Pro lepší správu digitálních aktiv postupujte podle těchto kroků

Pokud jde o řízení podniku, brzy zjistíte, že mnoho aspektů vyžaduje zvláštní pozornost a analýzu. Správa digitálních aktiv se týká procesu organizace digitálního majetku společnosti. To zahrnuje logo, obrázky, whitepapery, případové studie a několik dalších typů obsahu. Vzhledem k tomu, že jsou pro podnik cenné, je velmi důležité je skladovat a dohlížet na ně. To je důvod, proč vám představíme několik úžasných tipů pro správu digitálních aktiv.

Obsah

• 1 1. Vybudujte knihovnu
• 2 2. Udržujte zabezpečení na prvním místě kontrolního seznamu
• 3 3. Usnadněte si navigaci
• 4 4. Používejte šablony schválené společností
• 5 5. Zbavte se starého obsahu
• 6 6. Poraďte se se svým týmem
• 7 7. Klíčem je údržba

1. Vybudujte knihovnu

Pokud nemáte centralizovanou složku, která obsahuje všechna potřebná data, může být obtížné najít důležité soubory. Navíc to také zvyšuje šance na nesprávné umístění dokumentů, které obsahují důležité informace. Takže značky musí vybudovat knihovnu a mít vše na jednom místě. Pokud však chcete tento proces ještě více zefektivnit, je nejlepší jít s mantrou méně je více. Tímto způsobem můžete poskytnout omezený přístup k datům různým zaměstnancům.

2. Udržujte zabezpečení na prvním místě kontrolního seznamu

Ať už jde o vizitku nebo firemní PDF, každé digitální aktivum je stejně cenné. Proto je velmi důležité je chránit. Ujistěte se, že investujete dostatek času do poskytnutí heslem chráněného přístupu k vašim souborům a složkám. Kromě toho pravidelně měňte hesla. Tím je zajištěno, že bývalí zaměstnanci nebudou mít žádné stopy informací o vaší společnosti.

3. Usnadněte si navigaci

Nejčastěji je pro zaměstnance časově náročné procházet stovkami souborů a složek, aby našli jeden obrázek. Abyste se vyhnuli nejasnostem, zajistěte, abyste spravovali a třídili obsah co nejjednodušeji.

Bez konkrétního systému správy digitálních aktiv mohou být citlivá data vaší společnosti ohrožena. Proto je důležité kontrolovat zaměstnance, kteří mají k souborům přístup. Chcete-li spravovat aktiva své značky , pak je nejlepším způsobem investovat do softwaru, který usnadňuje orientaci v tomto procesu. Zjistíte, že existují důvěryhodné možnosti online, které musíte prozkoumat.

To zahrnuje přidávání dat, značek, klíčových slov a optimální hierarchii složek, která usnadňuje přizpůsobení obsahu. Toho mohou později využít i ostatní členové týmu.

4. Používejte šablony schválené společností

Ať už se jedná o prezentaci v PowerPointu nebo dokument ve Wordu, každý podnik nebo společnost má přísnou strukturu, kterou je třeba dodržovat. Nejlepší na těchto strukturách je, že jsou předem připravené, a vaši zaměstnanci je tak nebudou muset znovu a znovu přepracovávat. Také je to chrání před pácháním velkých chyb.

Navzdory tomu, že máte šablonu schválenou společností, vždy existuje prostor pro přidání malého zvratu a přizpůsobení prezentací nebo dokumentů.

5. Zbavte se starého obsahu

Je nezbytné aktualizovat oběžná aktiva a udržovat je snadno dostupná. Mnoho společností však necítí potřebu zbavovat se zastaralých informací. Přetěžují systémy, což v konečném důsledku zasáhne produktivitu jejich zaměstnanců.

Hlavním cílem systému správy digitálních aktiv je pomoci vašemu týmu rychle najít data . Ale když je systém přetížen nechtěnými daty, může se to ukázat jako obrovská překážka, pokud jde o dodržování termínů a plnění úkolů. Kromě toho také zabírá mnoho místa, což dále zpomaluje efektivitu vyhledávání.

6. Poraďte se se svým týmem

Před spuštěním systému DAM pro vaši organizaci je lepší si o tom promluvit se svými zaměstnanci. To vyjasní jejich pochybnosti a budou mít lepší přehled o tom, jak to funguje. Kromě toho je proveďte všemi pokyny, které je povzbudí k chytré práci při používání sdílených složek. Dejte jim stručné informace o tom, kdo všichni mají přístup k různým souborům a složkám, aby nedošlo k záměně.

7. Údržba je klíč

Jakmile bude váš systém správy digitálních aktiv celý fungovat, musíte jej udržovat. Pomáhá s odhalováním drobných problémů a zabraňuje tomu, aby se z nich stal obrovský nepořádek. Vzhledem k tomu, že digitální aktiva nikdy nepřestanou růst, doporučuje se také udržovat aktuální informace o technologiích a možných hrozbách.

Digitální systém správy aktiv pomáhá organizacím převzít kontrolu nad důležitými daty v reálném čase. Umožňuje poskytovat správný obsah správným lidem. Kromě toho mohou zaměstnanci snadno sledovat a kontrolovat, zda systém funguje efektivně. Pokud uvažujete o jeho integraci do vaší organizace, využijte výše uvedených kroků.