Jak porovnat text v Excelu: 8 nejlepších a snadných metod

Pokud máte co do činění s velkou databází v excelové tabulce a potřebujete databázi vyčistit od duplicitních záznamů, můžete použít následující techniky k porovnání textu v Excelu.

Excelová tabulka není jen pro správu finančních účtů, adresářů nebo textových databází. Může vám také pomoci analyzovat data a vymazat duplicitní záznamy. Kromě toho můžete použít některé jednoduché vzorce a logické funkce listu aplikace Excel k porovnání buněk a oblastí buněk, abyste zjistili konkrétní hodnoty, které hledáte.

Ačkoli můžete vizuálně procházet celým listem pro duplicitní nebo cílové hodnoty, nemusí to být ideální metoda, když list aplikace Excel obsahuje tisíce položek. Kromě toho vám jeho různé funkce podmíněného formátování umožňují automaticky zvýraznit buňky, když detekuje hodnotu, kterou hledáte.

Čtěte dále a zjistěte, jak porovnávat text v Excelu. Zjistíte také, jak Excel porovnává text ve dvou sloupcích pomocí podmíněného formátování. Pojďme kopat!

Proč se potřebujete naučit porovnávat text v Excelu?

Může existovat nekonečně mnoho důvodů, proč provádět porovnávací text ve funkci Excel. Následující jsou však nejčastější, se kterými se můžete ve svém osobním a pracovním životě setkat:

• Podnikáte a vytvořili jste samostatné excelové databáze pro zákazníky ze všech 50 států USA. Teď někdo popletl jména zákazníků. Zde můžete namísto ručního drhnutí listu použít porovnávací text v Excelu k nalezení jmen zákazníků, kteří se pomíchali mezi 50 stavy.
• Vaše firma má dvě samostatné databáze pro adresy na černé listině a na bílé listině pro doručování zboží z vašeho eCommerce obchodu. Zaměstnanec si popletl adresy. V této hrozné situaci můžete použít funkci porovnání řetězců aplikace Excel.
• Vytvořili jste nákupní seznam potravin na celý měsíc a smíchali jste seznam s některými potravinami, které jste dostali minulý měsíc. Zde můžete použít porovnání textu v Excelu.
• Pokud jste učitel na střední škole a potřebujete automaticky vyhodnocovat odpovědi studentů na otázky, můžete použít řetězec Excelu k porovnání sloupců a řádků.
• Pro účely obchodní propagace rozdáváte slevové kódy tisícům zákazníků. Nyní chcete znovu zacílit na zákazníky, kteří použili slevové kódy k nabízení prémiových produktů a předplatného. Můžete použít funkci porovnání textu ve dvou sloupcích aplikace Excel k přiřazení jmen zákazníků, kteří použili propagační kódy z hlavní databáze zákazníků, kterým jste poslali propagační e-maily.

Pro porovnání hodnot a textů v Excelu mohou existovat tisíce dalších důvodů. Ať už je důvod jakýkoli, následujících osm metod pro porovnání textu v Excelu ve dvou sloupcích bude užitečných:

1. Porovnejte text v Excelu pomocí operátoru Equals

Stačí například porovnat dva sloupce dat, abyste se ujistili, že máte všechny zásoby, které potřebujete. Zde můžete spárovat požadované zásoby s dodanými pomocí porovnávacího operátoru Equals, který nerozlišuje velká a malá písmena.

Můžete tak zkopírovat referenční data z jedné aplikace a vložit je do sloupce reference nebo požadovaného spotřebního materiálu. Poté můžete importovat cílová data z jiné aplikace a vložit data do sloupce cíl nebo přijaté zásoby.

I když importujete data z různých aplikací, nemusíte přemýšlet o porovnávání velikostí písmen a hodnot textů buněk. Porovnání bez rozlišení malých a velkých písmen funguje takto:

• Zkopírujte a vložte následující vzorec do buňky, kde chcete získat výsledek porovnání:

=A2=B2

• Stiskněte Enter a Excel zobrazí buď True nebo False v závislosti na referenčních a cílových datech.

Prozkoumejte porovnání textu v Excelu pomocí operátoru Equals

• Pokud vzorec vypadá dobře, zkopírujte jej a vložte jej do celého sloupce, abyste získali okamžitou představu o přijatém a objednaném zboží.

