Top 3 tips til dit kontor-konvertering til papirløst

At vælge at konvertere til papirløs er et godt skridt for mange kontorer i dag. Det er ikke kun et miljøvenligt valg for din virksomhed, men det er også et godt skridt til at organisere og tage sig af visse dokumenter rundt om på kontoret. Her er nogle af vores bedste tips til din konvertering til papirløs.

Indhold

• 1 1. Tag det langsomt
• 2 2. Hav den rigtige software klar og venter
• 3 3. Beslut hvad der skal arkiveres

1. Tag det langsomt

En af de værste ting, du kan gøre her, er at gennemføre overførslen for hurtigt. Dette skal være så langsomt og så metodisk som muligt. Er du for hurtig, er der risiko for, at noget let kan gå tabt. Du skal tage det langsomt, så du kan være sikker på, at alt er blevet korrekt redegjort for.

Du kan beslutte dig for at håndtere konverteringsafdelingen for afdeling eller på anden måde, du finder passende. Men du vælger at gøre det, sørg for at intet dokument bliver efterladt. Du skal sikre dig, at alt konverteres til et papirløst format. Det kan være utroligt trivielt, eller det kan være en af ​​de vigtigste filer på dit kontor. Alle fortjener den samme pleje og opmærksomhed under en konvertering til et papirløst system.

2. Hav den rigtige software klar og venter

Før du overhovedet starter konverteringen, skal du sikre dig, at du har den rigtige software på plads. Ved at vælge noget som CAFM-software , vil du have alt, hvad du behøver for at sikre, at konverteringen fra papirkopi til digital kopi sker problemfrit.

Det er ikke så simpelt som bare at gøre ændringen til at blive papirløs. Du skal sikre dig, at du har den rigtige infrastruktur på plads til at erstatte nogle af de processer, som du måske tidligere har håndteret på papir. Sørg for, at denne software er intuitiv og nem at bruge, og vær forberedt på at træne dine medarbejdere op i det for at hjælpe overførslen med at forløbe problemfrit.

3. Beslut hvad der skal arkiveres

Bare fordi du skifter til papirløs, betyder det ikke nødvendigvis, at du kommer til at ødelægge alle de dokumenter , der flytter til det nye system. Mens du vil digitalisere mange af dem, er der nogle, som du måske også vil beholde papirkopierne af. Eksempler kan omfatte vigtige kontrakter eller andre lignende dokumenter.

Med disse er det vigtigt, at de bliver ordentligt arkiveret og arkiveret til bevaring. Hvis du vælger at ødelægge et dokument i stedet, skal du sørge for, at du gør det korrekt – især hvis filen indeholder nogen form for følsomme oplysninger.

At vælge at konvertere til et papirløst kontor er et godt træk, men det vil kræve meget omhu og planlægning. Tag dig tid til at finde den rigtige vej og rytme for din virksomhed i denne bestræbelse, især hvis du stadig skal arbejde som normalt, mens konverteringen finder sted. Med en masse hårdt arbejde vil du snart være færdig og klar til at gå i gang med dette nye papirløse kapitel i din virksomheds historie.