3 nejlepší tipy pro převod vaší kanceláře na bezpapírovou

Přechod na bezpapírové zařízení je v dnešní době pro mnoho kanceláří skvělým krokem. Nejen, že je to ekologická volba pro vaše podnikání, ale je to také skvělý krok pro organizaci a péči o určité dokumenty v kanceláři. Zde jsou některé z našich nejlepších tipů pro převod na bezpapírové.

Obsah

• 1 1. Ber to pomalu
• 2 2. Mějte připravený správný software a čekejte
• 3 3. Rozhodněte, co archivovat

1. Ber to pomalu

Jedna z nejhorších věcí, kterou zde můžete udělat, je dokončit převod příliš rychle. To musí být co nejpomalejší a co nejmetodičtější . Pokud budete příliš rychlí, existuje riziko, že se něco snadno ztratí. Musíte na to jít pomalu, abyste si mohli být jisti, že vše bylo řádně zaúčtováno.

Můžete se rozhodnout zacházet s oddělením konverze po oddělení nebo jakýmkoli jiným způsobem, který uznáte za vhodný. Nicméně se rozhodnete to udělat, ujistěte se, že žádný dokument nezůstane pozadu. Musíte zajistit, aby bylo vše převedeno do bezpapírového formátu. Může to být neuvěřitelně triviální nebo to může být jeden z nejdůležitějších souborů ve vaší kanceláři. Všechny si zaslouží stejnou péči a pozornost při přechodu na bezpapírový systém.

2. Mějte připravený správný software a čekejte

Než vůbec začnete s převodem, musíte se ujistit, že máte na svém místě správný software. Výběrem něčeho jako je software CAFM budete mít vše, co potřebujete k zajištění hladkého převodu z tištěné na digitální kopii.

Není to tak jednoduché, jako jen provést změnu a stát se bezpapírovým. Musíte se ujistit, že máte zavedenou správnou infrastrukturu, která nahradí některé procesy, které jste možná dříve řešili na papíře. Ujistěte se, že tento software je intuitivní a snadno použitelný, a buďte připraveni na to zaškolit své zaměstnance, aby na něm pomohli převod hladce.

3. Rozhodněte, co chcete archivovat

To, že přecházíte na bezpapírové, nemusí nutně znamenat, že zničíte všechny dokumenty , které se přesouvají do nového systému. I když budete mnoho z nich digitalizovat, existují některé, které si možná budete chtít ponechat i jejich papírové kopie. Příklady mohou zahrnovat důležité smlouvy nebo jiné podobné dokumenty.

U těchto je důležité, aby byly řádně archivovány a uloženy za účelem uchování. Pokud se místo toho rozhodnete zničit dokument , ujistěte se, že tak činíte správně – zvláště pokud soubor obsahuje citlivé informace.

Volba přeměny na bezpapírovou kancelář je skvělý tah, ale bude to vyžadovat hodně péče a plánování. Udělejte si čas, abyste v tomto úsilí našli správnou cestu a rytmus pro své podnikání , zvláště pokud budete během konverze stále pracovat jako obvykle. Se spoustou tvrdé práce budete brzy hotovi a připraveni pustit se do této nové bezpapírové kapitoly v historii vaší společnosti.