2. Použijte funkci EXACT k porovnání textu v Excelu

Předpokládejme, že pracujete na projektu, kde je důležité rozlišovat malá a velká písmena při porovnávání hodnot mezi sloupci v excelovém listu. V tomto scénáři nemůžete použít operátor rovná se k porovnání textu v Excelu.

V tomto choulostivém scénáři můžete použít PŘESNÝ vzorec, jak je uvedeno níže:

• Vytvořte příslušné záhlaví sloupce a do řádků pod sloupcem zadejte referenční údaje.
• Podobně vytvořte sloupec dat k vyhodnocení vedle prvního sloupce a vyplňte data do řádků níže.

Naučte se používat funkci PŘESNĚ k porovnání textu v Excelu

• Až budete hotovi, vložte do buňky, kde chcete výsledek porovnání, znaménko rovná se (=) , TRUE nebo Fales, a zadejte následující vzorec:

=PŘESNĚ(B2,C2) (pro stejný list)

=PŘESNĚ (List8!B2,List9!C2) (pro různé listy)

• Můžete také vybrat referenční nebo cílová data z jiného listu stejného sešitu aplikace Excel.
• Stiskněte Enter a získáte rychlé srovnání na základě velkých a malých písmen daných textů.

3. Porovnejte text v Excelu pomocí vzorce IF

Předpokládejme, že chcete k porovnání textu použít buď vzorec EXACT nebo operátor Rovná se, ale nechcete jako výsledek porovnání vidět hodnotu TRUE nebo FALSE. Ve skutečnosti chcete zobrazovat texty jako Shodné a Neshodné. V takovém případě můžete kterýkoli z výše uvedených vzorců vnořit do funkce KDYŽ, jak je uvedeno níže:

• Zadejte znaménko rovná se (=) a začněte vzorec IF .
• Poté zadejte kterýkoli z výše uvedených vzorců jako logickou výzvu funkce KDYŽ.
• Po logické výzvě zadejte text, který se má zobrazit, například Shoda v uvozovkách.

Jak porovnávat text v Excelu pomocí vzorce IF

• Vložte čárku a poté vložte jiný text, který má Excel zobrazit, pokud logická výzva selže. V tomto případě je pole Not Matched obklopeno uvozovkami.
• Konečný vzorec tedy vypadá následovně:

=IF(PŘESNĚ(B2,C2)„Shoduje se“„Neodpovídá“)

4. Použijte VLOOKUP k porovnání textu v Excelu

Potřebujete například najít jména kandidátů z užšího výběru ze skupiny A. Zde musíte porovnat jména ve skupině A se jmény ve sloupci všech kandidátů na užším výběru.

Zde můžete snadno použít funkci SVYHLEDAT a nechat Excel porovnat text ve dvou sloupcích. Zde je návod, jak se to dělá:

• První sloupec listu by měl obsahovat jména ze skupiny A .
• V dalším sloupci můžete zkopírovat a vložit jména kandidátů zařazených do užšího výběru.

Porovnejte text v Excelu pomocí funkce VLOOKUP

• V krajním sloupci můžete získat výsledky porovnání, které zobrazí jména kandidátů, kteří se kvalifikovali v prvním kole.
• Nyní jednoduše zkopírujte a vložte následující vzorec na místo, kde chcete mít srovnávací seznam názvů skupiny A z užšího seznamu jmen .

=VLOOKUP(A2;$C2:2:C$15;1;NEPRAVDA)

• Chcete-li chyby #N/A nahradit textem Failed, použijte tento vzorec uvedený níže:

=IFNA(SVYHLEDAT(A2;$C2:2:C$15;1;NEPRAVDA)„Nezdařilo se“)

5. Porovnejte text, abyste rychle našli nepřítomné účastníky

Uvažujme, že jste koordinátorem akce pro technickou konferenci. Musíte porovnat účastníky se seznamem registrovaných osob, abyste mohli zasílat certifikáty pouze jednotlivcům, kteří se dostavili na seminář. Zde je návod, jak to udělat pomocí VLOOKUP a vzorce IFNA, kde porovnáváte text mezi dvěma sloupci:

• Vytvořte záhlaví sloupce pro Registered a vložte názvy do níže uvedených řádků.
• Napravo od tohoto sloupce vytvořte další sloupec pro jednotlivce, kteří se semináře skutečně zúčastnili.

