du hurtigt de dokumenter, du leder efter. En anden fordel er, at du holder dine mapper fri for rod.

Hvis du modtog hundredvis af filer via Microsoft Teams, og du ikke havde en klar plan på plads lige fra begyndelsen, kan tingene se lidt uorganiserede ud nu. Brugere føler sig ofte overvældet af opgaven med at organisere deres filer, så de foretrækker at udskyde det igen og igen. Det er faktisk en tidskrævende opgave at organisere dine filer, men de fordele, det giver, er besværet værd.

For at gøre hele processen nemmere for dig har vi lavet denne guide. Vi deler en række praktiske tips og tricks til at hjælpe dig med at organisere dine MS Teams-filer bedre.

Bedste praksis til at organisere dine filer i MS Teams

Vælg din primære cloud-lagringstjeneste

Microsoft Teams bruger forskellige lagertjenester til at gemme dine filer og dokumenter. Som standard gemmes dine filer på OneDrive og SharePoint. De filer, du har delt i teamtråde, gemmes i SharePoint. Alle de filer, du udveksler i chats, gemmes i OneDrive.

Men du kan også manuelt tilføje en cloud-lagringstjeneste, som du allerede er bekendt med.

Synkroniser filer med OneDrive

Vi foreslår, at du bruger Microsofts cloud-lagringstjeneste til at gemme Teams-filer. Begge tjenester er udviklet af Microsoft, og der er ingen integrations- eller kompatibilitetsproblemer mellem dem.

Ved at synkronisere dine Teams-filer med OneDrive kan du få adgang til dem direkte fra File Explorer. Med andre ord behøver du ikke længere åbne Teams for at se disse filer.

Opret specifikke mapper

Uanset hvilken cloud storage-tjeneste du bruger til at gemme dine Teams-filer, er det vigtigt at oprette specifikke mapper. Tilføj derefter alle dine filer til de relevante mapper. Det vigtigste er at beslutte sig for en struktur og holde sig til den.

For eksempel kan du oprette en individuel mappe for hver person, du ofte interagerer med. Og gem de filer, du har modtaget fra dem, i den respektive mappe. Eller du kan bruge beskrivende navne til dine filer såsom rapporter, kontrakter, opgaver, marketing, økonomi, præsentationer osv.

Du kan også organisere dine mapper efter projekt, klient, dato, deadline osv.

Brug klare og specifikke kanalnavne

Alle filer relateret til teams gemmes i SharePoint. Hver gang du opretter et nyt team i Microsoft Teams, oprettes et nyt SharePoint-teamsted automatisk. Når du opretter en kanal, opretter SharePoint automatisk et nyt dokumentbibliotek for den pågældende kanal.

Biblioteket er opkaldt efter kanalnavnet. Så sørg for at vælge specifikke kanalnavne for at undgå tvetydighed.

Brug filfiltrene

Microsoft Teams har en række filtre, du kan bruge til at vise dine filer i en bestemt rækkefølge. For eksempel kan du liste filerne i kronologisk rækkefølge. Eller du kan filtrere dem efter navnet på den person, der har ændret dem.

Fastgør til toppen

Du kan også fastgøre en fil øverst. Denne funktion giver dig mulighed for at markere filer, der enten er meget vigtige eller presserende. På denne måde ved du præcis, hvor du kan finde filen.

Først skal du markere filen og derefter klikke på knappen  Fastgør til top .

Hurtige tips til at organisere dine filer

• Gem ikke dine filer på dit skrivebord. Et rodet skrivebord ser forvirrende ud og skaber visuel støj.
• Gem dine filer, så snart du får dem. Vent ikke, indtil du får 5o filer med at begynde at organisere dem. Placer dem i den rigtige mappe lige efter du har fået dem.
• Brug klare og beskrivende navne til dine filer. Det hjælper slet ikke at bruge generiske navne som "Filer", "Dokumenter", "Stuff".

Hvilke tips og tricks bruger du til at organisere dine Microsoft Teams-filer? Del dem i kommentarerne nedenfor.