Følg disse trin for bedre at administrere dine digitale aktiver

Når det kommer til at drive en virksomhed, vil du hurtigt opdage, at mange aspekter kræver særlig opmærksomhed og analyse. Digital asset management refererer til processen med at organisere en virksomheds digitale ejendele. Dette inkluderer logoet, billeder, whitepapers, casestudier og flere andre typer indhold. Da de er værdifulde for en virksomhed, bliver det super vigtigt at opbevare og overvåge dem. Det er derfor, vi vil introducere dig for nogle fantastiske tips til håndtering af digitale aktiver.

Indhold

• 1 1. Byg et bibliotek
• 2 2. Hold sikkerhed øverst på tjeklisten
• 3 3. Gør det nemt at navigere
• 4 4. Brug firmagodkendte skabeloner
• 5 5. Slip af med gammelt indhold
• 6 6. Rådfør dig med dit team
• 7 7. Vedligeholdelse er nøglen

1. Byg et bibliotek

Det kan være svært at finde vigtige filer, hvis du ikke har en centraliseret mappe, der rummer alle de nødvendige data. Derudover øger det også chancerne for at forlægge dokumenter, der indeholder væsentlig information. Så brands skal bygge et bibliotek og opbevare alt på ét sted. Men hvis du ønsker at gøre processen endnu mere strømlinet, er det bedst at gå med less is more-mantraet. På denne måde kan du give begrænset dataadgang til forskellige medarbejdere.

2. Hold sikkerhed øverst på tjeklisten

Uanset om det er et visitkort eller en virksomheds PDF, er ethvert digitalt aktiv lige så værdifuldt. Derfor er det meget vigtigt at beskytte dem. Sørg for, at du investerer en god mængde tid i at give adgangskodebeskyttet adgang til dine filer og mapper. Derudover skal du blive ved med at ændre adgangskoderne regelmæssigt. Dette sikrer, at de tidligere medarbejdere ikke har spor af information om din virksomhed.

3. Gør det nemt at navigere

Oftest bliver det tidskrævende for medarbejderne at navigere gennem hundredvis af filer og mapper bare for at finde ét billede. For at undgå enhver forvirring skal du derfor sørge for, at du administrerer og sorterer indholdet mest enkelt.

Uden et konkret digitalt asset management system kan din virksomheds følsomme data være på spil. Derfor bliver det vigtigt at holde styr på de medarbejdere, der har adgang til filerne. Hvis du gerne vil administrere dine brandaktiver , så er den bedste måde at gøre det på ved at investere i software, der gør processen meget nemmere at navigere. Du vil opdage, at der er troværdige muligheder online, som du skal se nærmere på.

Dette inkluderer tilføjelse af datoer, tags, nøgleord og at have et optimalt mappehierarki, der gør det nemt at personliggøre indholdet. Dette kan senere også bruges af de andre medlemmer af teamet.

4. Brug firmagodkendte skabeloner

Uanset om det er en PowerPoint-præsentation eller et Word-dokument, har hver virksomhed eller virksomhed en stram struktur, som skal følges. Det bedste ved disse strukturer er, at de er præbygget, og dine medarbejdere behøver dermed ikke at omarbejde dem igen og igen. Det holder dem også væk fra at begå store fejl.

På trods af at have en virksomhedsgodkendt skabelon, er der altid plads til at tilføje et lille twist og personliggøre præsentationerne eller dokumenterne.

5. Slip af med gammelt indhold

Det er vigtigt at opdatere de nuværende aktiver og holde dem let tilgængelige. Mange virksomheder føler dog ikke behov for at slippe af med forældede oplysninger. De overbelaster systemerne, hvilket i sidste ende rammer deres medarbejderes produktivitet.

Hovedformålet med et digitalt aktivstyringssystem er at hjælpe dit team med at finde data hurtigt. Men når systemet er overbelastet med uønsket data, kan det vise sig at være en kæmpe barriere, når det kommer til at overholde deadlines og opgaveafslutning. Derudover fylder det også meget, hvilket yderligere bremser søgeeffektiviteten.

6. Rådfør dig med dit team

Inden du lancerer et DAM-system til din organisation, er det bedre at tale med dine medarbejdere om det. Dette vil afklare deres tvivl, og de vil få en bedre indsigt i, hvordan det fungerer. Derudover kan du gå dem gennem enhver retningslinje, der vil tilskynde dem til at arbejde smart, mens de bruger delte mapper. Giv dem en kort beskrivelse af, hvem alle kan få adgang til forskellige filer og mapper for at undgå forvirring.

7. Vedligeholdelse er nøglen

Når først dit digitale system til styring af aktiver er klar til at fungere, skal du holde det vedligeholdt. Det hjælper med at opdage mindre problemer og forhindrer dem i at blive til et stort rod. Da digitale aktiver aldrig vil stoppe med at vokse, anbefales det også at forblive opdateret med teknologi og mulige trusler.

Et digitalt asset management system hjælper organisationer med at tage kontrol over vigtige data i realtid. Det gør det muligt at levere det rigtige indhold til de rigtige mennesker. Derudover kan medarbejderne nemt spore og kontrollere, om systemet fungerer effektivt. Hvis du overvejer at integrere det i din organisation, så tag hjælp fra ovenstående trin.