Jak porovnat text a rychle najít nepřítomné účastníky

• Do třetího sloupce zadejte následující vzorec:

=IFNA(SVYHLEDAT(A2;$C2:2:C$15;1;NEPRAVDA)„Nepřítomno“)

• Zkopírujte a vložte vzorec směrem dolů, abyste získali aktuální nebo nepřítomný stav registrovaných osob.

Excel bude odpovídat registrovaným názvům z referenčního sloupce a zobrazí výsledky ve třetím sloupci, kde chcete názvy. Vzorec IFNA také zajistí, že pokud se objeví chyba #N/A, Excel nahradí kód chyby textem Chybí.

6. Porovnejte text v Excelu pro dílčí hodnoty

Řekněme, že potřebujete porovnat texty mezi sloupci A a B, ale nehledáte absolutní shodu. V této situaci musíte použít vzorec FIND, jak je uvedeno níže:

• Vložte data referenčního textu do sloupce A a cílová data do sloupce B .

Jak používat FIND k porovnání textu v Excelu

• Do sloupce C zadejte následující vzorec pro vyhledání a zobrazení hodnoty pro částečné porovnání textu v Excelu:

=FIND(C2;A2)

Použijte FIND a ISNUMBER společně

• Funkce FIND vrátí chybu, pokud nemůže najít částečnou shodu. Funkci FIND jsem vnořil do funkce ISNUMBER . Nyní vzorec bude ukazovat PRAVDA , pokud dojde k částečné shodě, a NEPRAVDA , pokud nebude shoda vůbec.

=ISNUMBER(FIND(C2,A2))

7. Porovnejte texty nebo řetězce pomocí podmíněného formátování

Představte si, že jste v kanceláři, kde máte na starosti kontrolu všech nákupů. Od různých oddělení podnikání získáte různé požadavky na nákup. Je vaší povinností zajistit, aby vaše organizace neodesílala nákupní objednávky na duplicitní položky.

V tomto scénáři může podmíněné formátování aplikace Excel porovnat dva nebo více sloupců dat a zvýraznit buňky, které obsahují duplicitní hodnoty. Chcete-li si tento trik srovnat text v Excelu procvičit, postupujte takto:

• Sestavte si databázi textů, které chcete porovnávat.
• Vyberte celý rozsah a klikněte na Podmíněné formátování v nabídce Domů na pásu karet Excel.

Ve volbě Pravidla pro zvýraznění buněk vyberte možnost Duplikovat hodnoty

• V rozevíracím seznamu najeďte kurzorem myši na možnost Zvýraznit pravidla buňky .

Jak porovnávat texty nebo řetězce pomocí podmíněného formátování

• Zobrazí se pravidla pro více buněk. Vyberte možnost Duplikovat hodnoty .
• Ve vyskakovacím okně Duplikovat hodnoty můžete vybrat formát zvýraznění kliknutím na rozevírací seznam Hodnoty s .

8. Porovnejte sloupce aplikace Excel, pokud je text 1 uvnitř textu 2

Pokud potřebujete najít sadu textů ve skupině textů, můžete použít funkci HLEDAT, jak je uvedeno zde:

• Vytvořte sloupec textů pro referenci a další sloupec pro testovací texty.
• Nyní zadejte do třetího sloupce následující vzorec:

=HLEDAT(C2;A2)

• Stiskněte Enter . Nyní zkopírujte a vložte vzorec do buněk třetího sloupce.

Jak porovnat sloupce Excelu, pokud je text 1 uvnitř textu 2

• Stisknutím klávesy Enter získáte další výsledky.

Excel zobrazí číslo znaku, kde najde shodu s testovacím textem v referenčním sloupci.

Závěr

Může existovat mnoho dalších vzorců a vnořených vzorců, které by odpovídaly textům mezi dvěma nebo více buňkami nebo sloupci v Excelu. Nejjednodušší a nejpoužívanější metody jsou však ty, které jsou uvedeny výše v tomto článku.

Pokud znáte nějaký jiný intuitivní způsob porovnávání textu v Excelu, nezapomeňte tuto metodu zmínit v poli komentáře níže. Mezitím se můžete naučit  používat vzorec IF-THEN v Excelu .